Jak odpowiednio zabezpieczyć się przy współpracy z kontrahentem zagranicznym?

Co raz więcej polskich przedsiębiorców rozpoczyna współpracę z kontrahentami zagranicznymi. Niewątpliwie dużym ułatwieniem dla nich jest już samo członkostwo Polski w Unii Europejskiej, której przyświeca za cel rozwój wzajemnej współpracy państw członkowskich oraz międzywspólnotowej wymiany gospodarczej. Polskich przedsiębiorców kusi natomiast chęć poszerzenia rynku zbytu dla oferowanych przez nich produktów oraz zwiększenia zysków. Jednakże należy się zastanowić nad tym, czy aby na pewno odpowiednio zabezpieczamy zagraniczne kontrakty? Czy fakt, że kontrahent ma siedzibę za granicą, pozwala polskim przedsiębiorcom czuć się bezpiecznie i odstąpić od jego weryfikacji już na starcie? Na rynkach zagranicznych istnieją również nierzetelni oraz nieuczciwi przedsiębiorcy, którzy wykorzystują niejednokrotnie sytuację mniejszych i mniej nieświadomych kontrahentów.

Niniejszy artykuł ma na celu przedstawienie podstawowych wskazówek, jakie powinny przyświecać przedsiębiorcy rozpoczynającemu współpracę z zagranicznym kontrahentem.

W pierwszej kolejności, przed nawiązaniem współpracy z kontrahentem zagranicznym, dokładnie zweryfikuj jego dane. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy kontrahent jest wpisany do rejestru przedsiębiorców, odpowiadającemu przykładowo Krajowemu Rejestrowi Sądowemu (osoby prawne – między innymi spółki prawa handlowego), czy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (spółki cywilne, jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzone przez osoby fizyczne). Praktycznie każde państwo prowadzi taki rejestr przedsiębiorców z którego możemy w łatwy sposób ustalić podstawowe dane kontrahenta. Między innymi z rejestru takiego uzyskamy informacje o pełnej nazwie przedsiębiorcy, adresie jego siedziby, wysokości kapitału zakładowego, dacie rozpoczęcia działalności, czy osobach wchodzących w skład zarządu lub wspólnikach uprawnionych do reprezentacji firmy (bardzo ważny aspekt z uwagi na ewentualną ważność podpisanych kontraktów). Co więcej, w niektórych rejestrach znajdziemy również informacje dotyczące ewentualnych postępowań upadłościowych lub egzekucyjnych prowadzonych przeciwko firmie. Należy pamiętać jednakże, iż czasami uzyskanie takich informacji z rejestru przedsiębiorców może podlegać opłacie. Zazwyczaj są to jednak niewygórowane kwoty, które na pewno warto ponieść przy rozpoczęciu współpracy.
W ostateczności, istnieje również możliwość, aby poprosić kontrahenta zagranicznego przedstawienie takiego odpisu z rejestru przedsiębiorców. Jeżeli kontrahent jest profesjonalistą, któremu zależy na długotrwałej współpracy, na pewno będzie dysponował takim dokumentem.   

Kolejnym etapem współpracy z kontrahentem zagranicznym będzie podpisanie umowy. Bardzo często możemy się spotkać z tzw. umową ramową, która jest bardzo popularna na rynku międzynarodowym. Przedsiębiorcy w umowie tej, w sposób kompleksowy określają warunki współpracy handlowej. Umowa tak pozwala zapobiec większość problemów, które mogłyby zaistnieć w toku jej realizacji.

Zawarcie jakiejkolwiek umowy bardzo często poprzedzone długotrwałymi negocjacjami, podczas których przedsiębiorcy muszą dojść do konsensusu w zakresie jej elementarnych zapisów.
W szczególności chodzi tutaj o przedmiot kontraktu, warunki wynagradzania oraz sposoby rozliczeń, czy obowiązki i prawa stron. Istnieją również inne postanowienia umowy, na które również należy zwrócić szczególną uwagę podczas podpisywania umowy, a które to mogą
w znacznym stopniu ułatwić przedsiębiorcy wyegzekwowanie należności od nieuczciwego przedsiębiorcy w przyszłości.

Przedsiębiorca zawierający umowę z zagranicznym kontrahentem musi zwrócić uwagę na właściwość sądu rozstrzygającego ewentualne spory. Należy liczyć się z faktem, że spory wynikające z niektórych umów będą rozstrzygane przez sądy zagraniczne zgodnie z prawem obcym. Prawo właściwe dla danego kontraktu jest określone w wielu aktach prawnych (ustawach, konwencjach, umowach dwu i wielostronnych). W Polsce, oprócz aktów o charakterze międzynarodowym, właściwość prawa określa ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. prawo prywatne międzynarodowe (Dz.U. 2011 nr 80 poz. 432). Jednakże należy pamiętać, że ustawa ta znajduje zastosowanie tylko
i wyłącznie wtedy, kiedy umowa międzynarodowa, której Polska jest stroną, lub też inny akt wyższego rzędu w hierarchii źródeł prawa, nie stanowi inaczej.

Należy pamiętać również o rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
nr 1215/2012 z dnia 12 grudnia 2012 r. w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych, zastępującego rozporządzenie Rady (WE)
nr 44/2001 z 22 grudnia 2000 r. Zgodnie z ww. aktem osoby mające miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego mogą być pozywane, niezależnie od ich obywatelstwa, przed sądy tego państwa członkowskiego. W szczególności przedsiębiorca może być pozwany przed sąd właściwy ze względu na miejsca, gdzie zobowiązanie zostało wykonane albo miało być wykonane. Natomiast gdy przedmiotem sporu są usługi, przez sąd w państwie członkowskim, w którym usługi zgodnie z umową były świadczone albo miały być świadczone. Akt ten rozstrzyga również
o właściwości sądu w przypadku sporów dotyczących ubezpieczenia, umów o pracę, czy umów zawieranych pomiędzy konsumentami.

  Jeżeli chcemy przeanalizować, jakie prawo i sąd będą właściwe w danym przypadku, należy dokonać kompleksowej analizy ww. przepisów prawa.

Przed takim obrotem spraw możemy się jednak uchronić zawierając już w treści umowy klauzulę wskazującą na prawo oraz sąd właściwy dla rozstrzygania danych sporów. Z ostrożności, przedsiębiorca powinien zawrzeć postanowienia określające prawo właściwe do interpretacji zawartego kontraktu ze wskazaniem sądu będącego rozstrzygać wynikłe z niego spory. Naturalnie, jeżeli chodzi o wybór prawa właściwego dla polskiego przedsiębiorcy, to najlepszym rozwiązaniem jest wybór prawa polskiego. Byłoby to rozwiązanie bardziej ekonomiczne, analizując pod kątem wysokości kosztów dochodzenia roszczeń za granicą. Takie rozwiązanie umożliwia przeprowadzenie postępowania sądowego w Polsce według polskich przepisów prawnych. Jeśli strony same nie dokonają wyboru prawa, o tym które prawo będzie właściwe, rozstrzygały będą przepisy kolizyjne każdego z państw, w których strony mają siedzibę, oraz przepisy właściwych umów międzynarodowych.

Kolejnym istotnym elementem przy zamieraniu umowy międzynarodowej jest konieczność wyboru języka, w którym umowa ta ma być sformułowana. Kwestia ta ma duże znaczenie
w przypadku ewentualnego postępowania przed sądem. Sporządzenie kontraktu wyłącznie
w języku obcym może utrudnić postępowanie dowodowe. Dlatego także,  warto być przezornym
i sporządzić umowę w dwóch językach wskazując także, który język będzie brany pod uwagę
w przypadku pojawienia się wątpliwości interpretacyjnych.  

Bardzo pomocą kwestią przy zawieraniu umów z kontrahentem zagranicznym może być również stosowanie reguł Incoterms. Jest to zbiór międzynarodowych reguł, opracowanych przez Międzynarodową Izbę Handlową w Paryżu, określających warunki sprzedaży towaru. Ich stosowanie znalazło uznanie wśród kontrahentów i jest szeroko rozpowszechnione na całym świecie.

Reguły Incoterms rozdzielają przede wszystkim koszty i odpowiedzialność pomiędzy nabywcę i sprzedawcę oraz określają rodzaj uzgodnionego transportu. W każdym kontrakcie handlowym jedną z podstawowych kwestii jest ustalenie, która ze stron kontraktu – kupujący czy sprzedający –  podejmie się organizacji transportu towaru, poniesie jego koszty, a także co istotne ryzyko z nim związane. W takiej sytuacji przychodzą z pomocą właśnie reguły Incoterms, określając w sposób usystematyzowany przewóz produktów, rozliczenie odpowiedzialności eksportowych
i importowych, pokrycie kosztów, w tym transportu i ubezpieczenia, przeniesienie ryzyka za stan produktów w różnych punktach procesu transportowego.

Abstrahując od powyższego, należy rozważyć możliwość wprowadzenia do umowy zapisu na sąd polubowny (tzw. klauzula arbitrażowa). W sytuacji, gdy kontrahenci z różnych krajów zdecydują się na wybór neutralnego arbitrażu, istnieje większe prawdopodobieństwo, że po zakończeniu sporu nadal będą zainteresowani dalszą współpracą. Poddanie takiego sporu pod arbitraż jest w większości przypadków rozwiązaniem prostszym, szybszym i tańszym od zwykłego procesu sądowego.

Na zakończenie należy wskazać, iż w przypadku powzięcia jakichkolwiek wątpliwości
co do możliwości realizacji umowy przez drugą stronę, warto odpowiednio się zabezpieczyć na przyszłość. W takich sytuacjach pomocna może być próba uzyskania od kontrahenta gwarancji ubezpieczeniowej lub bankowej, czy chociażby zastosowanie szeroko rozpowszechnionej przedpłaty za towar lub weksla in blanco. Ponadto, wiele firm, jako środek zabezpieczający, ubezpieczenia wierzytelności, co pozwala na zwrot chociażby części należności.

Kontrakty międzynarodowe mogą być znacznym źródłem dochodu dla polskich przedsiębiorców. Należy jednakże pamiętać o przedsięwzięciu kilku podstawowych środków ostrożności przy ich zawieraniu. Bowiem w sytuacji zaistniałego sporu z kontrahentem zagranicznym, umożliwią one na łatwiejszą i szybszą drogę dochodzenia swoich praw, a także pozwolą zaoszczędzić dużo pieniędzy na zagraniczne postępowania sądowe. 

Tomasz Motała