Dokumentowanie sprzedaży samochodu przez spółkę z o.o. - faktura VAT czy paragon?

Pytanie klienta:

""Spółka kupiła samochód od osoby fizycznej (nie będącej płatnikiem VAT) i zapłaciła podatek od czynności cywilnoprawnych. Czy przy sprzedaży dla osoby fizycznej (nie płatnika VAT) spółka (płatnik VAT) wystawia fakturę VAT? Czy też inny dokument?""

Odpowiedź prawnika:

Odpowiedź prawnicza - najważniejsze ustalenia

Spółka z o.o. nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Faktura powinna być wystawiona jedynie na żądanie nabywcy. Podstawowym dokumentem sprzedaży jest paragon z kasy fiskalnej, o ile spółka podlega temu obowiązkowi.

Obowiązek wystawiania faktury VAT osobom fizycznym

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. To oznacza, że spółka z o.o. może, ale nie musi wystawiać faktury przy sprzedaży samochodu osobie prywatnej.

Brak żądania faktury

Spółka może udokumentować sprzedaż paragonem z kasy fiskalnej lub innym dokumentem (np. umową sprzedaży)

Żądanie faktury przez nabywcę

Spółka ma obowiązek wystawić fakturę VAT, jeśli nabywca zażąda jej wystawienia

Warunki i terminy żądania faktury

Osoba fizyczna może zażądać wystawienia faktury do końca trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji. Po tym terminie wystawienie faktury zależy już od dobrej woli sprzedawcy.

1
Żądanie przed lub w dniu transakcji Faktura powinna być wystawiona maksymalnie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.
2
Żądanie po transakcji (do 3 miesięcy) Faktura powinna być wystawiona w ciągu 15 dni od zgłoszenia żądania.
3
Żądanie po upływie 3 miesięcy Spółka może odmówić wystawienia faktury - nie ma takiego obowiązku.

Kasa fiskalna a sprzedaż osobom fizycznym

Zgodnie z obowiązującymi w 2025 roku przepisami, spółki prowadzące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży na kasie fiskalnej, z wyjątkiem przypadków gdy:

  • Obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekroczył w poprzednim roku 20 000 zł
  • Spółka korzysta z innych zwolnień przedmiotowych określonych w rozporządzeniu

Ważne dla spółek z o.o.

Większość spółek z o.o. prowadzących sprzedaż samoochodów osobom fizycznym będzie zobowiązana do ewidencjonowania na kasie fiskalnej, ponieważ wartość pojedynczej transakcji (sprzedaż samochodu) prawdopodobnie przekroczy roczny limit 20 000 zł.

Dokumentowanie przy użyciu kasy fiskalnej

Jeśli spółka ma obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej, powinna wystawić paragon potwierdzający transakcję. W przypadku jednoczesnego wystawienia faktury na żądanie nabywcy, paragon powinien zostać dołączony do kopii faktury pozostającej u spółki.

Sytuacje bez kasy fiskalnej i bez faktury

W przypadku gdy:

  • Spółka jest zwolniona z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej
  • Nabywca nie żąda faktury VAT

Sprzedaż może być udokumentowana dowolnym dokumentem, np. umową sprzedaży, która zawiera wszystkie istotne elementy transakcji.

Zwolnienie VAT przy sprzedaży samochodu

Sprzedaż samochodu przez spółkę z o.o. podlega opodatkowaniu VAT stawką 23%, z wyjątkiem szczególnych przypadków.

Zwolnienie z VAT - warunki

Sprzedaż samochodu może być zwolniona z VAT jedynie gdy łącznie spełnione są dwa warunki:

  • Przy nabyciu samochodu spółka nie miała prawa do odliczenia podatku VAT
  • Samochód był używany wyłącznie do czynności zwolnionych z VAT

W praktyce zwolnienie z VAT przy sprzedaży samochodu przysługuje głównie przedsiębiorcom zwolnionym podmiotowo z VAT. Spółki z o.o. jako czynni podatnicy VAT rzadko mogą skorzystać z tego zwolnienia.

Długość użytkowania a zwolnienie VAT

Zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (dotyczące 6-miesięcznego użytkowania) zostało uchylone i nie obowiązuje w obecnych przepisach. Sprzedaż samochodu przez czynnego podatnika VAT podlega opodatkowaniu niezależnie od czasu użytkowania.

Dane na fakturze dla osoby fizycznej

Jeśli spółka wystawia fakturę na żądanie osoby fizycznej, nie ma obowiązku zamieszczania na niej numeru NIP ani PESEL nabywcy. Wystarczą podstawowe dane:

  • Imię i nazwisko nabywcy
  • Adres nabywcy
  • Pozostałe elementy wymagane na standardowej fakturze VAT

Praktyczne zalecenia

Najprostsze rozwiązanie

Wystawienie faktury VAT - bezpieczne i zunifikowane podejście, nawet jeśli nie ma obowiązku

Zgodnie z przepisami

Ewidencjonowanie na kasie fiskalnej (jeśli wymagane) + faktura tylko na żądanie nabywcy

Bez kasy fiskalnej

Umowa sprzedaży jako dokument potwierdzający transakcję (jeśli nabywca nie żąda faktury)

Podsumowanie najważniejszych zasad

  • Spółka z o.o. nie ma obowiązku wystawiania faktury osobie fizycznej
  • Faktura musi być wystawiona na żądanie nabywcy (w określonych terminach)
  • Podstawą dokumentowania jest kasa fiskalna (jeśli wymagana) lub inny dokument
  • Sprzedaż samochodu przez spółkę podlega VAT 23% (brak zwolnienia za 6 miesięcy użytkowania)
  • Na fakturze dla osoby fizycznej nie trzeba podawać NIP ani PESEL

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.