Jak sporządzić plan urlopów?

Udzielenie urlopu pracownikowi nie sprowadza się jedynie do zaakceptowania wniosku urlopowego, ale jest o wiele bardziej skomplikowane, zwłaszcza dla pracodawcy zatrudniającego większą liczbę pracowników. Pogodzenie potrzeb pracodawcy zapewnienia niezakłóconego procesu produkcyjnego oraz prawa pracownika do urlopu wypoczynkowego często jest trudne. Przezwyciężeniu tych problemów ma służyć sporządzanie przez pracodawcę planów pracy, które będą uwzględniały zarówno interesy pracodawcy, jak i prawa pracowników.

Jak należy sporządzić plan urlopów?

Generalnie pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopów na dany rok kalendarzowy.

Jednakże plan urlopów nie musi obejmować całego roku kalendarzowego; dopuszczalne jest sporządzenie planu urlopów obejmującego część roku kalendarzowego, zwłaszcza w sytuacji gdy pracodawca nie jest w stanie określić potrzeb zakładu pracy, w związku z czym ustalone plany urlopów mogą ulec zmianie w związku ze zmianą potrzeb pracodawcy. W takiej sytuacji korzystniejsze wydaje się ustalenie planu urlopowego obejmującego część roku, niż sporządzanie od razu planu urlopów na cały rok, a następnie modyfikowanie tego planu z powodu wystąpienia okoliczności, których pracodawca nie był w stanie przewidzieć w chwili ustalania planu urlopów.

Kiedy pracodawca jest zwolniony z obowiązku sporządzenia planu urlopów?

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Jeśli natomiast zakładowa organizacja związkowa nie wyraziła zgody na odstąpienie od sporządzenia planu urlopów, pracodawca ma obowiązek sporządzić ten plan. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy, pracownicy reprezentowani są przez kilka organizacji związkowych, organizacje te są obowiązane do wyrażenia wspólnego stanowiska w sprawie zwolnienia z obowiązku sporządzenia planu urlopów w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Rola organizacji związkowych ogranicza się jedynie do wyrażenia zgody na odstąpienie od sporządzania planu urlopów, bądź odmowy wyrażenia zgody na sporządzenie planu urlopów. Przy ustalaniu planu urlopów pracodawca nie ma obowiązku współdziałania z organizacjami związkowymi.

Ponadto z obowiązku sporządzenia planu urlopów zwolnieni są pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe. W takim przypadku tylko do pracodawcy należy wybór, czy chce sporządzać plan urlopów, czy też chce zrezygnować z sporządzania planu urlopów.

W przypadkach kiedy pracodawca nie ma obowiązku sporządzania planu urlopów stosujemy zasady ogólne, zgodnie z którymi pracodawca udziela pracownikowi urlopu po porozumieniu z tym pracownikiem.

Sporządzenie planu urlopów

Obowiązuje generalna zasada, że plan urlopów sporządza pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca ma więc obowiązek przed ustaleniem planu urlopów zasięgnąć opinii pracowników w tej kwestii. Jednakże opinie i wnioski pracowników w kwestii ustalenia terminów wykorzystania urlopów nie są dla pracodawcy wiążące.

Jest jeden wyjątek, kiedy wniosek pracownika w kwestii terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego jest dla pracodawcy wiążący. Dotyczy to pracownicy, która zamierza wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Wyjątek ten dotyczy także m.in. ojca dziecka, który korzystał z urlopu macierzyńskiego i zamierza wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika - ojca wychowującego dziecko lub pracownika - innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175[1] pkt 3 K.p., który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Możliwość zmiany terminu urlopu określonego w planie urlopów

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jednak ustalenie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego w planie urlopów nie uniemożliwia zmiany terminu tego urlopu. Przesłanką dla zmiany terminu wykorzystania jest wystąpienie ważnych przyczyn. Przyczyny uzasadniające zmianę terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego mogą wystąpić zarówno po stronie pracodawcy jak i po stronie pracownika. Ustawodawca nie precyzuje jakie to mogą być ważne przyczyny, dlatego oceny zasadności zmiany terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego należy dokonywać indywidualnie na podstawie okoliczności konkretnego przypadku. Jedynie przykładowo można wskazać, że do przyczyn tych można zaliczyć: konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, brak możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego wspólnie z małżonkiem, klęska żywiołowa. Należy podkreślić, że są to przyczyny odmienne od tych wskazanych w art. 165 Kodeksu pracy, które zobowiązują pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu na termin późniejszy w związku z wystąpieniem tych przyczyn.

Czy urlop na żądanie uwzględnia się w planie urlopów?

Ponieważ urlopu tego nie planuje się z wyprzedzeniem, nie może on zostać objęty planem urlopów. Planem urlopów nie obejmuje się też części urlopu udzielanego w wymiarze do 4 dni na żądanie pracownika na podstawie art. 167[2] Kodeksu pracy, jeżeli pracownik dokonał zgłoszenia przed dniem sporządzenia planu urlopu. Jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie mu urlopu na żądanie po dniu sporządzenia planu urlopów, to pracodawca modyfikuje sporządzony plan urlopów poprzez skrócenie końcowego terminu urlopu wypoczynkowego. Urlop na żądanie nie powiększa wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi na podstawie art. 154 K.p. i przysługuje zarówno pracownikom uprawnionym do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20, jak i 26 dni. 

Sposób poinformowania pracowników o planie urlopów przez pracodawcę

Jeżeli w danym zakładzie pracy obowiązuje plan urlopów, to powinien on zostać sporządzony i ogłoszony z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownicy nim objęci mogli zapoznać się z jego treścią przed dniem rozpoczęcia jego obowiązywania. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Sposób podawania do wiadomości planu urlopów pracownikom może być zatem ustalony w regulaminie pracy lub w inny przyjęty w danym zakładzie pracy sposób.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zmianami).

Zespół
e-prawnik.pl