Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które mają ułatwić przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżyć koszty związane z ich przechowywaniem.

E-akta - czyli elektronizacja akt pracowniczych

Obecnie dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje w formie papierowej. Od stycznia będzie mógł zdecydować, w jakiej formie chce ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będzie też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, których zatrudnił po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy, tj.: przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowuje przez okres 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty

Jeśli pracodawca chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, to musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Oświadczy w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to jego dobrowolna decyzja. Może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez niego jako pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport pracodawca składa za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Jakie są terminy na złożenie raportu ZUS RIA?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę powinien przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek:

• przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
• po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA - wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Za kogo pracodawca może złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny pracodawca może złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Jakie dane pracodawca przekaże w raporcie informacyjnym ZUS RIA?

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podaje się dane, które obejmują:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Pracodawca wykaże w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności, czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę, czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują zaś wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów.

Po 31 grudnia 2018 r. pracodawca nadal będzie zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych

Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Dokumenty pracownika pracodawca będzie przechowywał nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u niego w każdym przypadku, gdy:

• został on zgłoszony przez niego po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz pracodawca nie przekazał za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
• został on zgłoszony przez pracodawcę do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u niego po 31 grudnia  1998 r.),
• wykonywał on u pracodawcy pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Co pracodawca przekazuje pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pracodawca poucza pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Zleceniodawca powinien przekazać zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Jakie informacje przekaże ZUS? 

Niezależnie od pracodawcy – również ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobi to:

• w informacji o stanie konta w ZUS przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku) przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika ZUS poinformuje również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
• konieczności wystąpienia do pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę, również niezależnie od zleceniodawcy, ZUS poinformuje o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez zatrudniającego raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Jeżeli pracodawca przekaże do ZUS raporty informacyjne, nie oznacza to, że nie będzie przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne.

Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, pracodawca będzie przekazywał w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.

Natomiast informację o sposobie rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego przekaże na formularzu ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Nowy dokument - imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA

Bez względu na to, w jakim charakterze pracodawca zatrudnił pracownika, powinien przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA, dalej zwany imiennym raportem miesięcznym ZUS RPA. Raportu tego pracodawca nie musi przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

• wypłaci tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłaci tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Z formularza ZUS ZWUA, na którym pracodawca wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych, ZUS pozyska informację o sposobie rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego. 

Zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie pracodawcę informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA.

Zostanie także w tym zakresie dostosowana aplikacja ePłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników.

ZUS dostosuje również profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Ponadto zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których pracodawca złożył dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobił. Jednocześnie ubezpieczony - poprzez platformę PUE - będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do zmian obowiązujących od stycznia 2019 r.

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych.

Ustawa wprowadziła zakres nowych danych, jakie pracodawca będzie jako płatnik przekazywał do ZUS co miesiąc; zatem jeśli program, z którego korzysta nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych, pracodawca powinien w tym zakresie go dostosować.

Zob. też:

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Na podst. www.zus.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl