Urlop bezpłatny - kiedy można wziąć urlop bezpłatny i na jakich zasadach?

Jaki charakter ma urlopy bezpłatne?

Prawo pracy, oprócz przysługującego pracownikowi niezbywalnego prawa do urlopu wypoczynkowego, przewiduje także możliwość skorzystania z urlopu bezpłatnego. Urlop bezpłatny jest przywilejem pracowniczym, z którego zawsze można skorzystać. Przywilej ten nie korzysta jednak z takich dobrodziejstw jak prawo do urlopu wypoczynkowego.

Kiedy można udzielić urlopu bezpłatnego?

Urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić na pisemny wniosek pracownika. Jeżeli udzielony urlop bezpłatny ma trwać dłużej niż 3 miesiące, pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że dopuszczalne jest odwołanie pracownika z takiego urlopu z ważnych przyczyn.

Okresu urlopu bezpłatnego w zasadzie nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jeżeli jednak pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym (czy urlopie wychowawczym) w wymiarze do 1 miesiąca, okres ten wlicza się do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Jak powinien być sformułowany wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego?

Wniosek pracownika nie musi zawierać uzasadnienia, jednak powinien wskazywać czas trwania urlopu.

Czy pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego po otrzymaniu pisemnego wniosku?

O tym, czy wniosek pracownika powinien być uwzględniony, czy odrzucony, decyduje samodzielnie pracodawca. Rozpatrując tę ewentualność, pracodawca bierze pod uwagę potrzeby prawidłowej organizacji pracy oraz doniosłość ewentualnego uzasadnienia. Leży to w sferze swobodnego uznania pracodawcy i jego decyzja odmowna udzielenia urlopu bezpłatnego nie podlega ocenie organów kontrolujących przestrzeganie przepisów prawa pracy. W razie odmowy udzielenia urlopu, pracownikowi generalnie nie służą żadne środki prawne, mające na celu wyegzekwowanie takiego urlopu.

Nawet jeżeli sam wniosek zostanie przez pracodawcę uwzględniony, to kwestia czasu trwania urlopu może podlegać osobnemu uzgodnieniu.

Czego może spodziewać się po urlopie bezpłatnym pracownik?

Po powrocie z urlopu bezpłatnego pracodawca jest obowiązany zatrudnić pracownika na tych samych warunkach jak przed rozpoczęciem urlopu.

W jakich wypadkach udzielenie urlopu bezpłatnego jest obowiązkowe?

Obowiązkowo pracodawca powinien udzielić urlopu bezpłatnego, gdy przepisy szczególne tak stanowią, tj. m.in. kiedy przedmiotem wniosku jest:

• urlop wychowawczy (okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze);
• urlop przysługujący pracownikowi powołanemu do pełnienia funkcji z wyboru w organizacji związkowej, poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania pracy w charakterze pracownika (okres tego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze); 
• urlop udzielany młodocianemu uczęszczającemu do szkoły dla pracujących, na jego wniosek, w okresie ferii szkolnych w wymiarze nie przekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym dwóch miesięcy (okres tego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze);
• urlop udzielany pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych, pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie (w czasie trwania tego urlopu bezpłatnego pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia);
• urlop udzielany osobie skierowanej do pracy przy zwalczaniu epidemii (okres urlopu bezpłatnego zalicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u tego pracodawcy);
• urlop bezpłatny na okres pełnienia funkcji  członka zarządu komisarycznego w banku (okres tego urlopu bezpłatnego jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze);  
• urlop bezpłatny na czas sprawowania funkcji członka Krajowej Rady okres tego urlopu wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia wynikające ze stosunku pracy).

W przypadku wymienionych sytuacji, nie istnieje tu możliwość zastrzeżenia dopuszczalności odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego.

Niektóre innne szczególne przypadki urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy

Możliwa jest też sytuacja, w której pracownik, będąc na urlopie bezpłatnym u jednego pracodawcy, wykonuje pracę u innego. Za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Konieczne do tego jest więc zawarcie porozumienia pomiędzy tymi pracodawcami w tej sprawie. Porozumienie to określać ma okres, przez jaki pracownik ma wykonywać pracę u innego pracodawcy. Niezbędne jest także wyrażenie zgody przez pracownika dokonane na piśmie. Bez zgody pracownika udzielenie urlopu bezpłatnego nawet w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy nie jest możliwe.

Pracownik zachowuje wszelkie uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (czyli u tego, u którego przebywa na urlopie bezpłatnym). 

Porozumienie z innym pracodawcą, na które pracownik wyrazi zgodę na piśmie, prowadzi do tego, że macierzysty pracodawca jest zwolniony od obowiązku wypłacania pracownikowi wynagrodzenia. Pracownik, nie tracąc zatrudnienia u macierzystego pracodawcy, ma zaś możliwość zarobkowania u innego pracodawcy. Okres takiego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Jednocześnie podczas pracy wykonywanej w czasie urlopu bezpłatnego na rzecz drugiego pracodawcy pracownik zachowuje u tego drugiego pracodawcy wszystkie uprawnienia pracownicze z tytułu świadczonej na jego rzecz pracy.

Urlop bezpłatny związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w art. 103[1]-103[5] Kodeksu pracy, mogą być przyznane:

1. zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
2. urlop bezpłatny 

- w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem. Nie przewidziano przy tym zaliczania do stażu pracy pracownika okresu takiego urlopu bezpłatnego, który został mu udzielony w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych z jego własnej inicjatywy.

Pamiętaj, że:

• Pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego z własnej inicjatywy. W praktyce oznacza to, iż pracodawca nie może, np. z powodu przestoju w zakładzie, "wysłać" pracownika na urlop bezpłatny, jeżeli pracownik sam o to nie zawnioskuje.
• Generalnie okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze.
• Urlop bezpłatny trwający nie dłużej niż jeden miesiąc nie ma wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym.
• Urlop wychowawczy udzielany jest na wniosek pracownicy, a czas jego trwania, w dniu zakończenia, wlicza się do stażu pracy u pracodawcy, który go udzielił.
• Urlop udzielany młodocianemu uczęszczającemu do szkoły dla pracujących udzielany jest na jego wniosek, w okresie ferii szkolnych, w wymiarze nie przekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym dwóch miesięcy, a okres tego urlopu wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, (Dz.U. 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.