6.2.2020
A.J.
Zespół e-prawnik.pl
Jeśli pracodawca prowadzi ZFŚS, dotyczy go także RODO...
Żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Pracodawca jest zobowiązany również do dokonywania przeglądu tych danych co najmniej raz w roku.

Warto zwrócić uwagę, że obowiązujące od 4 maja 2019 r. zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa ZFŚS) nie wpływają na zmianę stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącego zasad przetwarzania danych na potrzeby korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Pracodawca prowadzący ZFŚS ma prawo przetwarzać dane pracowników…
Zgodnie z przepisami tej ustawy, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 wspomnianej ustawy zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego też w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.
… ale tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji celów
W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.
Tymczasem administratorzy, przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).
Przepisy ustawy o ZFŚS nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej przedstawia pracownik.
Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.
ZFŚS a przepisy RODO
Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.
Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Pracodawca musi co najmniej raz w roku sprawdzić, jakie dane przetwarza
Przepisy ustawy o ZFŚS zakładają, że pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (np. zobowiązania podatkowe ulegają przedawnieniu po pięciu latach).
Od 4 maja 2019 r. nowe przepisy nakładają również obowiązek dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca jest zobowiązany również mocą powyższych przepisów do usuwania danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne.
Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu.
W praktyce oznacza to, że zarówno w podmiotach publicznych, jak i niepublicznych, pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.
Pracodawca nie może zapomnieć o archiwizacji, jeśli dotyczy go ten wymóg
W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne.
Odnosząc się natomiast do pracodawców działających jako podmioty prywatne, będą oni realizować jedynie obowiązki wynikające z ustawy o ZFŚS. Zgodnie z zasadą celowości pracodawcy mający status podmiotu prywatnego są zobowiązani dokonywać minimum raz w roku przeglądu danych osobowych oraz usuwać te dane, które dla celów związanych z prowadzeniem Funduszu są zbędne.
Źródło: uodo.gov.pl

Potrzebujesz porady prawnej?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest stałym elementem u pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jego środki przeznaczane są na działalność (...)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to bardzo szczególne środki z punktu widzenia jego przeznaczenia. Dlatego też wszyscy należący do kręgu osób uprawnionych do korzystania z Funduszu (pracownicy i ich rodziny, emeryci, renciści) powinni być zainteresowani co w przypadku, gdy pracodawca (...)
W razie likwidacji lub ogłoszenia upadłości przedsiębiorstwa, zobowiązanego do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, niewykorzystane środki zgromadzone na rachunku Funduszu zwiększają Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Często jednak zdarza się, że firma, nawet (...)
\"Korzyści\" zawodu nauczyciela
Zakładowy Fundusz świadczeń socjalnych Dla nauczycieli dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po (...)
Wczasy pod gruszą - co kryje się pod tym pojęciem?
Pomoc ze strony pracodawcy Pracodawca, w ramach działalności socjalnej, może pomóc pracownikom, ich rodzinom, a także emerytom i rencistom, którzy kiedyś pracowali w danej firmie, w zorganizowaniu wypoczynku. Jest wiele możliwości i pomysłów na spędzenie urlopu przypadającego (...)
Co nowego tarcza 4.0. przyniosła pracodawcom i pracownikom?
W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie. Tarcza 4.0, czyli ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych (...)
Jakie rozwiązania z Tarczy 4.0. dotyczą pracodawców i pracowników?
W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie. Rozwiązania opisane poniżej zostały wprowadzone Tarczą 4.0, czyli ustawą z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania (...)
Poprawne rozliczenie wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Z uwagi na ich socjalny charakter od środków wypłacanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przysługuje szereg zwolnień przedmiotowych od podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne. Poprawne rozliczenie wypłat z ZFŚS wymaga (...)
Składniki Twojego wynagrodzenia (podstawowe, premia, nagrody, dodatki)
Dodatkowe świadczenia należne pracownikowi (nagrody jubileuszowe, fundusz świadczeń socjalnych, itd.) Jakie są rodzaje świadczeń należnych pracownikowi z tytułu wykonywanej pracy? Świadczenia należne pracownikowi z tytułu wykonywanej pracy można podzielić na: wynagrodzenie, pracodawca, (...)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest stałym elementem u pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jego środki przeznaczane są na działalność (...)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to bardzo szczególne środki z punktu widzenia jego przeznaczenia. Dlatego też wszyscy należący do kręgu osób uprawnionych do korzystania z Funduszu (pracownicy i ich rodziny, emeryci, renciści) powinni być zainteresowani co w przypadku, gdy pracodawca (...)
W razie likwidacji lub ogłoszenia upadłości przedsiębiorstwa, zobowiązanego do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, niewykorzystane środki zgromadzone na rachunku Funduszu zwiększają Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Często jednak zdarza się, że firma, nawet (...)
\"Korzyści\" zawodu nauczyciela
Zakładowy Fundusz świadczeń socjalnych Dla nauczycieli dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po (...)
Wczasy pod gruszą - co kryje się pod tym pojęciem?
Pomoc ze strony pracodawcy Pracodawca, w ramach działalności socjalnej, może pomóc pracownikom, ich rodzinom, a także emerytom i rencistom, którzy kiedyś pracowali w danej firmie, w zorganizowaniu wypoczynku. Jest wiele możliwości i pomysłów na spędzenie urlopu przypadającego (...)
Co nowego tarcza 4.0. przyniosła pracodawcom i pracownikom?
W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie. Tarcza 4.0, czyli ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych (...)
Jakie rozwiązania z Tarczy 4.0. dotyczą pracodawców i pracowników?
W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie. Rozwiązania opisane poniżej zostały wprowadzone Tarczą 4.0, czyli ustawą z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania (...)
Poprawne rozliczenie wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Z uwagi na ich socjalny charakter od środków wypłacanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przysługuje szereg zwolnień przedmiotowych od podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne. Poprawne rozliczenie wypłat z ZFŚS wymaga (...)
Składniki Twojego wynagrodzenia (podstawowe, premia, nagrody, dodatki)
Dodatkowe świadczenia należne pracownikowi (nagrody jubileuszowe, fundusz świadczeń socjalnych, itd.) Jakie są rodzaje świadczeń należnych pracownikowi z tytułu wykonywanej pracy? Świadczenia należne pracownikowi z tytułu wykonywanej pracy można podzielić na: wynagrodzenie, pracodawca, (...)
Wczasy pod gruszą - co kryje się pod tym pojęciem?
Pomoc ze strony pracodawcy Pracodawca, w ramach działalności socjalnej, może pomóc pracownikom, ich rodzinom, a także emerytom i rencistom, którzy kiedyś pracowali w danej firmie, w zorganizowaniu wypoczynku. Jest wiele możliwości i pomysłów na spędzenie urlopu przypadającego (...)
Wczasy pod gruszą - co kryje się pod tym pojęciem?
Pomoc ze strony pracodawcy Pracodawca, w ramach działalności socjalnej, może pomóc pracownikom, ich rodzinom, a także emerytom i rencistom, którzy kiedyś pracowali w danej firmie, w zorganizowaniu wypoczynku. Jest wiele możliwości i pomysłów na spędzenie urlopu przypadającego (...)
Co nowego tarcza 4.0. przyniosła pracodawcom i pracownikom?
W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie. Tarcza 4.0, czyli ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych (...)
Jakie rozwiązania z Tarczy 4.0. dotyczą pracodawców i pracowników?
W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie. Rozwiązania opisane poniżej zostały wprowadzone Tarczą 4.0, czyli ustawą z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania (...)
Poprawne rozliczenie wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Z uwagi na ich socjalny charakter od środków wypłacanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przysługuje szereg zwolnień przedmiotowych od podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne. Poprawne rozliczenie wypłat z ZFŚS wymaga (...)