Co to jest podróż służbowa (delegacja)?

Podróżą służbową jest wykonywanie polecenia określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Polecenie wyjazdu służbowego określa termin i miejsce wykonania zadania.

Zgodnie ze zmianami przepisów prawa pracy, od 1 stycznia 2003 r. Rozporządzenie ministra pracy określa zasady rozliczania zakładów z tytułu delegacji służbowych z pracownikami państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej są uprawnieni do ustalania we własnym zakresie warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, jednakże w wysokości nie mniejszej, niż wynikająca z podanego rozporządzenia. Jeśli warunki te nie zostaną ustalone, stosuje się przepisy rozporządzenia.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety oraz

• zwrot kosztów.

Świadczenia te przysługują z tytułu:

1. przejazdów,

2. noclegów,

3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na co przeznaczona jest dieta i jak ją obliczyć?

Dietę przeznacza się na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej ustala jej wysokość na 23 złote na dobę podróży.

Jak rozlicza się należności z tytułu przysługującej diety?

Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia, należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania.

• Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

1. od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

2. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

• Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

1. do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

2. ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kiedy dieta nie przysługuje?

Rozporządzenie ministra pracy stanowi, iż dieta nie przysługuje w dwóch konkretnie wskazanych przypadkach:

1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego,

2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie,

3. oraz w przypadkach, gdy pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Czy pracownik może wybrać dowolny środek transportu?

Nie. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca.

Zwrot jakich kosztów może otrzymać pracownik?

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Czy przejazd służbowy pracownika może odbyć się innym środkiem transportu, niż wskazany przez pracodawcę?

Pracodawca, na wniosek pracownika, może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem nie będącym własnością pracodawcy.
W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wysokość zwrotu ustala pracodawca, jednak stawka nie może wyższa niż:

1. 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3;

2. 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3;

3. 0,2302 zł - dla motocykla;

4. 0,1382 zł - dla motoroweru.

Zasadą jednak jest, iż za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Kiedy ryczałt na pokrycie kosztów podróży nie przysługuje pracownikowi?

Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdu. Nie przysługuje także, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Czy pracownik może otrzymać zwrot wydatków poniesionych na nocleg?

Koszty noclegu, które poniósł pracownik w hotelu albo innej tego typu placówce, są zwracane pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeżeli jednak pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i pracownik ten nie przedłożył rachunku na wydatki poniesione na nocleg, to przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
Warunkiem przyjęcia rozliczenia ryczałtowego jest, by nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Kiedy zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje pracownikowi?

Zwroty te nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.  

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pamiętaj, że:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej określa tylko zasady rozliczania zasady rozliczania z tytułu delegacji służbowych z pracownikami państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Inni pracodawcy kwestie zwrotu pracownikom wydatków związanych z podróżą służbową mogą uregulować w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania czy umowach o pracę. Diety nie mogą być jednak niższe od diet krajowych, które określa w/w rozporządzenie. W braku takich uregulowań, stosowane będzie to rozporządzenie. 

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., Nr 236, poz. 1990 ze zmianami).