Podpisanie CV oraz klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych

Odpowiedź prawnika: Podpisanie CV oraz klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w orzeczeniu z dnia 7 grudnia 2005 r. (sygn. IV SA/Wa 880/2005) uznał, że „Dane osobowe takie jak: imię, nazwisko, stanowisko i stopień służbowy nie pozwalają na zidentyfikowanie osoby, której one dotyczą. Dla ustalenia tożsamości konieczne są inne dane o charakterze osobistym, przykładowo: data i miejsce urodzenia osoby". Informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej są danymi osobowymi niezależnie od tego, czy są prawdziwe, częściowo odpowiadają prawdzie bądź są z nią niezgodne. Jeżeli dane osobowe są niezgodne z prawdą, to osoba zainteresowana może wystąpić do administratora danych osobowych z żądaniem uzupełnienia, uaktualnienia lub sprostowania danych osobowych albo czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia (por. Andrzej Drozd „Najnowsze wydanie: Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz. Wzory pism i przepisy" Warszawa 2008 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis (wydanie IV) s. 504). W myśl zapisów ustawy, ochronie podlegają więc dane, które umożliwiają prostą identyfikację ich właściciela. W przypadku adresów poczty elektronicznej, kluczowa jest ich forma. Jeżeli zawierają dane pozwalające na identyfikację osoby np. imię i nazwisko - podlegają ochronie na mocy ustawy. Nie ulega wątpliwości, że dane które są podawane w CV umożliwiają bardzo łatwą identyfikację osoby składającą swoją aplikację.
W rozumieniu ustawy pod pojęciem „przetwarzania" danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w
systemach informatycznych. Dlatego też klauzula o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji jest niezbędna do prawidłowego przebiegu procesu naboru nowych pracowników. Bez jej podpisania nie będzie możliwe w ogóle dopuszczenie Pana do rekrutacji, ponieważ de facto nie podpisując klauzuli nie wyraża Pan zgody nawet na zgromadzenie Pana danych w bazie rekrutującego. Co więcej nie jest wtedy wyrażona zgoda na udostępnianie danych, stąd np. jeśli rekrutacja jest prowadzona za pośrednictwem agencji
rekrutującej i Pana kandydatura miałaby przejść cały proces z sukcesem, to Pana dane nie mogą być przekazane przyszłemu pracodawcy. Albo z drugiej strony, pracodawca który otrzyma kilkanaście zgłoszeń, nie mógłby przekazać Pana danych przykładowo firmie przeprowadzającej
testy psychologiczne, sprawdzającej umiejętność posługiwania się językami obcymi czy też weryfikującej inne podane w CV umiejętności. Ponieważ w klauzuli jest zapis, że dane są przetwarzane dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji, to nie powinny być one wykorzystywane w
innym celu. Tym bardziej, że art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych stanowi, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę. Zastosowanie powinien w tym przypadku znaleźć art. 60 kodeksu cywilnego, który
stanowi, że „Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej
(oświadczenie woli)". Artykuł ten wyraża zasadę, że wola osoby skierowana na wywołanie zamierzonego skutku prawnego związanego z dokonywaną czynnością prawną może być uzewnętrzniona w każdy dowolny sposób ujawniający ją tak, że staje się dostatecznie zrozumiała
dla adresata (por. Stanisław Rudnicki „Najnowsze wydanie: Komentarz do kodeksu cywilnego. Księga pierwsza. Część ogólna" Warszawa 2009 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis (wydanie IX) ss. 556). Niektóre ogłoszenia o pracę zawierają informację, że jednym z wymaganych
dokumentów jest „podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych" (choć często pojawia się też określenie, że wymaga się „oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych", które mylnie sugerowałoby, że nie musi ono być
podpisane). Co więcej art. 7 ust. 5 ustawy o ochronie danych osobowych stanowi, że „zgodą osoby, której dane dotyczą jest oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści". Zatem niepodpisanie stosownej klauzuli nie może być traktowane jako dorozumiane oświadczenie woli w zakresie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zasadniczo nie jest wymagane składanie podpisu pod CV, więc jego brak nie powinien stanowić podstawy do odrzucenia aplikacji. Co innego, jeśli ogłoszeniodawca żąda umieszczenia w CV
przywoływanej już klauzuli (a w praktyce występuje to coraz częściej), wtedy jego niepodpisanie daje prawo do nieuwzględniania kandydata w dalszej rekrutacji. Analogicznie sytuacja wygląda, jeśli CV nie zawiera klauzuli, ale jest ona składana w osobnym piśmie, które nie zostało podpisane -wtedy również taka kandydatura przepada z powodu braków formalnych. Problem może pojawić się, gdy aplikacje mają być składane drogą elektroniczną. Niektórzy pracodawcy honorują dokumenty aplikacyjne niepodpisane, które zostały przesłane mailem, choć
zasadne byłoby również ich odrzucenie z powodu braków formalnych. Zgodnie z ustawą o bezpiecznym podpisie elektronicznym podpisem elektronicznym są dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane,
służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Aby podpis elektroniczny wywołał skutki prawne przewidziane ustawą musi być weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, a ponadto musi być złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Potwierdza to art. 78
§ 2 kodeksu cywilnego - „oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej zaopatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej". Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych z dokumentem opatrzonym podpisami własnoręcznymi; dzięki temu postanowieniu następuje faktyczne i prawne zrównanie danych w postaci elektronicznej z dokumentami sygnowanymi podpisami własnoręcznymi (por. Przetocki Jacek (red.), Wittlin Aleksander, Zakrzewski Sebastian, Jacyszyn Jerzy „Podpis elektroniczny. Komentarz do ustawy z 18 września 2001 r." Warszawa 2002 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis (wydanie I) ss. 299).
Oczywiście chodziłoby tutaj o oświadczenie woli w postaci wyrażenia zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji. Niestety głównie z uwagi na wysoki koszt uzyskania stosownego certyfikatu w praktyce podpis elektroniczny ma niewielkie zastosowanie.
Niekiedy w odpowiedzi na ofertę pracy wysyłane jest zeskanowane CV, które wcześniej zostało podpisane. Takie dokumenty również są akceptowane przez pracodawców, choć niekoniecznie muszą pozostawać w zgodności z przepisami prawa.