Wokanda a ochrona danych osobowych

Odpowiedź prawnika: Wokanda a ochrona danych osobowych

Odpowiedź na niniejsze pytanie należy rozpocząć od stwierdzenia, że za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Tym samym o ochronie danych osobowych na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych, można mówić wyłącznie w stosunku do osób fizycznych, a nie w stosunku do osób prawnych. Natomiast, zarówno do osób fizycznych jak i prawnych stosuje się przepisy o ochronie dóbr osobistych.

Sporządzanie wokandy przez reguluje Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sadowej. Wokanda stanowi dokument, sporządzany przez sekretariat sądu, z rozprawy lub posiedzenia (w tym niejawnego). W wypadku rozprawy lub posiedzenia z udziałem stron sekretariat sporządza wokandę przed ich terminem. Wokanda zawiera imiona i nazwiska sędziów i ławników, sygnatury akt spraw wyznaczonych na posiedzenie, oznaczenie godzin, na które sprawy wyznaczono, imiona i nazwiska stron i innych osób wezwanych. W sprawach rozpoznawanych w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego na wokandzie podaje się ponadto przedmiot sprawy, a w postępowaniu karnym i w sprawach o wykroczenia - sygnaturę akt oskarżyciela publicznego i kwalifikację prawną czynu zarzucanego oskarżonemu. Jeden egzemplarz wokandy wywiesza się przed salą, w której odbywa się posiedzenie; na egzemplarzu tym odnotowuje się zaistniałe zmiany planowanego czasu rozpoznania danej sprawy oraz zakreśla się numery spraw rozpoznanych w danym dniu, niezwłocznie po zakończeniu każdej z nich (§ 24 ust. 2 Zarządzenia). Kwestię wywieszania wokandy na drzwiach sali rozpraw oceniał z punktu widzenia ochrony danych osobowych Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Organ ten uznał okoliczność, że obowiązujące przepisy prawa nakazują umieszczenie danych osobowych określonych osób na wokandzie sądowej, a tym samym dane te są dostępne dla osób, które chcą się zapoznać z treścią wywieszonej na drzwiach sali sądowej wokandy (a zatem można je wywieszać), jednakże nie oznacza to, że dane te nie podlegają ochronie przewidzianej ustawą o ochronie danych osobowych.

Administrator tych danych zobowiązany jest bowiem dopełnić wszystkich spoczywających na nim na mocy przepisów o ochronie danych osobowych obowiązków, w tym obowiązany jest m. in. do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Należy zatem przyjąć, że wywieszenie wokandy na drzwiach sali sądowej, co umożliwia jednocześnie zapoznanie się osób przebywających w sądzie z danymi osobowymi wymienionych tam osób, nie stanowi naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych. Jednocześnie na administratorze danych (w tym wypadku sądzie) spoczywa obowiązek niedopuszczenia do przetwarzania tych danych w sposób niezgodny z ustawą.

Przetwarzanie danych osobowych jest możliwe w sytuacjach wyraźnie wymienionych w ustawie:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, 

• jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. 

Jeśli zatem osoba przeglądająca wokandy jedną z wymienionych powyżej przesłanek, wówczas można uznać, że dopuszczalne jest wykorzystywanie przez nią informacji zawartych w wokandzie.

Wprawdzie nie wiemy, w jaki sposób używałby Pan informacji dotyczących zarówno osób fizycznych, jak i prawnych, ale wskutek Pańskich działań możliwe byłoby naruszenie ich dóbr osobistych, takich jak, przykładowo: cześć, czy wizerunek.