Bilans sp. z o.o.

Odpowiedź prawnika: Bilans sp. z o.o.

Zagadnienie to reguluje ustawa o rachunkowości, a konkretnie jej art. 52 ust. 2, który stanowi, iż : Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 45 ust. 2 wskazanej wyżej ustawy w skład sprawozdania finansowego wchodzi:

1) bilansu,  

2) rachunku zysków i strat,  

3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.  

 Wskazuje to zatem na to, iż art. 52 ust. 2 odnosi się również do Państwa sytuacji (oczywiście jeśli nie posłużyliście się Państwo określeniem bilans w znaczeniu innym niż przypisuje mu ustawa o rachunkowości).

Oznacza to, iż sprawozdanie finansowe (w tym bilans) powinien być podpisany przez podmiot, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych - czyli w tej sytuacji biuro rachunkowe, jak i „kierownika jednostki", a w przypadku gdy jest nim organ kolegialny, to wszystkich członków tego organu kolegialnego (zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 będą to wszyscy członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). W przypadku oczywiście gdy zarząd jest jednoosobowy, to wystarczający jest podpis prezesa. Nie wystarczający wydaje się podpis prokurenta, gdyż zgodnie ze wspomnianym wyżej art. 3 ust. 1 pkt 6 pełnomocnicy (prokurent to pełnomocnik osoby prowadzącej działalność gospodarczą) są wyłączeni spod pojęcia „kierownik organu".

Jeśli chodzi o odpowiedzialność za błędy w sprawozdaniu finansowym (bilansie), to reguluje ją art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości:

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą (a zatem też w zakresie składanych przez spółkę sprawozdań finansowych), w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą (takim podmiotem może być biuro rachunkowe). Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Nadto art. 4a ust. 1 niniejszej ustawy stanowi, iż: Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie.

Z tych wszystkich przepisów wynika, iż nawet powierzenie prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań profesjonalnemu podmiotowi (biuru rachunkowemu) nie zwalnia członków zarząd z odpowiedzialności za ewentualne błędy i uchybienia w sporządzeniu takich sprawozdań. Jest to o tyle logiczne, iż to zarząd odpowiada za całokształt działalności spółki i nie powinien „przerzucać" odpowiedzialności na podmioty zewnętrzne.

W przypadku wystąpieniu błędów w sprawozdaniach finansowych organy spółki z o.o. mogą oczywiście domagać się odszkodowania od biura rachunkowego, w wypadku spełniania przesłanek określonych w innych przepisach (np.: art. 415 kodeksu cywilnego).