1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które wprowadzą wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Przewidziano m.in. elektroniczną postać przechowywania dokumentów, skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych.

e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (obecnie obowiązkowa jest papierowa postać). Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.

Jeśli więc pracodawca prowadzi papierową dokumentację pracowniczą i nie ma gdzie jej trzymać albo ponosi duże koszty związane z jej przechowywaniem, od 2019 roku będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Zniesiony zostanie obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Będzie mógł dowolnie wybrać formę przechowywania dokumentów (papierową albo elektroniczną). Obie postacie dokumentacji będą równoważne np. w sprawach urzędowych.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

• akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy),
• pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Jak tworzyć dokumentację w postaci elektronicznej?

Nowe dokumenty

Jeżeli pracodawca oraz jego pracownik posługują się podpisem elektronicznym, to dokumenty mogą być tworzone pierwotnie jako elektroniczne.

Zazwyczaj jednak pracownicy nie dysponują podpisami elektronicznymi i dokumenty podpisywać będą ręcznie. W tej sytuacji możliwe jest także tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Pracodawca nie może żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis, a jeśli go nie ma, to wnioski oraz dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Jak zmienić dotychczasowe dokumenty papierowe na wersję elektroniczną?

Jeśli pracodawca zamierza zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną, to najpierw musi zrobić skany bądź w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe.

Zmianie na wersję cyfrową mogą zostać poddane akta zarówno byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę oraz jaki jest okres przechowywania tych akt.

Następnie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Na czym polega zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną?

Pracodawca, który zamierza zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, jest obowiązany do sporządzenia odwzorowania cyfrowego tej dokumentacji i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcą osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Odwzorowaniem cyfrowym może być w szczególności skan papierowej postaci dokumentacji pracowniczej.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec pracowników przy zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji?

Po upływie 30 dni, jeśli pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

Pracowników informuje w takiej formie, w jakiej do tej pory przekazywał informacje, tj. np. pismem obiegowym, w postaci maila bądź informując w sposób bezpośredni. O zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracodawca musi poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.

Jeśli chodzi o to, jakie informacje pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikom w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, to należy pamiętać, iż pracodawca, który zmienia postać dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną albo z elektronicznej na papierową), jest obowiązany poinformować pracowników o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca powinien przekazać pracownikom powyższe informacje w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to zatem uczynić, np. pismem obiegowym, w postaci wiadomości mailowej czy informując o tym pracowników w sposób bezpośredni. 

Prawo do odebrania dokumentacji papierowej - w przypadku śmierci pracownika - w terminie 30 dni mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.

Zniszczenie dokumentacji pracowniczej

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru.

Powrót do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej

Po zmianie dokumentacji na elektroniczną, pracodawca może uznać, że chce powrócić do przechowywania dokumentów w wesji papierowej. W tej sytuacji powinien:

• wydrukować wszystkie dokumenty,
• podpisać wydruki (jako pracodawca albo przez osoby przez niego upoważnione), potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym; należy zrobić to na każdej stronie dokumentu (w celach bezpieczeństwa),
• poinformować pracowników o zmianie formy przechowywania dokumentów,
• umożliwić odbiór dokumentów po upływie wyznaczonego 30 dniowego terminu.

Na czym polega zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową?

W celu zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową należy sporządzić jej wydruk i opatrzeć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Takie potwierdzenie powinno nastąpić na każdej stronie wydruku.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Dokumentacja pracownicza może być od razu utworzona elektronicznie, jeżeli pracodawca posługuje się podpisem elektronicznym.

Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej, np. z papierowej na elektroniczną, z elektronicznej na papierową i znowu z papierowej na elektroniczną, ale zawsze trzeba dopełnić wszystkich opisanych wyżej formalności. Nie ma bowiem przeszkód prawnych, aby pracodawca wielokrotnie zmieniał postać dokumentacji pracowniczej. Jednak w każdym przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek dokonać czynności potwierdzających zgodność nowej postaci dokumentacji pracowniczej z jej poprzednią postacią oraz zawiadomić pracownika o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz możliwości odbioru jej poprzedniej postaci.

Pracodawca może prowadzić i przechowywać część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej, choć przepisy Kodeksu pracy wprost nie wskazują na to. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Pracodawca jest także obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Wydaje się zatem, że przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akta osobowe pracownika mogłyby być przechowywane w postaci elektronicznej natomiast pozostała dokumentacja pracownicza, w postaci papierowej bądź odwrotnie. Nie wydaje się natomiast możliwe jednoczesne spełnienie ww. wymogów ustawowych w przypadku zamiaru przechowywania przez pracodawcę poszczególnych części akt osobowych pracownika w różnych postaciach.

W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.:

• z papierowej na elektroniczną – pracodawca powinien pamiętać o sporządzeniu odwzorowania cyfrowego i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym;
• z elektronicznej na papierową – pracodawca powinien pamiętać o sporządzeniu wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

W każdym takim przypadku pracodawca powinien pamiętać też o poinformowaniu pracowników o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji.

Pracodawca, który zmienił postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji, ale dopiero po upływie terminu na odebranie poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, który wynosi 30 dni od dnia przekazania pracownikom informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W jaki sposób pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą?

Wymogi związane z prawidłowym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej 

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, a także w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Takie wymogi nakłada na pracodawcę art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

Nowe, ustawowe wymogi związane z prawidłowym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej (poufność, integralność, kompletność i dostępność) mają zastosowanie także do dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r., tj. przed dniem wejścia w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Chodzi tu zarówno o dokumentację pracowniczą byłych pracowników, tj. takich, których stosunek pracy ustał do dnia 1 stycznia 2019 r., jak i takich, którzy pozostają w zatrudnieniu w nowym stanie prawnym. 

Jakie działania lub zaniechania pracodawcy związane z dokumentacją pracowniczą stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika?

Pracodawca (lub osoba działająca w jego imieniu) ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, jeżeli:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustaje stosunek pracy (lub w którym ustaje kończący się najpóźniej stosunek pracy – w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w powyższym okresie),
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Uprawnienia pracowników i członków rodziny zmarłego pracownika wynikające z nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej

Pracownik ma prawo do:

• odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.
• odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji w tej sprawie, w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę;
• otrzymania, w każdym czasie, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca ma obowiązek wydać całość lub część dokumentacji pracowniczej pracownikowi bądź byłemu pracownikowi, a w przypadku śmierci tych osób: dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, małżonkowi (wdowie i wdowcowi), rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

W przypadku zatem śmierci pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przysługuje najbliższym członkom rodziny. W razie więc śmierci pracownika lub byłego pracownika takie prawo przysługuje:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, 
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi), 
• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym. 

Jeżeli po odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgłosi się kilka z uprawnionych osób, wydaje się, że pracodawca powinien wydać dokumentację pierwszej zgłaszającej się osobie.

Wydanie kopii całości lub części dokumentacji następuje na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat

Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Dzięki nowym przepisom będzie można również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999-2018. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:

• oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999–2018 oraz
• raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniłw latach 1999–2018.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych

Od stycznia 2019 r. zmienią się niektóre dokumenty ubezpieczeniowe, a także pojawią się nowe. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie przekazywał do ZUS:

• imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (będzie wysyłany w określonych okolicznościach)
• po zakończeniu stosunku pracy, formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Płatnik składek będzie więc przekazywał dodatkowy raport w zestawie dokumentów rozliczeniowych za dany okres rozliczeniowy: ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej. Płatnik będzie go przekazywał w zestawie dokumentów. Raport będzie zawierał następujące informacje:

• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, która stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; 
• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, która stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe; 
• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, która w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i która jest należna za inny okres; 
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej. 

Zmienią się dwa następujące formularze:

• ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne). Dodany będzie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym płatnik składek będzie rozliczać: składki na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych, wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. 
• ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. W dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego. 

E-akta a ZUS

ZUS zapisze na kontach ubezpieczonych dane przekazane przez pracodawców, które są niezbędne do ustalenia prawa do emerytury lub renty.

ZUS nie będzie wymagał od ubezpieczonych (pracowników i zleceniobiorców) dodatkowej dokumentacji, jeśli na ich kontach będą zapisane wszystkie dane niezbędne do wydania decyzji w sprawie przyznania emerytury lub renty

Zob. też: Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Na podst. www.biznes.gov.pl

10 lat zamiast 50-ciu. Od 2019 roku krótszy obowiązek przechowywania akt pracowniczych

• e-Akta oraz inne zmiany w dokumentacji pracowniczej
  • e-Akta pracownicze
  • 10 lat zamiast 50-ciu. Od 2019 roku krótszy obowiązek przechowywania akt pracowniczych

Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten zostanie skrócony do 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

• zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
• zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że złożysz do ZUS:
  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym złożysz raport informacyjny).

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

• akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy)
• pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Raport informacyjny za pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., i którzy już nie pracują, możesz skrócić okres przechowywania dokumentów. W tym celu powinieneś złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniałeś w latach 1999 – 2018.

Ważne! Jeśli pracownicy, których zatrudniałeś pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za nich składasz dopiero po zakończeniu stosunku pracy

Zobacz jak wygląda procedura składania raportu

Krok 1. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to Twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Złożenie oświadczenia nie upoważnia Cię do skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, powinieneś złożyć jeszcze raport informacyjny.

Krok 2. Złożenie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników

Raport składany za każdego pracownika będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy.

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajesz dane, które obejmują:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach  ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Wykażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. nadal będziesz zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Uwaga! Przekazanie do ZUS raportu informacyjne, nie zwalnia z przekazywania danych za swoich pracowników (np. w raportach miesięcznych) za lata następne.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwołasz - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinieneś przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.

Uwaga! Jeżeli nie złożysz raportów informacyjnych pomimo przekazania do ZUS oświadczenia, to masz obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny możesz złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia
• umowy agencyjnej
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co przekazuje się pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA

Powinieneś przekazać pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pouczasz pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Niezależnie od Ciebie  – ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA:

• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika, ZUS poinformuje również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej
• konieczności wystąpienia do Ciebie jako płatnika składek o wydanie:
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od Ciebie, ZUS poinformuje o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru
• złożeniu przez Ciebie raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu udostępnimy również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach – przykłady

Założenia:

Stan na kwiecień 2019 roku.

Twoja firma działa na rynku od 1996 roku.

Zatrudniasz (albo zatrudniałeś)

1. Dwóch pracowników zatrudnionych w roku 1996. Jeden pracuje do dziś, drugi zakończył pracę 31 maja 2006 roku
2. Pięciu pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Dwóch zakończyło pracę: jeden w marcu 2014 roku, drugi - w marcu 2019 roku. Trzech pozostałych nadal pracuje.
3. Dwóch pracowników zatrudnionych w styczniu 2019 roku. Jeden zakończył pracę po dwóch miesiącach – w marcu 2019. Jeden  nadal pracuje.

ad 1. Zatrudnieni w roku 1996 (przed 1 stycznia 1999 roku)

ad 2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r – II warianty

Wariant I Nie składasz raportów informacyjnych, pozostajesz przy dotychczasowym okresie przechowywania akt

Wariant II Decydujesz się złożyć raporty informacyjne

ad. 3 Pracownicy zatrudnieni po wejściu w życie ustawy - w styczniu 2019 roku

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku.

Pomiędzy 1 stycznia 2030 a 1 lutego 2030 pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą. Dowie się o tym z informacji, którą powinien otrzymać od Ciebie wraz ze świadectwem pracy. Będzie ona zawierała informację o:

• okresie przechowywania
• możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania
• zniszczeniu dokumentacji w przypadku jeżeli nie zostanie odebrana we wskazanym okresie.

Na zniszczenie dokumentacji masz 12 miesięcy od 1 lutego 2030 roku. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, możesz wydać pracownikowi dokumentację.

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 2019 roku

Pamiętaj, że już od początku 2019 roku:

• jeżeli np. zwolnisz pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinieneś przekazać informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych
• w niektórych sytuacjach będziesz wysyłał do ZUS nowe  imienne raporty miesięczne (ZUS RPA)

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, będziesz miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
• możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku, a 1 stycznia 2019 roku nie otrzyma (od ZUS ani od Ciebie) żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Nowy raport imienny oraz zmieniony formularz ZUS DRA i ZUS ZWUA

W związku ze zmianami przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku, w niektórych sytuacjach będziesz przekazywał do ZUS nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.

Raportu tego nie musisz przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

• wypłacisz tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacisz w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez Ciebie za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu
w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym będziesz rozliczać:

• składki na ubezpieczenia społeczne
• składki na ubezpieczenie zdrowotne
• składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych
• wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Dodatkowe informacje

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Co robić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania

Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).

Ważne! Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie

A.J.
Zespół e-prawnik.pl