Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja

Czego dotyczy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją?

10, a nie 50 lat. Forma elektroniczna zamiast stosu dokumentów. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów. Teraz zajmie się nim Sejm.

Podsumowując, rządowy projekt nowelizacji:

• przewiduje skrócenie okresu przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych z 50 do 10 lat,
• pozwala pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej,
• wskazuje bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jako domyślną.

Projekt ustawy powstał w ścisłej współpracy z biznesem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest częścią pakietu "#100zmianDlaFirm". Przewiduje się, że nowe regulacje powinny zacząć obowiązywać 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat

Proponowana ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. 

Przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje u pracodawców koszty ok. 130 mln zł rocznie. Obecne regulacje nie gwarantują też ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia (emerytury lub renty) będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty (np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano).

Skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Pracodawca będzie mógł również skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników bądź byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, czyli co do zasady przez 50 lat.

W sytuacji, gdy pracownicy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca ich dokumentację pracowniczą będzie nadal przechowywał przez 50 lat.

Podsumowując, aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, nowelizacja, pod względem możliwości skorzystania z nowego rozwiązania, wyróżnia 3 przypadki:

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeżeli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

• Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.   

W niektórych krajach obowiązują podobne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej lub krótsze. Przykładowy czasy przechowywania dokumentacji pracowniczej w innych krajach UE:

• Finlandia - 10 lat,
• Dania - 5 lat,
• Czechy - 3 do 30 lat (w zależności od rodzaju dokumentacji),
• Holandia - brak obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, dokumenty finansowe – 7 lat,
• Niemcy - dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych - 6-10 lat, listy płac - 10 lat.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie więc mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowe).

Jeżeli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli zaś pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców. Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wydanym w porozumieniu z Ministrem Cyfryzacji.             

Jeżeli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej ma wpłynąć na zmniejszenie kosztów u pracodawców związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Skróci się też czas przeszukiwania akt osobowych oraz poprawi jakość dokumentacji (nie będzie dochodziło do jej zużycia).

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

"Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej powinno być tańsze. Na podstawie dostępnych danych założyliśmy, że przy rozproszonej organizacji ok. 500 pracowników, koszty mogą być zmniejszone nawet o ok. 200 tys. zł rocznie" – powiedział wiceminister Haładyj.

Pensja domyślnie na konto

Projekt zakłada przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Obecnie domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce. Żeby otrzymać pensję na konto pracownik musi złożyć stosowne oświadczenie. 

Ta drobna zmiana dostosowuje prawo do rzeczywistości. Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze.

Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką. Po wejściu w życie ustawy pracownik będzie więc musiał złożyć oświadczenie, jeśli chce otrzymać pensję w gotówce.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl