Czas pracy

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Czy konieczny jest harmonogram czasu pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy, czas pracy jest to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Czas pracy ma charakter planowany. W związku z tym pracodawca ma obowiązek czas pracy zaplanować. Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), w zasadzie systemy i rozkłady czasu pracy pracodawca ustala w układzie zbiorowym lub w regulaminie albo w obwieszczeniu, jeżeli nie ma obowiązku posiadania regulaminu.

Czy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Poza powyższym wymogiem, pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy, którą udostępnia pracownikowi na jego żądanie (art. 149 k.p.). Kodeks określa przy tym jej cel: prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Należy pamiętać, iż obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, formy i struktury organizacyjnej czy sektora własności. Nawet gdy zatrudnionych pracowników jest mniej niż 20, a więc nie występuje obowiązek sporządzania regulaminu pracy i wynagrodzenia, nie zwalnia go to z obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określono w § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Obowiązkiem pracodawcy jest założenie odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy i prowadzenie takiej ewidencji, tak aby obejmowała:

  • pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dniu wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
  • w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Rozporządzenie powyższe zostanie jednak uchylone z dniem 1 stycznia 2019 r. na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zgodnie ze zmienionym z tą datą upoważnieniem ustawowym w Kodeksie pracy, minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi zaś na nowo, w drodze rozporządzenia:

  1. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
  2. sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
  3. sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94[9] § 3 Kodeksu pracy

- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Co należy zapisywać w ewidencji czasu pracy?

Karta czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych w każdym dniu, bez szczegółów (godzina przyjścia czy wyjścia z pracy). Ewidencję prowadzi się na bieżąco przez cały okres zatrudnienia każdego pracownika, bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Pełną ewidencję czasu pracy, a więc obejmującą normalne godziny pracy, pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele i święta, prowadzi się również niezależnie od zastosowanego systemu wynagradzania, także dla pracowników wynagradzanych prowizyjnie.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w innej formie niż karta czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia takiej karty. Można jednak zrezygnować z innych prowadzonych ewidencji, jeśli karta zawiera wszelkie niezbędne informacje dotyczące czasu przepracowanego przez pracownika.

W jakiej formie prowadzi się ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. Przepisy nie określają wzoru takiej karty. W związku z tym można prowadzić ewidencję w dowolnej formie, pod warunkiem jednak, że będzie ona zawierała wszystkie wymagane prawem informacje. Wzór karty ustalony jest w zależności od potrzeb wynikających m.in. ze stosownych systemów i rozkładów czasu pracy. Karta taka może być również prowadzona w formie elektronicznej z możliwością uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli.

Którzy pracownicy nie są objęci pełną ewidencją czasu pracy?

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach dla następujących pracowników:

  • osób zarządzających, w imieniu pracodawcy, zakładem pracy,
  • osób objętych zadaniowym wymiarem czasu pracy,
  • pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe,
  • pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.

Z art. 149 § 2 k.p. wynika bowiem, że w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie ma więc żadnej potrzeby prowadzenia ewidencji czasu pracy wymienionych w tym przepisie grup pracowników – w zakresie godzin pracy. Nie zwalnia to natomiast pracodawcy od ewidencjonowania innych okoliczności wymienionych w § 8 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, a więc np. zwolnień od pracy, urlopów czy usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Godzin pracy nie ewidencjonuje się także pracownikom otrzymującym ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Okolicznością zwalniającą z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy jest wprowadzenie jednego z ww. ryczałtów.

Zob. też: 

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. 1998 r., Nr 2, poz. 94 ze zmianami);
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286, ze zmianami)

Obserwuj nas na:

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (1)

Tomasz

11.9.2017 21:8:1

Re: Dokumentacja czasu pracy

Artykuł wyjaśnia wiele wątpliwości. Na pewno warto przeczytać i stosować się do opisanych tutaj porad. Tak jak autor zaznaczył - prowadzenie harmonogramu czasu pracy jest obowiązkiem, jednak nie każdy wie jak się do tego zabrać. Na drodze stoi wiele przepisów z kodeksu pracy, któe trzeba przestrzegać inaczej PIP może się doczepić. Jeśli nie jesteś wykwalifikowaną kadrową a chcesz ułożyć harmonogram pracy w zgodzie z prawem to możesz odwiedzić serwis http://grafikionline.pl . Znajdziesz tam narzędzie, które może Ci bardzo ułatwić życie jeśli chodzi o planowanie czasu pracy.


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE:

  • 23.8.2018

    Najniższa krajowa 2018 - ile wynosi najniższa krajowa brutto i netto?

    Wzrosła najniższa krajowa. Od 1 stycznia 2018 roku pracowników otrzymujących minimalne wynagrodzenie za pracę czeka podwyżka. Płaca minimalna wzrośnie wtedy do 2.100 złotych. To o 5% i jednocześnie (...)

  • 24.10.2012

    Czas pracy kierowców - wymiar czasu pracy kierowców

    Artykuł ten odnosi się do zagadnienia obliczania wymiaru czasu pracy kierowców w danym okresie rozliczeniowym. Jest to kolejny artykuł z serii traktujących o czasie pracy kierowców.

  • 8.12.2004

    Zadaniowy czas pracy

    Zgodnie z art. 140 znowelizowanego Kodeksu pracy zadaniowy czas pracy można wprowadzić w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. W ustaleniu tym (...)

  • 14.10.2016

    Urlop wypoczynkowy - Ile dni urlopu?Jakie są zasady jego udzielania?

    Urlop wypoczynkowy to wolny od pracy okres czasu do wykorzystania w ciągu roku, przeznaczony na wypoczynek pracownika - regenerację sił, relaks fizyczny i psychiczny. Urlop wypoczynkowy jest (...)

  • 25.6.2012

    Praca zmianowa

    Praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany u danego pracodawcy system czasu pracy. Oznacza to, że zarówno w podstawowym czasie pracy, jak i przedłużonym czas pracy, w ruchu ciągłym, (...)