Spis treści
Co to jest podróż służbowa służbowa?
Ppodróż służbowa to wykonywanie polecenia określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Polecenie wyjazdu służbowego określa termin i miejsce wykonania zadania.
Najważniejsze zmiany w 2025 roku
Od 1 stycznia 2023 roku obowiązują nowe, podwyższone stawki diet krajowych. Dieta wzrosła z 30 zł do 45 zł za dobę, co stanowi zwiększenie o 50%. To pierwsza znacząca podwyżka od 2013 roku.
Wysokość diety krajowej w 2025 roku
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej,
z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju
określone są przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony powyżej
określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania
albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem
zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu
wynagradzania.
Przy czym co istotne - postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w przepisach powyższego Rozporządzenia.
W związku z powyższym w niniejszym artykule omówimy reguły wynikające z przepisów Rozporządzenia. Warto mieć na uwadzę, iż w przypadku sektora prywatnego, warunki mogą być korzystniejsze.
Zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, dieta krajowa w 2025 roku wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej.
| Rodzaj diety | Kwota w 2025 roku | Uwagi |
|---|---|---|
| Dieta pełna | 45,00 zł | Za dobę powyżej 12h lub pełną dobę |
| Dieta połowiczna | 22,50 zł | Za podróż 8-12h lub niepełną dobę do 8h |
| Ryczałt za nocleg | 67,50 zł | 150% diety pełnej (bez rachunku) |
| Maksymalny zwrot za nocleg | 900,00 zł | 20-krotność diety (z rachunkiem) |
Zasady obliczania diet krajowych
Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Sposób obliczania zależy od długości podróży:
Podróż do 12 godzin
8-12 godzin: połowa diety (22,50 zł)
Powyżej 12 godzin: pełna dieta (45 zł)
Podróż powyżej doby
Każda pełna doba: pełna dieta (45 zł)
Niepełna doba do 8h: połowa diety (22,50 zł)
Niepełna doba powyżej 8h: pełna dieta (45 zł)
Wpływ bezpłatnego wyżywienia na wysokość diety
Jeśli pracownik otrzymuje podczas podróży służbowej bezpłatne posiłki, kwota diety zostaje odpowiednio pomniejszona:
- 25% diety - za bezpłatne śniadanie lub kolację (11,25 zł)
- 50% diety - za bezpłatny obiad (22,50 zł)
- 75% diety - za śniadanie i obiad lub obiad i kolację
- 100% diety - za wszystkie posiłki (brak diety)
Kiedy dieta nie przysługuje?
Przypadki gdy dieta nie przysługuje:
- zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
- Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie
- podróż służbowa krótsza niż 8 godzin
Zwrot kosztów noclegu i przejazdów
Koszty noclegu
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w dwóch formach:
Z rachunkiem za nocleg
Zwrot w wysokości stwierdzonej rachunkiem, maksymalnie do 900 zł za dobę (20-krotność diety krajowej)
Bez rachunku - ryczałt
Ryczałt w wysokości 67,50 zł za nocleg (150% diety krajowej)
Warunek: nocleg między 21:00-7:00, minimum 6 godzin
Koszty przejazdów
Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi.
Kilometrówka 2025 - stawki za prywatny pojazd
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd prywatnym pojazdem. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
W takim przypadku przysługuje zwrot kosztów według aktualnych stawek kilometrówki:
| Rodzaj pojazdu | Stawka za 1 km (2025) | Poprzednia stawka (do 2023) |
|---|---|---|
| Samochód do 900 cm3 | 0,89 zł | 0,52 zł |
| Samochód powyżej 900 cm3 | 1,15 zł | 0,84 zł |
| Motocykl | 0,69 zł | 0,23 zł |
| Motorower | 0,42 zł | 0,14 zł |
Ryczałt na komunikację miejscową
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 9 zł (20% diety krajowej).
Rozliczanie podróży krajowej krok po kroku
Przed wyjazdem pracownik może wystąpić o zaliczkę na niezbędne koszty podróży na podstawie wstępnej kalkulacji wydatków.
Podczas podróży służbowej zbieraj wszystkie rachunki i faktury potwierdzające poniesione wydatki (bilety, noclegi, inne koszty).
Rozliczenie kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia
Do rozliczenia dołącz wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki. W przypadku braku dokumentu złóż pisemne oświadczenie o przyczynach jego braku.
Praktyczne przykłady obliczania diet
Przykład 1: Podróż słuzbowa krajowa, jednodniowa
Sytuacja
Pracownik wyjeżdża na podróż służbową 15 stycznia 2025 o godz. 8:00 i wraca tego samego dnia o godz. 19:00. Podróż trwa 11 godzin.
Obliczenie:
Podróż 8-12 godzin = połowa diety = 22,50 zł
Ryczałt za dojazdy = 9 zł
Łączna kwota: 31,50 zł
Przykład 2: Podróż słuzbowa krajowa, wielodniowa z noclegiem
Sytuacja
Pracownik wyjeżdża 20 stycznia 2025 o godz. 14:00 i wraca 23 stycznia o godz. 10:00. Nie przedłożył rachunku za nocleg. Otrzymał bezpłatny obiad pierwszego dnia.
Obliczenie diet:
? 20.01 (10h) = pełna dieta minus 50% za obiad = 22,50 zł
? 21.01 (pełna doba) = 45 zł
? 22.01 (pełna doba) = 45 zł
? 23.01 (10h) = pełna dieta = 45 zł
Suma diet: 157,50 zł
Ryczałty:
? 3 noclegi × 67,50 zł = 202,50 zł
? 4 doby × 9 zł (komunikacja) = 36 zł
Suma ryczałtów: 238,50 zł
Łączna kwota: 396 zł
Przykład 3: Podróż słuzbowa krajowa z prywatnym samochodem
Sytuacja
Pracownik jedzie na jednodniową podróż służbową prywatnym samochodem (1.6l) na dystansie 200 km (w obie strony). Podróż trwa 10 godzin.
Obliczenie:
Dieta (8-12h) = 22,50 zł
Kilometrówka: 200 km × 1,15 zł = 230 zł
Ryczałt za dojazdy = 9 zł
Łączna kwota: 261,50 zł
Ważne dla pracodawców spoza budżetówki
Rozporządzenie określa minimalne stawki dla pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pracodawcy prywatni mogą ustalać wyższe stawki, ale nie niższe niż określone w rozporządzeniu. W braku własnych regulacji stosuje się przepisy rozporządzenia.
Podsumowanie
Diety krajowe w 2025 roku wynoszą 45 zł za dobę, co stanowi znaczny wzrost w porównaniu do poprzednich lat. Wraz z podwyżką diet wzrosły również stawki kilometrówki i ryczałty za nocleg. Prawidłowe rozliczanie podróży służbowej wymaga znajomości aktualnych przepisów i terminowego składania dokumentacji.
Pamiętaj o zachowaniu wszystkich dokumentów potwierdzających wydatki i rozliczeniu podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z działem kadr lub księgowości w swojej firmie.