Odrzucenie wniosku urlopowego.

Odpowiedź prawnika: Odrzucenie wniosku urlopowego.

Art. 163 kodeksu pracy reguluje sposób ustalania terminów urlopów pracowników. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Istnieje jednak możliwość nie ustalania planu urlopów – w takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Z brzmienia powołanego przepisu wynika, że pracodawca ustalając plan urlopów nie jest związany wnioskami pracowników co do terminu urlopu. Wnioski te powinny być uwzględniane, jednakże pracodawca ma prawo skonfrontować je ze swoimi potrzebami co do zapewnienia normalnego, niezakłóconego toku pracy.

Pracodawca, który rezygnuje z ustalania planu urlopów, musi ustalić termin urlopu indywidualnie „po porozumieniu” z pracownikiem. Powołany zwrot oznacza, że taki pracodawca musi zwrócić się do pracownika o wyrażenie jego stanowiska w kwestii terminu urlopu, jednak nie jest on związany preferencjami pracownika. Potwierdza to odesłanie do art. 163 § 1 zd. 2, który zaleca uwzględnianie przy ustalaniu terminu urlopu wniosku pracownika i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy, wniosek ze swej natury ma zaś charakter niewiążący (Krzysztof Rączka, Kodeks pracy. Komentarz).

SN w uzasadnieniu do wyroku z dnia 13 maja 1998 roku (I PKN 99/98) wskazuje, że brak zgody na udzielenie urlopu w określonym terminie nie wymaga szczególnego uzasadnienia, a jedynie gdy termin ten jest wcześniej ustalony w planie urlopów lub uzgodniony indywidualnie, to jego przesunięcie przez pracodawcę może nastąpić tylko wówczas, gdy nieobecność pracownika spowoduje zakłócenia w pracy (art. 164 § 2 k.p.).

Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku – dotyczy to przede wszystkim pracownicy, która wnosi o udzielenie jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

Kodeks pracy nie wskazuje, kiedy pracodawca ma "porozumieć się" z pracownikiem w sprawie indywidualnego ustalenia terminu urlopu. Uwzględniając jednak fakt, że indywidualne ustalenie terminu urlopu ma charakter zastępczy wobec ustanawiania planu urlopów oraz to, że plan może być ustalany niekoniecznie na cały rok kalendarzowy, lecz także na cząstkowe okresy przypadające w danym roku, uznać wypada, że pracodawca może zwrócić się do pracownika w każdym momencie, z tym zastrzeżeniem, że powinno to nastąpić z takim wyprzedzeniem, aby pracodawca mógł udzielić pracownikowi, stosownie do art. 161, urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo (Krzysztof Rączka, Kodeks pracy. Komentarz).

Należy podkreślić, że skoro termin urlopu powinien być ustalony w porozumieniu z pracownikiem, nie jest właściwe nadmierne zwlekanie z dokonaniem koniecznych uzgodnień, gdyż pracownikowi nie można narzucić terminu urlopu, jeżeli jest on dla niego niedogodny.

Odrzucając wniosek urlopowy warto zaproponować w nim alternatywny termin urlopu, tak aby doprowadzić do porozumienia z pracownikiem i ustalenia terminu, który będzie dogodny zarówno dla niego, jak i dla pracodawcy.