Terminy przechowywania akt pracowniczych od 2019 r.

10 lat zamiast 50-ciu - od 2019 roku krótszy obowiązek przechowywania akt pracowniczych

Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników, to ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten zostanie skrócony do 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

• zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
• zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS:
  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA). Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest zaś przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma przy tym znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Co należy rozumieć pod pojęciem dokumentacji pracowniczej?

Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracowników zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Z kolei pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Szczegółowe regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej będą zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jaki jest podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może wynikać z odrębnych przepisów.

Do nawiązania stosunku pracy dochodzi w terminie określonym w umowie o pracę, jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli takiego terminu nie określono – w dniu zawarcia umowy.

Z kolei do rozwiązania stosunku pracy dochodzi:

a) w dniu, w którym upływa okres wypowiedzenia (jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi za wypowiedzeniem) albo

b) w dniu uzgodnionym przez strony (jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi na mocy porozumienia stron) albo

c) w dniu wskazanym przez stronę umowy (jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi bez wypowiedzenia). Natomiast umowa o pracę wygasa w przypadkach określonych w Kodeksie pracy lub w przepisach odrębnych.

Przykładowo, umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracownika, czy też z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania.

Przykład:

Pracodawca nawiąże po raz pierwszy z danym pracownikiem umowę o pracę na czas określony (od 1 lutego 2019 r. do 31 maja 2019 r.). Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tego pracownika obejmie więc cały okres zatrudnienia, a także 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustanie, czyli do 31 grudnia 2029 r.

W jakich przypadkach podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega przedłużeniu?

Przedłużenie podstawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej następuje w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.

Wówczas podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy. Po ich upływie pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Pracodawca, po upływie podstawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jest obowiązany nadal ją przechowywać. Pracodawca powinien bowiem przechowywać dokumentację pracowniczą jeszcze przez cały miesiąc następujący po upływie podstawowego okresu jej przechowywania. Jest to czas, w którym pracownik ma prawo odebrać od pracodawcy swoją dokumentację pracowniczą. Pracodawca, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wraz ze świadectwem pracy ma bowiem obowiązek wydać pracownikowi informację o prawie pracownika do odbioru dokumentacji pracowniczej w powyższym miesięcznym terminie oraz informację o jej zniszczeniu, w przypadku nieodebrania dokumentacji w tym terminie.

Przykład:

Umowa o pracę pracownika rozwiąże się z dniem 30 kwietnia 2019 r. Pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat licząc od końca 2019 r., tj. do 31 grudnia 2029 r., a także przez cały styczeń 2030 r., w czasie którego były pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą.

Raport informacyjny za pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentów. W tym celu powinien złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999–2018.

Jeśli pracownicy, których pracodawca zatrudniał pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, to raport informacyjny za nich pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Od stycznia 2019 r. płatnik składek będzie zatem mógł wybrać okres, przez jaki chce przechowywać akta pracownicze pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. Obecnie dokumenty te musi przechowywać przez 50 lat. Będzie mógł skrócić ten okres do 10 lat. Żeby móc przechowywać krócej dokumenty pracownicze, płatnik będzie musiał złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych – ZUS OSW.

Jak wygląda procedura składania raportu?

Krok 1. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Pracodawca oświadcza w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999–31.12.2018. Oświadczenie to może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja pracodawcy. Może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Złożenie oświadczenia nie upoważnia pracodawcy do skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, powinien złożyć jeszcze raport informacyjny.

Krok 2. Złożenie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników

Raport składany za każdego pracownika będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy.

W ciągu roku od złożenia ww. oświadczenia płatnik będzie więc musiał złożyć raport informacyjny – ZUS RIA za każdą osobę, którą zatrudnił w latach 1999–2018 r. W raporcie przekaże następujące informacje dotyczące zatrudnienia ubezpieczonego w tym okresie: kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe; kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, które w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i które są należne za inny okres; okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podaje się dane, które obejmują:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Płatnik wykaże w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności, czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę, czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. pracodawca nadal będzie zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Przekazanie do ZUS raportu informacyjnego, nie zwalnia z przekazywania danych za swoich pracowników (np. w raportach miesięcznych) za lata następne.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Jeżeli pracodawca nie złoży raportów informacyjnych, pomimo przekazania do ZUS oświadczenia, to ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny pracodawca może złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za "zleceniobiorców" ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co przekazuje się pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pracodawca poucza pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Zleceniodawca powinien przekazać zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Niezależnie od zleceniodawcy – ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA:

• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez płatnika do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez płatnika do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika ZUS poinformuje również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
• konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie:
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od zleceniodawcy, ZUS poinformuje o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez zleceniodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach – przykłady

Przykład:

Założenia: Stan na kwiecień 2019 roku. Firma działa na rynku od 1996 roku. Zatrudnia (albo zatrudniała):

1. dwóch pracowników zatrudnionych w roku 1996; jeden pracuje do dziś, drugi zakończył pracę 31 maja 2006 roku;
2. pięciu pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018; dwóch zakończyło pracę: jeden w marcu 2014 roku, drugi - w marcu 2019 roku; trzech pozostałych nadal pracuje;
3. dwóch pracowników zatrudnionych w styczniu 2019 roku; jeden zakończył pracę po dwóch miesiącach – w marcu 2019 r., jeden nadal pracuje.

ad 1. Zatrudnieni w roku 1996 (przed 1 stycznia 1999 roku)

ad 2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r – 2 warianty

Wariant I. Pracodawca nie składa raportów informacyjnych, pozostaje przy dotychczasowym okresie przechowywania akt

 Wariant II. Pracodawca decyduje się złożyć raporty informacyjne

 ad. 3 Pracownicy zatrudnieni po wejściu w życie ustawy - w styczniu 2019 roku

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku.

Pomiędzy 1 stycznia 2030 a 1 lutego 2030 pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą. Dowie się o tym z informacji, którą powinien otrzymać od pracodawcy, wraz ze świadectwem pracy. Będzie ona zawierała informację o:

• okresie przechowywania,
• możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji w przypadku, jeżeli nie zostanie odebrana we wskazanym okresie.

Na zniszczenie dokumentacji pracodawca ma 12 miesięcy od 1 lutego 2030 roku. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, pracodawca może wydać pracownikowi dokumentację.

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 2019 roku

 Od początku 2019 roku pracodawca:

• jeżeli np. zwolni pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinien przekazać mu informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych,
• w niektórych sytuacjach będzie wysyłał do ZUS nowe imienne raporty miesięczne (ZUS RPA).

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, pracodawca będzie miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku nie otrzyma (od ZUS ani od pracodawcy) żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Nowy raport imienny oraz zmieniony formularz ZUS DRA i ZUS ZWUA

ZUS RPA

W związku ze zmianami przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku, w niektórych sytuacjach pracodawca będzie przekazywał do ZUS nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.

Raportu tego nie musi przekazywać za każdy miesiąc, ale tylko za ten miesiąc, w którym:

• wypłaci tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.;
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłaci tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa

W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym pracodawca będzie rozliczał:

• składki na ubezpieczenia społeczne,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
• wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń 

W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Co robić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może, ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, aby zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).

Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie.

Czy po upływie terminu na odebranie dokumentacji pracowniczej pracownik nadal może żądać jej wydania przez pracodawcę?

Nie, były pracownik nie może żądać wydania przez pracodawcę jego dokumentacji pracowniczej po upływie miesięcznego terminu przeznaczonego na jej odebranie przez byłego pracownika. Po upływie tego terminu pracodawca może, lecz nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą. Po upływie tego terminu rozpoczyna się bowiem dla pracodawcy 12 miesięczny termin na zniszczenie dokumentacji pracowniczej.

Przykład:

Miesięczny termin na odebranie przez byłego pracownika jego dokumentacji pracowniczej upłynie 31 stycznia 2030 r. Jeżeli były pracownik zgłosi się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej dopiero w marcu 2030 r., a pracodawca jeszcze nie zniszczy dokumentacji pracowniczej tego pracownika (termin na jej zniszczenie upływa bowiem dopiero 31 stycznia 2031 r.) – może, lecz nie musi wydać pracownikowi jego dokumentację pracowniczą.

Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego dla pracownika na odbiór przez niego dokumentacji pracowniczej. Zatem 12-miesięczny czas na zniszczenie dokumentacji pracowniczej przypada po 10 latach i jednym miesiącu od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy pracownika, którego dokumentacja pracownicza ma być zniszczona. Pracodawca może zniszczyć dokumentację pracowniczą zarówno na początku, jak i na końcu okresu przeznaczonego na dokonanie tej czynności.

Przykład:

Umowa o pracę z pracownikiem rozwiąże się z dniem 10 maja 2019 r. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tego pracownika upłynie 31 grudnia 2029 r. zaś dodatkowy jednomiesięczny okres przeznaczony na odbiór dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika – 31 stycznia 2030 r. Pracodawca ma czas do 31 stycznia 2031 r. na zniszczenie dokumentacji pracowniczej tego pracownika w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, jeżeli pracownik jej nie odbierze do dnia 31 stycznia 2030 r.

Po upływie terminu na odebranie przez byłego pracownika jego dokumentacji pracowniczej pracodawca może mu ją wydać, jeżeli jeszcze jej nie zniszczył.

Czy pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą po upływie okresu przeznaczonego na jej zniszczenie?

Nie, brak jest podstaw prawnych do takiego działania pracodawcy. W terminie wyznaczonym przez art. 94[7] § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Czy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca powinien założyć i prowadzić dla niego nową dokumentację pracowniczą?

Zależy to od długości przerwy między rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniego a nawiązaniem kolejnego stosunku pracy. Jeżeli przerwa ta będzie dłuższa niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przypadający po ustaniu zatrudnienia (ponad 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał) – to pracodawca jest obowiązany utworzyć i prowadzić dla takiego pracownika nową dokumentację w sprawach związanych z jego kolejnym stosunkiem pracy oraz nowe akta osobowe.

Jeżeli natomiast przerwa ta będzie krótsza niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przypadający po ustaniu stosunku pracy (np. 5 lat) – to pracodawca kontynuuje prowadzenie dla takiego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy ustał.

Opisane sytuacje dotyczą stosunków pracy nawiązanych od dnia wejścia w życie ustawy, tj. od dnia 1 stycznia 2019 r., a także przypadku, gdy w dniu wejścia w życie ustawy trwał poprzedni stosunek pracy danego pracownika, a pracodawca złożył za niego raport informacyjny. W przypadku gdy poprzedni stosunek pracy zakończył się przed dniem wejścia w życie ustawy - pracodawca nie ma możliwości kontunuowania prowadzenia dla takiego pracownika dokumentacji pracowniczej.

Pamiętaj, że:

• Płatnik składek (pracodawca) będzie przechowywać przez 10 lat akta pracownicze osób, które zatrudni dopiero po 2018 r. 
• Płatnik może skrócić do 10 lat okres przechowania akt tych pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. W tym celu musi złożyć oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekazać do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym okresie. 
• Jeżeli płatnik rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999–2018 po 2018 r., raport informacyjny przekaże do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. 
• Płatnik przechowuje przez 50 lat akta pracowników, których zatrudnił przed 1999 r.

Zob. też: Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Na podst. www.biznes.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl