Diety krajowe 2025 - przewodnik po delegacjach służbowych

Co to jest podróż służbowa służbowa?

Ppodróż służbowa to wykonywanie polecenia określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Polecenie wyjazdu służbowego określa termin i miejsce wykonania zadania.

Najważniejsze zmiany w 2025 roku

Od 1 stycznia 2023 roku obowiązują nowe, podwyższone stawki diet krajowych. Dieta wzrosła z 30 zł do 45 zł za dobę, co stanowi zwiększenie o 50%. To pierwsza znacząca podwyżka od 2013 roku.

Wysokość diety krajowej w 2025 roku

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określone są przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony powyżej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Przy czym co istotne - postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w przepisach powyższego Rozporządzenia.

W związku z powyższym w niniejszym artykule omówimy reguły wynikające z przepisów Rozporządzenia. Warto mieć na uwadzę, iż w przypadku sektora prywatnego, warunki mogą być korzystniejsze.

Zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, dieta krajowa w 2025 roku wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej.

Rodzaj diety Kwota w 2025 roku Uwagi
Dieta pełna 45,00 zł Za dobę powyżej 12h lub pełną dobę
Dieta połowiczna 22,50 zł Za podróż 8-12h lub niepełną dobę do 8h
Ryczałt za nocleg 67,50 zł 150% diety pełnej (bez rachunku)
Maksymalny zwrot za nocleg 900,00 zł 20-krotność diety (z rachunkiem)

Zasady obliczania diet krajowych

Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Sposób obliczania zależy od długości podróży:

Podróż do 12 godzin

8-12 godzin: połowa diety (22,50 zł)

Powyżej 12 godzin: pełna dieta (45 zł)

Podróż powyżej doby

Każda pełna doba: pełna dieta (45 zł)

Niepełna doba do 8h: połowa diety (22,50 zł)

Niepełna doba powyżej 8h: pełna dieta (45 zł)

Wpływ bezpłatnego wyżywienia na wysokość diety

Jeśli pracownik otrzymuje podczas podróży służbowej bezpłatne posiłki, kwota diety zostaje odpowiednio pomniejszona:

  • 25% diety - za bezpłatne śniadanie lub kolację (11,25 zł)
  • 50% diety - za bezpłatny obiad (22,50 zł)
  • 75% diety - za śniadanie i obiad lub obiad i kolację
  • 100% diety - za wszystkie posiłki (brak diety)

Kiedy dieta nie przysługuje?

Przypadki gdy dieta nie przysługuje:

  • zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
  • Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie
  • podróż służbowa krótsza niż 8 godzin

Zwrot kosztów noclegu i przejazdów

Koszty noclegu

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w dwóch formach:

Z rachunkiem za nocleg

Zwrot w wysokości stwierdzonej rachunkiem, maksymalnie do 900 zł za dobę (20-krotność diety krajowej)

Bez rachunku - ryczałt

Ryczałt w wysokości 67,50 zł za nocleg (150% diety krajowej)

Warunek: nocleg między 21:00-7:00, minimum 6 godzin

Koszty przejazdów

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi.

Kilometrówka 2025 - stawki za prywatny pojazd

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd prywatnym pojazdem. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w Rozporządzenia Ministra Infrastruktury  z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W takim przypadku przysługuje zwrot kosztów według aktualnych stawek kilometrówki:

Rodzaj pojazdu Stawka za 1 km (2025) Poprzednia stawka (do 2023)
Samochód do 900 cm3 0,89 zł 0,52 zł
Samochód powyżej 900 cm3 1,15 zł 0,84 zł
Motocykl 0,69 zł 0,23 zł
Motorower 0,42 zł 0,14 zł

Ryczałt na komunikację miejscową

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 9 zł (20% diety krajowej).

Rozliczanie podróży krajowej krok po kroku

1
Wniosek o zaliczkę

Przed wyjazdem pracownik może wystąpić o zaliczkę na niezbędne koszty podróży na podstawie wstępnej kalkulacji wydatków.

2
Zbieranie dokumentów

Podczas podróży służbowej zbieraj wszystkie rachunki i faktury potwierdzające poniesione wydatki (bilety, noclegi, inne koszty).

3
Rozliczenie w terminie

Rozliczenie kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia

4
Złożenie dokumentów

Do rozliczenia dołącz wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki. W przypadku braku dokumentu złóż pisemne oświadczenie o przyczynach jego braku.

Praktyczne przykłady obliczania diet

Przykład 1: Podróż słuzbowa krajowa, jednodniowa

Sytuacja

Pracownik wyjeżdża na podróż służbową 15 stycznia 2025 o godz. 8:00 i wraca tego samego dnia o godz. 19:00. Podróż trwa 11 godzin.

Obliczenie:
Podróż 8-12 godzin = połowa diety = 22,50 zł
Ryczałt za dojazdy = 9 zł
Łączna kwota: 31,50 zł

Przykład 2: Podróż słuzbowa krajowa, wielodniowa z noclegiem

Sytuacja

Pracownik wyjeżdża 20 stycznia 2025 o godz. 14:00 i wraca 23 stycznia o godz. 10:00. Nie przedłożył rachunku za nocleg. Otrzymał bezpłatny obiad pierwszego dnia.

Obliczenie diet:
? 20.01 (10h) = pełna dieta minus 50% za obiad = 22,50 zł
? 21.01 (pełna doba) = 45 zł
? 22.01 (pełna doba) = 45 zł
? 23.01 (10h) = pełna dieta = 45 zł
Suma diet: 157,50 zł

Ryczałty:
? 3 noclegi × 67,50 zł = 202,50 zł
? 4 doby × 9 zł (komunikacja) = 36 zł
Suma ryczałtów: 238,50 zł

Łączna kwota: 396 zł

Przykład 3: Podróż słuzbowa krajowa z prywatnym samochodem

Sytuacja

Pracownik jedzie na jednodniową podróż służbową prywatnym samochodem (1.6l) na dystansie 200 km (w obie strony). Podróż trwa 10 godzin.

Obliczenie:
Dieta (8-12h) = 22,50 zł
Kilometrówka: 200 km × 1,15 zł = 230 zł
Ryczałt za dojazdy = 9 zł
Łączna kwota: 261,50 zł

Ważne dla pracodawców spoza budżetówki

Rozporządzenie określa minimalne stawki dla pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pracodawcy prywatni mogą ustalać wyższe stawki, ale nie niższe niż określone w rozporządzeniu. W braku własnych regulacji stosuje się przepisy rozporządzenia.

Podsumowanie

Diety krajowe w 2025 roku wynoszą 45 zł za dobę, co stanowi znaczny wzrost w porównaniu do poprzednich lat. Wraz z podwyżką diet wzrosły również stawki kilometrówki i ryczałty za nocleg. Prawidłowe rozliczanie podróży służbowej wymaga znajomości aktualnych przepisów i terminowego składania dokumentacji.

Pamiętaj o zachowaniu wszystkich dokumentów potwierdzających wydatki i rozliczeniu podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z działem kadr lub księgowości w swojej firmie.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.