Jak prawidłowo rozliczać wydatki na prywatny samochód używany w firmie?

Rozliczanie wydatków na samochody prywatne z limitem

Często zdarza się, że pracownicy używają prywatnych samochody na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności. Należy pamiętać, że w takim przypadku istnieją ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania takiego samochodu.

Warunki ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych we wskazanym wyżej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. 

Ryczałt lub kilometrówka

Rozliczenie się przez pracodawcę z pracownikiem z tytułu używania prywatnego samochodu pracownika na potrzeby służbowe może nastąpić w dwóch formach:

• w formie ryczałtu lub
• w formie tzw. kilometrówki, tzn. w oparciu o dane dotyczące ilości faktycznie przejechanych kilometrów.

Ryczałt i kilometrówka rozliczane są w okresach miesięcznych.

Ryczałt

Jeśli chodzi o ryczałt, to zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych wynika z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać: dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni,  których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy,  którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ten jest ustalany w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście,  którym pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1 500 km. Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3 000 km.

Maksymalną wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu określa wskazane wyżej rozporządzenie Ministra Infrastruktury: stawki za 1 km przebiegu pojazdu nie mogą przekroczyć: 0,4894 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ oraz 0,7846 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³

Kilometrówka

Drugim sposobem rozliczenia poniesionych przez pracownika wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwrot kosztów na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

Zgodnie z  art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego,  w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002  r.

w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Rozliczenia wydatków w postaci kilometrówki stosuje się także w przypadku używania prywatnego samochodu przez właściciela. Zarówno w przypadku używania przez pracownika samochodu prywatnego dla celów służbowych, jak i używania przez właściciela firmy prywatnego samochodu chodzi o wydatki, które związane są ze zwykłym używaniem samochodu, a więc koszt paliwa, wymianę części zamiennych, bieżące remonty i naprawy. Wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu do wysokości kilometrówki.

Pamiętaj, że:

• w przypadku rozliczeń za pomocą kilometrówki niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzone przez podatnika na koniec na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji zobowiązana jest osoba używającej pojazdu. Brak ewidencji oznacza brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych w używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu,

• pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilomentrów,

• stawkę za 1 km przebiegu,

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 updof).

Zapisy w ewidencji prowadzone są miesięcznie, jednak koszty uzyskania przychodów można rozliczać narastająco. Jeżeli zatem w danym miesiącu poniesione wydatki okażą się większe niż obliczony limit, to w tym miesiącu nadwyżka nie podlega zaliczeniu w koszty, natomiast będzie ją można uwzględnić w miesiącu następnym, jeżeli limit wydatków nie zostanie przekroczony. Przy rozliczaniu wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu dla celów służbowych za pomocą kilometrówki bardzo ważne jest, aby faktura dokumentująca zakup wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu posiadała numer rejestracyjny samochodu.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (jazdy zamiejscowe) określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.; art. 23 ust. 1 pkt 46, art. 23 ust. 5 art. 23 ust. 7);
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002 r., Nr 27, poz. 271, ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., Nr 236, poz. 1990 ze zm.; § 5)

Zespół
e-prawnik.pl