Wkrótce wygodny i szybki e-KRS

Zaproponowano m.in. wprowadzenie obowiązku składania wniosków do rejestru przedsiębiorców drogą elektroniczną od 1 marca 2020 r. Projekt zakłada też elektroniczny kontakt wnioskodawcy z sądem rejestrowym np. w sprawie wezwań do uzupełnienia braków, doręczeń elektronicznych. Nowelizacja przewiduje również, że od 1 marca 2020 r. akta rejestrowe będą prowadzone w postaci elektronicznej oraz udostępniane w takiej formie w czytelni akt oraz w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych. Wśród zmian jest także m.in. wprowadzenie obowiązku sporządzania i składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej w odpowiednim formacie danych. Nie będzie już trzeba składać tych sprawozdań do urzędu skarbowego - będą one automatycznie przekazywane z Krajowego Rejestru Sądowego do Ministerstwa Finansów.

 - "Można powiedzieć, że zastaliśmy Krajowy Rejestr Sądowy jako papierowy, a chcemy go zostawić jako w pełni cyfrowy. To wielkie organizacyjne przedsięwzięcie związane z wprowadzeniem najnowocześniejszych technologii informatycznych w obszar działania polskiego sądownictwa i obszar obsługi polskich przedsiębiorców" – powiedział Minister Sprawiedliwości Zbigniew Ziobro.

Koniec papierowej biurokracji

Krajowy Rejestr Sądowy (złożony z trzech osobnych rejestrów: przedsiębiorców; stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej; dłużników niewypłacalnych) wprowadzony został 17 lat temu. Mimo późniejszych modyfikacji system ten nie odpowiada współczesnym potrzebom, związanym zarówno z rozwojem przedsiębiorczości, jak z postępem technologicznym. Dlatego Ministerstwo Sprawiedliwości opracowało nowelizację ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona nowoczesne rozwiązania, korzystne dla przedsiębiorców i państwa, a także integrujące KRS z systemem połączonych rejestrów (BRIS) w krajach Unii Europejskiej.

Podsekretarz Stanu Michał Woś, nadzorujący w Ministerstwie Sprawiedliwości prace nad projektem, zaznacza, że wąskim gardłem życia gospodarczego w Polsce są dziś często procedury związane z Krajowym Rejestrem Sądowym.

- "Spowodowane jest to mnóstwem papierowych wniosków, które są przerzucane z pokoju do pokoju. Musi być papier, musi być pieczątka, wszystko jest wkładane do akt. Chcemy z tym skończyć, doprowadzić do prawdziwej rewolucji i realnych ułatwień dla przedsiębiorców" – dodał.

Wszystkie wnioski elektronicznie

Dziś bolączką przedsiębiorców jest konieczność wypełniania wielu papierowych formularzy i załączników. Błędy przy wypełnianiu skomplikowanych druków powodują, że około jedna czwarta wniosków związanych z KRS wraca do poprawienia lub uzupełnienia przez przedsiębiorców. A to znacznie wydłuża załatwienie sprawy.

Ustawa kończy z papierową biurokracją. Od 1 marca 2020 r. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS będą musiały mieć postać elektroniczną. Złożenie wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie łatwiejsze niż wypełnienie papierowych formularzy. System zostanie zbudowany w sposób przyjazny dla użytkownika. Będzie zawierał szereg podpowiedzi, np. możliwość wyboru opcji z listy. Nie pozwoli na pozostawienie pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne. Tego rodzaju rozwiązania znacznie ograniczą wadliwe wypełnienie wniosku.

Wyłącznie w postaci elektronicznej będą składane też sprawozdania finansowe, tzn. nie do papierowych akt rejestrowych, ale do nowoutworzonego repozytorium dokumentów finansowych.

Dodatkowo, przedsiębiorcy nie będą musieli składać równolegle, jak obecnie, sprawozdań do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Właściwe dokumenty finansowe zostaną do tego rejestru automatycznie przesłane po zamieszczeniu ich w repozytorium dokumentów finansowych.

Do korzystania z systemu przez przedsiębiorcę potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanych ePUAP.

Kontakt z sądem przez internet

Teraz, aby dowiedzieć się, na jakim etapie jest postępowanie prowadzone przez sąd rejestrowy, przedsiębiorca musi osobiście udać się do sądu bądź uzyskać informację telefonicznie. W obu przypadkach jest to czasochłonne, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla sądu. W nowym systemie informację taką będzie można uzyskać samodzielnie - przez internet.

W toczących się postępowaniach wymiana korespondencji (wszelkie wezwania, zarządzenia i postanowienia) między sądem a przedsiębiorcą będzie następowała za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Również orzeczenia kończące postępowanie będą wydawane i doręczane w postaci elektronicznej. Dzięki usłudze „newslettera” przedsiębiorca otrzyma na wskazany sądowi adres e-mailowy informację o doręczeniu mu e-dokumentów sądowych.

Bez zbytecznych czynności

Obecnie nawet wnioski złożone do KRS drogą elektroniczną nie trafiają bezpośrednio do systemu wpisów w sądach rejestrowych. Dane z formularzy najpierw muszą zostać wydrukowane, a potem ręcznie wprowadzane są do systemu wpisów. Po zmianach oba systemy zostaną powiązane, co odciąży sądy od zbytecznej, a pracochłonnej czynności.

Zmiana dotyczy także działu 4 rejestru przedsiębiorców, w którym wpisywane są m.in. objęte egzekucją zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS. Dziś wpisowi podlega każda egzekwowana należność, nawet jeżeli wynosi kilka złotych. Po zmianach wpis nastąpi dopiero, gdy skumulowane zaległości przekroczą kwotę 2 tys. zł. Rozwiązanie to wyeliminuje wpisywanie drobnych zaległości mających charakter incydentalny. Jednocześnie pozwoli ujawniać zaległości tych spółek, które regularnie nie płacą swoich zaległości, choćby tych na niewielką kwotę.

Baza aktów notarialnych

Spółki wpisane do KRS często muszą dokonywać swoich czynności w formie aktu notarialnego, który należy złożyć do KRS. Po zmianach czynność ta nie będzie już ich absorbować. Powstanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego, który podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS, jego elektroniczny wypis zostanie przez notariusza umieszczony w Repozytorium. Przedsiębiorca poda we wniosku składanym do KRS numer elektronicznego wypisu aktu notarialnego w Repozytorium, a po wpłynięciu wniosku dokument zostanie do niego automatycznie dołączony.

Czytelnia online

Powstanie dostępny dla każdego internetowy portal, na którym bezpłatnie zostaną udostępnione akta rejestrowe przedsiębiorcy, z wszystkimi dołączonymi do nich dokumentami. Dziś, żeby przejrzeć akta, trzeba udać się do sądu, a potrzebę przejrzenia akt zgłosić na kilka dni wcześniej.

Integracja z rejestrami UE

Przedsiębiorcy coraz bardziej rozszerzają swoją działalność poza granice kraju. W związku z tym rośnie zapotrzebowanie obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej na dostęp do oficjalnych i wiarygodnych informacji o spółkach aktywnych w kilku krajach. Ustawa umożliwi integrację KRS z systemem połączonych rejestrów w krajach Unii Europejskiej (BRIS - Business Registers Interconnection System). Informacje o spółkach zarejestrowanych poza Polską w innych państwach będą dostępne na portalu e-Justice prowadzonym przez Komisję Europejską.

Zob. też: Wygodny i szybki e-KRS