Telepraca transgraniczna

10.11.2023

ZUS wyjaśnił kwestie porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej oraz telepracy jako delegowania lub pracy w kilku państwach.

Prozumienie ramowe ws. telepracy

Z dniem 1 lipca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej.

Czym jest telepraca?

Telepraca transgraniczna dla celów porozumienia oznacza pracę zdalną (telepracę) wykonywaną z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.

Cel Porozumienia

Porozumienie umożliwia ustalenie ustawodawstwa właściwego państwa siedziby pracodawcy, pomimo wykonywania w państwie zamieszkania znacznej części pracy. Tym samym po spełnieniu odpowiednich warunków, porozumienie umożliwia zastosowanie wyjątku względem art. 13 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 883/20041.

Kogo dotyczą zapisy Porozumienia?

Porozumienie dotyczy pracowników, zwyczajowo pracujących w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Porozumienie nie obejmuje osób:

normalnie wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących tam stacjonarnie), lub
normalnie wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania
i państwo siedziby (tj. gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo), lub
wykonujących działalność na własny rachunek.

Strony Porozumienia

Osoba zainteresowana może zostać objęta zakresem porozumienia, jeśli miejsce jej zamieszkania znajduje się w państwie, które również przystąpiło do porozumienia ramowego. Jednocześnie siedziba pracodawcy tej osoby musi znajdować się w jednym z pozostałych państw, które podpisały porozumienie.

Aktualna lista państw sygnatariuszy.

Wykaz zawiera również informacje, od kiedy porozumienie ws. telepracy obowiązuje dane państwo - co jest istotne dla określenia daty „od” dla indywidualnego porozumienia wyjątkowego w sprawie konkretnej osoby zainteresowanej.

Jak zawnioskować o objęcie zakresem Porozumienia?

Osoby zainteresowane zatrudnione u polskich pracodawców lub sami polscy pracodawcy, aby skorzystać z zapisów porozumienia, powinny wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem US-36.

Wniosek można złożyć za pośrednictwem portalu PUE ZUS lub w formie papierowej. Wniosek będzie rozpatrywany przez Oddział ZUS w Kielcach.

Po ustaleniu, że zainteresowany spełnia warunki określone Porozumieniem i otrzymaniu o tym stosownej informacji z Oddziału ZUS w Kielcach, należy wystąpić z wnioskiem o wydanie dokumentu A1, który potwierdza zastosowanie polskiego ustawodawstwa. Wniosek US-34 jest dostępny do wypełnienia za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wniosek będzie obsługiwany przez Oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy.

Jak prawidłowo wypełnić wniosek US-36 i jakie dokumenty załączyć?

W bloku dotyczącym powodu złożenia wniosku US-36 zainteresowany powinien zaznaczyć checkbox z powodem „Inny” i następnie jako podstawę wystąpienia z wnioskiem wpisać: „porozumienie ws. telepracy”. W tym samym polu należy podać informację o wymiarze telepracy wykonywanej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie.

Do wniosku należy dołączyć umowę, na podstawie której praca jest wykonywana za granicą oraz ewentualnie inne dokumenty mogące potwierdzać wykonywanie pracy w formie telepracy w oświadczonym wymiarze. Ww. informacje mogą być również przekazane w formie załącznika do wniosku US-36.

Jak postąpić w sytuacji wykonywania pracy dla podmiotu zagranicznego?

Osoby zainteresowane, wykonujące telepracę na terenie Polski w związku z zatrudnieniem u zagranicznych pracodawców, mogą wystąpić, o objecie ich zapisami porozumienia - do instytucji zabezpieczenia społecznego w państwie siedziby pracodawcy (o ile to państwo przystąpiło do porozumienia). Z wnioskiem do instytucji zagranicznej może wystąpić również zagraniczny pracodawca.

Przykład:

Karol, obywatel Polski mieszkający w Niemczech, jest zatrudniony u polskiego pracodawcy jako programista. Pracodawca zgodził się, aby Karol wykonywał pracę według schematu: 2 dni telepracy w domu w Niemczech (40%) i 3 dni w tygodniu praca w biurze w Polsce (60%). Taki schemat został ustalony na 20 miesięcy. Karol pracuje na służbowym laptopie, ale podczas telepracy jest bezpośrednio podłączony do środowiska IT klienta swojego pracodawcy. Natomiast do sieci swojego pracodawcy łączy się tylko przez 30 minut rano, zajmując się sprawami kadrowymi i pocztą wewnętrzną. Jego sytuacja może być objęta zapisami porozumienia ws. telepracy, ponieważ:

praca wykonywana jest na terenie dwóch państw będących sygnatariuszami porozumienia (Polska, Niemcy);
wymiar czasu pracy wykonywany w formie telepracy wynosi 40% ogólnego czasu pracy, a więc nie przekracza ustalonego zakresu (co najmniej 25%, ale poniżej 50%);
laptop pracownika jest podłączony do środowiska informatycznego pracodawcy (30 min. rano), a w pozostałym czasie do środowiska IT klienta pracodawcy.

Telepraca jako delegowanie

Jeśli spełnione zostaną wszystkie klasyczne warunki delegowania, telepracę wykonywaną w imieniu pracodawcy w innym państwie członkowskim można uznać za objętą art. 12 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Może to dotyczyć wyłącznie przypadków, w których telepraca w innym państwie członkowskim jest ograniczona w czasie i nie jest częścią zwyczajowego schematu pracy (w tym przypadku należy wziąć pod uwagę zastosowanie art. 13 rozporządzenia podstawowego). Zgodnie z taką interpretacją telepraca na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 będzie wyraźnie uzgodniona (formalnie lub nieformalnie) między pracodawcą a pracownikiem oraz powinna być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy, tj. 100% czasu pracy w miejscu delegowania.

Przykład:

Pracownik, pozostaje w miejscu wakacyjnym i rozpoczyna tam telepracę przez określony czas (np. miesiąc), po czym ma zamiar powrócić do miejsca zamieszkania i wznowić pracę w państwie zatrudnienia.

Ciągła telepraca w pełnym wymiarze czasu, bez żadnego ograniczenia czasowego co do zasady nie będzie objęta art. 12 rozporządzenia nr 883/2004, o ile nie ma charakteru doraźnego lub tymczasowego i ma trwać dłużej niż 24 miesiące. W takim przypadku zastosowanie będzie miał art. 11 ust. 3 lit. a) rozporządzenia nr 883/2004, czyli zasada ogólna dotycząca podlegania ustawodawstwu w miejscu faktycznego wykonywania pracy.

Telepraca w ramach wykonywania pracy w kilku państwach

Jeżeli telepraca uzgodniona między pracodawcą a pracownikiem stanowi część normalnego trybu pracy, a praca jest wykonywana w więcej niż jednym państwie członkowskim, wówczas zastosowanie może mieć art. 13 rozporządzenia podstawowego. Dotyczyć to może sytuacji przykładowo cotygodniowej zmiany między pracą w siedzibie pracodawcy a telepracą, ale również dłuższych odstępów czasu (np. jeden tydzień co sześć tygodni).

W przypadku wykonywania telepracy transgranicznej, która nie spełnia warunków do zastosowania art. 12 i 13 rozporządzenia nr 883/2004 oraz porozumienia ws. telepracy, ubezpieczony lub pracodawca mogą wystąpić o zastosowanie innego ustawodawstwa, poprzez złożenie wniosku o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia podstawowego.

Podstawa prawna:

rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE z dnia 30 kwietnia 2004 r., L 166/1).