Rewolucja cyfrowa w sądach

Kolejne etapy

Trwa rewolucja cyfrowa w sądach. Dzięki decyzjom Ministra Sprawiedliwości Prokuratora Generalnego to nowy etap w historii sądownictwa. Do wymiaru sprawiedliwości w coraz większym zakresie wprowadzane są rozwiązania informatyczne. 1/3 postępowań jest dziś prowadzonych wyłącznie online. 

Ta rewolucja to m.in. takie ułatwienia dla obywatela, jak elektroniczne doręczenia sądowe czy aplikacja „Portal Informacyjny”, zintegrowana z Profilem Zaufanym, która pozwala korzystać przez telefon komórkowy z wielu usług. To także Elektroniczne Księgi Wieczyste i e-KRS dla przedsiębiorców. Bezpieczeństwu dzieci i ich opiekunów służy dostępny w Internecie rejestr pedofilów czy coraz szerzej stosowany w więziennictwie dozór elektroniczny.

Kilkadziesiąt aplikacji dobrze służy Polakom i polskim sądom, przyspiesza postępowania, ułatwia obrót gospodarczy i odciąża wymiar sprawiedliwości, skoro wiele spraw możemy dziś załatwić online.

Ogromna zmiana to także System Losowego Przydziału Spraw, dzięki któremu nie ma mowy o celowym wyznaczaniu sędziego do jakiejś konkretnej sprawy czy elektroniczny Krajowy Rejestr Zadłużonych, uruchomiony w 2021 roku.

ZREALIZOWANE

Dzięki przepisom przygotowanym w Ministerstwie Sprawiedliwości świetny efekt przyniosło wdrożenie nowoczesnych systemów: Elektronicznego Postępowania Upominawczego, Elektronicznych Ksiąg Wieczystych czy e-KRS (elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy). W rezultacie w 2021 r. aż 30,7 proc. spraw zostało załatwionych w sądach za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. To wzrost w porównaniu z 2020 r. o siedem procent.

Elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy

Sukcesem jest pełna informatyzacja Krajowego Rejestru Sądowego. Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS są składane elektronicznie. To koniec papierowej biurokracji. Od początku lipca przez Portal Rejestrów Sądowych obsługujący e-KRS złożono już 655 tys. wniosków oraz ponad 182 tys. pism. Przedsiębiorcy zarejestrowali też poprzez e-KRS ponad 1220 prostych spółek akcyjnych.

Internetowa przeglądarka dokumentów

Ogromnym ułatwieniem wprowadzonym w 2018 r. są elektroniczne sprawozdania finansowe. Umożliwiliśmy przedsiębiorcom składanie bezpłatnie drogą elektroniczną poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) dokumentów finansowych do KRS. Bez pośrednictwa sądu 98 proc. dokumentów wysłanych w zgłoszeniach jest zamieszczanych automatycznie przez system, który weryfikuje, czy zgłoszenie zostało podpisane przez uprawnioną do reprezentacji osobę. To udogodnienie dla przedsiębiorców i duże oszczędności w sądach związane z brakiem konieczności przechowywania akt papierowych.

Od 15 marca 2018 roku do 7 grudnia 2022 r. w RDF zostało zarejestrowanych ponad 1,6 mln zgłoszeń od przedsiębiorców i dodanych ponad 6,2 mln dokumentów finansowych. Z internetowej przeglądarki Repozytorium użytkownicy pobrali ok. 171,6 mln dokumentów finansowych. 

E-doręczenia

Do usprawnienia postępowań przyczyniają się e-doręczenia. Po wprowadzeniu na początku lipca 2020 r. nowego systemu do profesjonalnych pełnomocników dotarło poprzez Portal Informacyjny sądów już 13,5 mln dokumentów, w tym ok. 5,6 mln doręczeń. W ciągu 24 godzin od zatwierdzenia dokumentu przez sąd pełnomocnik prawny otrzymuje e-doręczenie, co znacząco przyśpiesza postępowanie. Dlatego coraz więcej prawników korzysta z tej możliwości.

Liczba użytkowników Portalu Informatycznego będących profesjonalnymi pełnomocnikami prowadzącymi sprawy sądowe zbliża się do 100 proc. -  to obecnie niemal 54 tysiące osób. Łącznie w portalu zamieszczono ponad 340, 8 mln dokumentów i prawie 10,2 mln nagrań e-Protokołu dotyczących 68,7 mln opublikowanych spraw. W ciągu roku użytkownicy logowali się do portalu ponad 236 mln razy.

Od początku działania systemu liczba doręczeń elektronicznych to ponad 5,6 mln. To już oznacza oszczędność ponad 43 mln zł dla Skarbu Państwa.

Elektroniczne Księgi Wieczyste

1 lipca 2016 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące elektronicznego postępowania wieczystoksięgowego (EPW), na których podstawie notariusze, komornicy sądowi i naczelnicy urzędów skarbowych działający jako organ egzekucyjny składają wnioski o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW). To znacznie ułatwia pracę sądów, ponieważ część danych zawartych we wniosku może być automatycznie przeniesiona do księgi wieczystej.

To również ogromne ułatwienie dla obywateli. Osoby, które szukają informacji na temat księgi wieczystej lub chcą dostać odpis księgi albo inny dokument, nie muszą udawać się do sądu.  Wystarczy, że skorzystają z systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, wchodząc na portal ekw.ms.gov.pl.

Dzięki tym rozwiązaniom już ponad 40 proc. postępowań wieczystoksięgowych wpływa w formie elektronicznej. W 2020 r. liczba wyszukiwań i pobrań z ksiąg wieczystych poprzez ogólnodostępną przeglądarkę internetową EKW wyniosła ponad 170 mln. W 2022 roku z przeglądarki skorzystano już ponad 520,7 mln razy.

System Losowego Przydziału Spraw sędziom

Przełomem był też komputerowy System Losowego Przydziału Spraw sędziom. Wdrożony w 2018 r. gwarantuje losowy przydział składów orzekających do poszczególnych spraw. Daje pewność, że żadna sprawa nie zostanie arbitralnie przydzielona wybranemu sędziemu. Łączy zasadę losowości z zasadą proporcjonalnego przydziału spraw. Nie ma możliwości ingerencji w losowanie. W 2020 r. przydzielono tak sędziom prawie 3,7 mln spraw, w 2021 r. - prawie 4 mln spraw, a do 7 grudnia 2022 r.  - ponad 3,8 mln spraw.

Elektroniczny Krajowy Rejestr Zadłużonych

1 grudnia 2021 r. został uruchomiony nowoczesny system teleinformatyczny obsługujący postępowanie restrukturyzacyjne i upadłościowe - Krajowy Rejestr Zadłużonych. Wnioski i dokumenty do KRZ są składane online. Zmiany umożliwiły cyfryzację postępowania upadłościowego i restrukturyzacyjnego oraz szybszą naprawę zadłużonych firm. Do rejestru trafiają także dłużnicy alimentacyjni.

E-płatności sądowe

Ministerstwo Sprawiedliwości oddało do użytku platformę e-Płatności, służącą do uiszczania wszelkich opłat sądowych. Od 1 stycznia 2017 r. przez e-Płatności można uregulować opłatę sądową za pozew (wniosek), opłatę kancelaryjną (np. za wydanie odpisu orzeczenia) oraz dokonać zakupu znaku opłaty sądowej w formie elektronicznej.

Znak opłaty sądowej ma postać kodu kreskowego i numerycznego odpowiadającego zapisowi w bazie danych systemu e-Płatności. Znak może mieć dowolny nominał. Zabezpieczenia systemu umożliwiają wyłącznie jednokrotne wykorzystanie elektronicznego znaku opłaty sądowej. Jego skasowanie jest możliwe tylko raz. Znak może zostać kupiony przez stronę oplaty.ms.gov.pl.

Cyfrowa rejestracja rozpraw

Ponad 2,5 tysiąca sal sądowych w Polsce zostało wyposażonych w cyfrowy sprzęt audio-wideo do nagrywania rozpraw. W ten sposób utrwalono już ponad 9,2 mln rozpraw, w tym ponad 7,4 mln po 2015 roku. Strony postępowań mogą przez Portal Informacyjny sądu zapoznać się z zapisem rozprawy. Nagrania pełnią rolę elektronicznego protokołu, dzięki czemu w przypadku rejestrowanych elektronicznie rozpraw nie są już potrzebne szczegółowe protokoły na piśmie, co znacznie skraca czas, jaki obywatel musi spędzić w sądzie. Sprzęt ten umożliwia również prowadzenie rozpraw na odległość.

Rozprawy zdalne

W trosce o bezpieczeństwo i sprawne funkcjonowanie sądów Ministerstwo Sprawiedliwości od początku pandemii COVID-19 podejmuje działania, które służą zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy w sądach przy stałym dostępie obywateli do wymiaru sprawiedliwości. Jedną z najważniejszych rekomendacji było przeprowadzanie rozpraw zdalnych w każdej sprawie, w której jest to możliwe. 

Dzięki wcześniejszym inwestycjom w wyposażenie sal rozpraw możliwe stało się uruchomienie rozpraw zdalnych w bardzo krótkim czasie. Od lipca 2020 r. w trybie zdalnym odbyło się łącznie ponad 500 tys. rozpraw.

Już ponad 96 proc. spraw penitencjarnych prowadzonych jest online. Zwiększa to bezpieczeństwo w czasie pandemii, wprowadza oszczędności na konwojach i przyspiesza postępowania. Średni czas postępowania penitencjarnego skrócił się o prawie 15 proc.

Więcej rozpraw online

Uchwalona przez Sejm 28 maja 2021 r. nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego przyjmuje jako zasadę prowadzenie rozpraw w sprawach cywilnych za pośrednictwem środków komunikowania się na odległość. Strony postępowania, a także świadkowie i biegli nie muszą osobiście stawiać się w sądzie. Osobom nieposiadającym odpowiednich urządzeń technicznych zostanie zagwarantowany dostęp do nich w sądzie.

E-licytacje komornicze

E-licytacje komornicze nieruchomości, wprowadzone dzięki przygotowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, otwierają nowe perspektywy przed uczestnikami postępowań. Ułatwiają znalezienie nabywców nieruchomości i uzyskanie najwyższej ceny. Umożliwiają wygodne dotarcie do oferty, uwalniają od zmory zmów cenowych.

Rejestr pedofilów

Z inicjatywy ministra Zbigniewa Ziobro powstał „rejestr pedofilów”, dzięki czemu rodzice mogą sprawdzić pod czyją opieką zostawiają swoje dziecko. Dyrektorzy szkół czy organizatorzy wypoczynku mają obowiązek weryfikować, czy zatrudniane przez nich osoby były karane za przestępstwa pedofilskie, a w dostępnym w Internecie rejestrze każdy znajdzie nazwiska sprawców, którzy dopuścili się przestępstw seksualnych ze szczególnym okrucieństwem lub działali w recydywie. Założono ponad 51 tys. kont instytucjonalnych, za których pośrednictwem podmioty uprawnione (np. dyrektorzy szkół czy organizatorzy wypoczynku dla dzieci) uzyskują informację z rejestru ograniczonego. Do 25 listopada 2022 r. odnotowano ponad 6,3 mln wejść na stronę rejestru publicznego.

Dozór elektroniczny

Sukcesem jest przywrócenie powszechnego stosowania dozoru elektronicznego. Dzięki temu skazani mogą odbywać kary poza więzieniami. To oszczędność dla podatników, ponieważ utrzymanie skazanego w systemie dozoru elektronicznego jest niemal pięciokrotnie tańsze niż koszt jego pobytu w zakładzie karnym.

Dziś dozór elektroniczny jest w kolejnej fazie rozwoju po wejściu w życie nowelizacji zwiększającej górną granicę wykonywania w Systemie Dozoru Elektronicznego kary pozbawienia wolności  o 6 miesięcy, tj. do 1 roku i 6 miesięcy. W związku z tym została przeprowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości niezbędna rozbudowa systemu i od 25 marca 2021 r. zwiększono o 2000 miejsc maksymalną dobową pojemność systemu. Dziś to 8000 miejsc do wykonania kary na dobę. Obecnie w SDE odbywa karę pozbawienia wolności oraz wykonuje środki karne i zabezpieczające ok. 7,2 tys. osób, a SDE objął łącznie już ponad 152 tys. orzeczeń/osób.

Aplikacja Funduszu Sprawiedliwości

W maju 2021 r. została uruchomiona Aplikacja Funduszu Sprawiedliwości. Jest to narzędzie informatyczne, które wspomaga proces przyznawania i rozliczania dotacji ze środków Funduszu Sprawiedliwości, którego dysponentem jest Minister Sprawiedliwości. Jednostki sektora finansów publicznych oraz organizacje pozarządowe korzystają z Aplikacji w celu przygotowania wniosków i ofert w naborach i konkursach ogłaszanych przez dysponenta Funduszu Sprawiedliwości.

Dla ponad 3 000 użytkowników z całej Polski takie narządzie dostępne za pomocą przeglądarki internetowej stanowi istotne ułatwienie nie tylko w procesie ubiegania się o dotacje, ale również w procesie  rozliczania dotacji.

Nieodpłatna pomoc prawna

Wdrożono także system teleinformatyczny do obsługi nieodpłatnej pomocy prawnej , nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej. System zapewnia zwłaszcza sprawne zarządzanie świadczonych w ponad 1 500 punktach usług, kontrolę jakości oraz optymalizację procesu sprawozdawczego (elektroniczna dokumentowanie spraw z wykorzystaniem kart świadczonych usług, elektroniczne wytwarzanie sprawozdań).

W trosce o łatwy dostęp od nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego dla osób potrzebujących zadbano o zapisy przez ogólnopolską stronę internetową  https://zapisy-np.ms.gov.pl/, dzięki której z usług może korzystać jak największa liczba osób.

W REALIZACJI

- "Nie spoczywamy na laurach. Cyfryzacja sądownictwa postępuje. Lada dzień będziemy finalizować pełną informatyzację procesu karnego" - zapowiedział wiceminister Michał Woś.
Rozwijane są też nadal elektroniczne księgi wieczyste i system e-doręczeń.

Pełna informatyzacja sądownictwa umożliwi docelowo obywatelom i przedsiębiorcom dostęp do wymiaru sprawiedliwości bez wychodzenia z domu.

Informatyzacja postępowania karnego

Zostanie zrealizowana przez system Prokuratury Krajowej PROK-SYS. Zapewni on automatyczny dostęp do baz danych podmiotom publicznym i prywatnym, zdalną komunikację ze wszystkimi uczestnikami postępowania (sądy, policja) oraz umożliwi prowadzanie czynności procesowych na odległość.

Ministerstwo Sprawiedliwości przewiduje m.in. wypracowanie rozwiązań w oparciu rozwiązania i doświadczenia Prokuratury Krajowej związane z budową i wdrożeniem systemu centralnego PROK-SYS. To przełoży się m.in. na bezpieczną komunikację między wszystkimi uczestnikami postępowania (Prokuratura, Sądy, Policja, Służba Więzienna). Prowadzone prace przewidują też digitalizację dokumentów oraz akt sprawy. To oznaczałoby dużo łatwiejszy dostęp do akt i materiałów procesowych wszystkim upoważnionym podmiotom.

Zdalny dostęp do danych

Uruchomiony zostanie zdalny dostęp dla sądów do informacji pochodzących z rejestrów i ewidencji i państwowych. Obecnie sądy uzyskują do nich dostęp dopiero po przesłaniu pisma w wersji papierowej, co wydłuża czas postępowań. Wprowadzenie nowych rozwiązań informatycznych skróci czas uzyskania dostępu do danych np. z PESEL, Rejestru Dowodów Osobistych, Rejestru Danych Kontaktowych, Rejestr Dokumentów Paszportowych, Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców, Bazy Usług Stanu Cywilnego, Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Rozwój Ksiąg Wieczystych

Od grudnia 2020 r. stopniowo uruchomiana jest elektroniczna wysyłka zawiadomień z Wydziałów Ksiąg Wieczystych do Ewidencji Gruntów i Budynków prowadzonych w starostwach, która wyeliminuje przekazywanie zawiadomień w wersji papierowej. Wdrożono wysyłkę zawiadomień do EGIB w 166 wydziałach ksiąg wieczystych (48 proc.). Do 7 grudnia br. zostało przekazanych do EGIB ponad 1,4 mln zawiadomień elektronicznych.

Elektroniczne doręczenia sądowe

Każde pismo do sądu będzie można wysyłać i odbierać elektronicznie bez wychodzenia z domu, bez kolejek, bez czekania na potwierdzenie odbioru. Sąd również będzie korzystał z tego rozwiązania, wysyłając pisma do obywateli. Terminy rozpraw nie będą spadać, nie będzie tzw. pustych wokand. Zgubienie listu nie będzie już blokować postępowania, powodować uchylenia sprawy czy przekazania jej do ponownego rozpoznania.

Sąd w smartfonie

Wiele spraw będzie można załatwić w najprostszy i najbardziej wygodny sposób – choćby z własnego telefonu komórkowego (smartfonu). Na przykład wysłać do sądu pismo potwierdzone Profilem Zaufanym, dowiedzieć się o terminie rozprawy, uzyskać wynik losowego przydziału sprawy czy przeczytać zdigitalizowane akta. To sądowe usługi online w jednym miejscu.

Nowoczesne e-usługi publiczne usprawnią działalność sądów powszechnych. Obywatele i pełnomocnicy procesowi w sprawach cywilnych błyskawicznie uzyskają informacje o postępowaniu. Zmiany pozwolą sądom przesyłać pisma i wyroki drogą elektroniczną, a sędziom umożliwią podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl