Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na przejazdy pracowników taksówkami (...)

p o s t a n a w i a

uznać stanowisko Strony za prawidłowe.

U z a s a d n i e n i e

Z przedstawionego przez Stronę we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług rachunkowo - księgowych. W ramach obowiązków służbowych pracownicy korzystają z przejazdów taksówkami. Zapłaty za taksówkę dokonuje najczęściej pracownik, który następnie na podstawie specjalnego przedłożonego przez siebie zestawu dokumentów, uprawniony jest do wystąpienia o zwrot poniesionych wydatków. Pracownicy zobowiązani są do wskazania na specjalnym formularzu rodzaju dowodu poniesienia wydatku, a także kodu projektu, którego wydatek dotyczył. Co do zasady dowodami są faktury VAT lub rachunki. Jednakże w przypadku przejazdów taksówkami zdarza się, że wystawienie faktury wiąże się z istotnymi nakładami czasowymi niewspółmiernymi do kwoty należnej z tytułu usługi i do czasu podróży, zaś natura usług taksówkarskich oraz rozdrobnienie rynku uniemożliwiają w praktyce otrzymanie indywidualnych faktur w późniejszym terminie. W związku z powyższym, zdarza się, że do formularzów rozliczeń załączane bywają paragony fiskalne z kas zainstalowanych w taksówkach. Ze względu na to, że coraz większa ilość taksówkarzy staje się podatnikami VAT, co uniemożliwia uzyskanie od nich tradycyjnego rachunku, Strona rozważa możliwość wprowadzenia jako zasady rozliczeń pracowników w oparciu o paragon fiskalny z kasy rejestrującej zainstalowanej w taksówce. Podpisany przez pracownika formularz wraz z załącznikami, przedstawiany jest do akceptacji menedżerowi odpowiedzialnemu za prowadzenie projektu, w związku z którym poniesiono wydatek. Zadaniem menedżera jest sprawdzenie rozliczenia pod kątem merytorycznym, tzn. zweryfikowanie związku wydatku z realizowanym projektem, sprawdzenie, czy poniesienie wydatku było konieczne oraz weryfikacja okoliczności poniesienia wydatku. Jeżeli rozliczenie wydatków było prawidłowe pracownik otrzymuje zwrot kosztów, a wydatki zaliczone zostają do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka stoi na stanowisku, że wydatki na przejazdy taksówkami, potwierdzone paragonami fiskalnymi i dokumentacją wewnętrzną Spółki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powołuje się przy tym na art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do którego kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1. Strona wskazuje, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzuje sposobu dokumentowania wydatków stanowiących koszt podatkowe. Dlatego też, w ocenie Spółki, fakt poniesienia wydatku może być potwierdzony każdym dowodem, w tym również paragonem z kasy rejestrującej, jeżeli z pozostałych okoliczności wynika, że ma on związek z osiąganymi przez niego przychodami.

Strona zaznacza, że możliwość zwrotu wydatku pracownikowi jest ściśle uzależniona od wykazania przez niego konieczności poniesienia wydatku w związku z realizowanym projektem. Na potwierdzenie swojego stanowiska Spółka powołuje się na interpretacje Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dnia 22.06.2005r., znak ZD/406-78/CIT/05, z dnia 21.06.2005r., znak ZD/406-68/CIT/05 oraz informację udzieloną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa - Ursynów z dnia 28.05.2004r., znak US38/DP/423/325/BJ/2004. Strona przede wszystkim wskazuje na to, że ustawy podatkowe nie określają wyraźnie sposobu dokumentowania kosztów, oraz że dla ustalenia stanu faktycznego można posłużyć się wszelkimi dowodami nie pozostającymi w sprzeczności z prawem. Strona zwraca ponadto uwagę na to, iż w praktyce organów podatkowych paragon z kasy fiskalnej może stanowić dowód poniesienia kosztu, o ile inne dowody pozwalają na powiązanie wydatku z osiąganymi przez podatnika przychodami.

Biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stanowisko Strony, Naczelnik tutejszego Urzędu stwierdza, co następuje:

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zgodnie z utrwalonym w orzecznictwie poglądem za koszty podatkowe uznawane są wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz zostały odpowiednio udokumentowane. W przedmiotowej sprawie mamy do czynienia przede wszystkim z problemem prawidłowej dokumentacji wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych. Ustawy podatkowe w sposób niezwykle ogólny regulują zasady dokumentowania wydatków. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Przepis ten odwołuje się zatem do ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), która w art. 20 stanowi, iż do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Stosownie do art. 21 ust. 1 tej ustawy dowód księgowy winien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, oraz niekoniecznie (art. 21 ust. 1a) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Orzecznictwo NSA wskazuje jednak, że wadliwość dowodu księgowego nie oznacza a priori, że dany koszt nie wystąpił. Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z dnia 13.03.2001r., sygnatura III SA 68/00. W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów.

Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nie posiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku mamy do czynienia z wewnętrznymi dokumentami, których wystawienie związane jest z określonymi procedurami obowiązującymi w Spółce. Należy zauważyć, że pracownik w swoim oświadczeniu zobowiązany jest dokładnie określić okoliczności, w jakich poniesiony został wydatek oraz wskazać projekt, w związku z którym go poniesiono. Ponadto jego oświadczenie weryfikowane jest przez bezpośredniego przełożonego. Tym samym stwierdzić należy, że dokumentacja wewnętrzna oraz przyjęta w Spółce procedura pozwalają powiązać paragon fiskalny z konkretną usługą świadczoną przez Spółkę i wskazuje, iż wydatek potwierdzony paragonem fiskalnym poniesiony został w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Dlatego też, w ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu, tak udokumentowane wydatki na przejazdy taksówkami w celach służbowych, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Pamiętać jednak należy, iż ww. wydatki mogą być poddane szczegółowej analizie przez organ podatkowy w trakcie kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, tj. złożone przez pracowników oświadczenia mogą podlegać sprawdzeniu pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym.

Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak we wstępie.

Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.

Referencje

1471/DPR1/423-5/07/KK, postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego