Delagacja - Czym są podróże służbowe i jazdy lokalne?

Przedmiotem cyklu, do którego należy niniejszy artykuł, są kwestie dotyczące samochodów firmowych. Tematyka podróży służbowych zaś to nie tylko rozliczenia związane z używaniem samochodów, ale również diety, wydatki na noclegi itp. Tematyka ta wykracza jednak poza zakres tego opracowania, a zatem przy omawianiu podróży służbowych pominięte zostaną kwestie niezwiązane z używaniem w tym celu samochodów firmowych. W następnych artykułach z tego cyklu zostaną omówione przypadki używania prywatnych samochodów pracowników w celach służbowych – chociaż nie są to samochody firmowe, to jednak używane są jako surogat tych ostatnich, na mocy wyraźnego przyzwolenia ustawodawcy, a ich używanie pociąga za sobą określone skutki podatkowe dla firmy. Teraz natomiast skupimy się na wyjaśnieniu pewnych podstawowych pojęć.

Odbycie podróży służbowej lub jazd lokalnych przez pracownika pociąga za sobą określone konsekwencje zarówno dla firmy, jak również dla samego pracownika. Pracownik może realizować zadanie służbowe różnymi środkami transportu, jednakże w niniejszym opracowaniu omówione zostaną jedynie przypadki jazd odbywanych samochodem. Pracownik może odbyć podróż przede wszystkim samochodem firmowym, jednakże w pewnych sytuacjach może ją odbywać również samochodem prywatnym (a nawet innym, który nie jest własnością firmy). Sposoby rozliczania podróży odbywanych samochodem firmowym oraz samochodem niebędącym własnością firmy zostaną omówione w kolejnych artykułach z tego cyklu. Punktem wyjścia jest jednak zdefiniowanie podróży służbowej oraz jazd lokalnych.  

Co to jest podróż służbowa (delegacja)?

Zgodnie z przepisem art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest zatem tylko taka podróż, która odbywa się poza miejscowością, w której ulokowana jest siedziba firmy albo poza stałym miejscem pracy. Czasem zapisy w umowie o pracę mogą zatem powodować, że wyjazd dwóch osób poza tę samą miejscowość będzie podróżą służbową tylko dla jednej z nich.

Co jest "jazdą lokalną"?

Przykład:

Pracownik A (kierownik działu sprzedaży) zatrudniony jest w firmie w Opolu i w jego umowie o pracę znajduje się zapis, że miasto Opole (będące również siedzibą firmy) jest jego miejscem pracy. Pracownik B, zatrudniony w tej samej firmie, ma w umowie o pracę zapis, że jego stałym miejscem pracy jest terytorium całego województwa opolskiego (jest on przedstawicielem handlowym). Wyjazd pracownika A do Niemodlina w celu poprowadzenia rozmów z kontrahentem, będzie dla niego podróżą służbową. Wyjazd do tego samego miasta przez pracownika B będzie tylko odbyciem jazdy lokalnej, ponieważ jest to wyjazd na terytorium tego samego województwa, które jest jego miejscem pracy (pracownik B nie wyjechał więc poza swoje stałe miejsce pracy).    

Jak wynika z powyższego, z jazdą lokalną będziemy mieli do czynienia wtedy, kiedy podróż odbywa się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub w stałym miejscu pracy.  

W cyklu artykułów o samochodach firmowych, w celu odróżnienia ww. rodzajów podróży, używa się sformułowań „podróż służbowa” oraz „jazdy lokalne”.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. -  Kodeks pracy (Dz.U. 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl