Przesłanka przetwarzania danych wrażliwych

Odpowiedź prawnika: Przesłanka przetwarzania danych wrażliwych

Za tzw. dane wrażliwe uważa się dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.  Przetwarzanie powyższych danych jest zakazane. Nie jest to jednak zakaz bezwzględny – istnieją od niego pewne wyjątki. 

Przetwarzanie danych wrażliwych jest dopuszczalne, jeżeli:  

1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,  

2. przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony,  

3. przetwarzanie takich danych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyrażenia zgody, do czasu ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora,  

4. jest to niezbędne do wykonania statutowych zadań kościołów i innych związków wyznaniowych, stowarzyszeń, fundacji lub innych niezarobkowych organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub związkowych, pod warunkiem, że przetwarzanie danych dotyczy wyłącznie członków tych organizacji lub instytucji albo osób utrzymujących z nimi stałe kontakty w związku z ich działalnością i zapewnione są pełne gwarancje ochrony przetwarzanych danych,  

5. przetwarzanie dotyczy danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed sądem,  

6. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie,  

7. przetwarzanie jest prowadzone w celu ochrony stanu zdrowia, świadczenia usług medycznych lub leczenia pacjentów przez osoby trudniące się zawodowo leczeniem lub świadczeniem innych usług medycznych, zarządzania udzielaniem usług medycznych i są stworzone pełne gwarancje ochrony danych osobowych,  

8. przetwarzanie dotyczy danych, które zostały podane do wiadomości publicznej przez osobę, której dane dotyczą,  

9. jest to niezbędne do prowadzenia badań naukowych, w tym do przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego; publikowanie wyników badań naukowych nie może następować w sposób umożliwiający identyfikację osób, których dane zostały przetworzone, 

10. przetwarzanie danych jest prowadzone przez stronę w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z orzeczenia wydanego w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. 

Przede wszystkim więc w opisanej sytuacji przetwarzanie takich danych będzie możliwe, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie. Jeżeli nie zostanie zachowana forma pisemna, to zgoda nie będzie skuteczna. Nie stosuje się tu bowiem przepisów kodeksu cywilnego dotyczących formy, nie jest to więc forma tylko dla celów dowodowych.

Inną przesłanką wyłączenia zakazu jest punkt 4. Tego typu organizacje mogą powoływać się na powyższą przesłankę wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do prowadzenia działalności o charakterze niezarobkowym. Jeżeli określona organizacja oprócz działalności podstawowej (statutowej) prowadzi działalność gospodarczą, to niedopuszczalne jest powołanie się na omawianą przesłankę w związku z prowadzeniem tej działalności. Możliwe jest natomiast powołanie się w tym przypadku na omawianą przesłankę w związku z prowadzeniem statutowej działalności .

Wyliczenie różnych podmiotów w punkcie 4 jest przykładowe.  Do tej grupy można zaliczyć różnego rodzaju kluby dyskusyjne. Jest to podyktowane tym, iż istnienie tego typu organizacji zapewnia funkcjonowanie systemu demokratycznego (tak pkt 36 preambuły dyrektywy 95/46/WE, zgodnie z którym celem, stanowiącego odpowiednik art. 27 ust. 2 pkt 4 powołanej dyrektywy, jest zapewnienie funkcjonowania systemu demokratycznego). 

Warto jeszcze zaznaczyć w tym miejscu kwestię przetwarzania danych wrażliwych osób, które starają się o członkostwo w organizacji. Dopuszczenie przetwarzania danych takich osób można dopuścić, jednak z niezwykła ostrożnością. W zasadzie zakaz przetwarzania będzie wyłączony tylko w sytuacji, gdy jest niemal stuprocentowo pewne, że osoba zostanie przyjęta do organizacji.