Pytanie klienta:
""Zajmuję się w firmie sprawami kadrowymi. Wiem, że każdą firmę bez względu na ilość zatrudnianych pracowników obowiązuje ewidencja osób, które maja dostęp do danych osobowych pracowników. Nie spotkałem wzoru ewidencji co powinna zawierać. Czy oprócz imienia i nazwiska pracownika, który ma dostęp do takich danych opisać do jakich danych ma dostęp? Czy w teczce akt osobowych pracownik, który ma dostęp do danych osobowych musi mieć pisemne upoważnienie od właściciela firmy?""
Odpowiedź prawnika:
Przepisy nie zawierają wzoru ewidencji pracownika upoważnionego do przetwarzania danych osobowych przez administratora tych danych. Określają jednak, co ta ewidencja powinna zawierać. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych ewidencja powinna zawierać:
-
imię i nazwisko osoby upoważnionej,
-
datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
-
identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.
Przepisy ustawy nie wymagają dla upoważnienia form pisemnej. Mimo to taką formę należy zachować z uwagi na kwestie dowodowe. Zakres upoważnienia wskazany w jego treści powinien oczywiście pokrywać się z tym wskazanych w ewidencji.