Jakie dane zamieszcza się na fakturze VAT?

Podstawowe dane na fakturze VAT

Przepisy ustawy o VAT, jak również rozporządzenia fakturowego określają podstawowe dane, jakie powinna zawierać faktura VAT. Faktura VAT powinna więc zawierać następujące elementy: 

1)   datę jej wystawienia; 

2)   kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 

3)   imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; 

4)   numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku; 

5)   numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

6)   datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;

7)  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8)   miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9)  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10)  kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11)  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12)  stawkę podatku;

13)  sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14)  kwotę podatku, od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15)  kwotę należności ogółem.

Dane dodatkowe i uzupełniające

W punkcie wyżej zostały przedstawione podstawowe informacje, jakie musi zawierać każda faktura. Należy jednak zaznaczyć, że podatnik ma możliwość zamieszczenia na fakturze dodatkowych informacji, o których przepisy nie mówią wprost.

Mogą to być m.in. następujące dane:

informacje o umowach, zamówieniach,

informacje na temat stron internetowych i kont elektronicznych,

dane dotyczące rachunków bankowych i ich numery,

zastrzeżenie prawa własności do chwili uiszczenia całej ceny przez nabywcę.

Powyższe dane są oczywiście przykładowe. Podatnicy mogą na fakturze zamieszczać również inne dane.

 Pieczątka na fakturze - obowiązek, czy zbędny formalizm?

W praktyce wielu podatników zastanawia się, czy pieczątka jest obligatoryjnym elementem faktury VAT. Punktem wyjścia przy rozważaniu tej kwestii jest ustalenie, czy pieczątka jest w ogóle niezbędna w prowadzonej działalności. Należy zaznaczyć, iż żadne z obowiązujących przepisów nie nakazują posiadania przez przedsiębiorcę pieczęci firmowej. Jedynie przepisy o statystyce publicznej stanowią, że na pieczęci firmowej (jeżeli już przedsiębiorca się nią posługuje) musi się znajdować numer REGON. W praktyce życia gospodarczego bez pieczątki firmowej nie da się funkcjonować. Trzeba jednak zaznaczyć, iż nie ma obowiązku zamieszczania pieczęci firmowej na fakturze VAT. 

Pomimo tego, że przepisy nie wymagają podpisywania faktur VAT, warto rzeczywiście wymagać podpisywanie faktur, za które należność nie jest płacona od razu. Jeżeli bowiem nabywca nie będzie chciał zapłacić za nabyty towar, wówczas podpis na fakturze będzie umożliwiał szybkie wystąpienie do sądu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Oczywiście brak podpisu na fakturze nie oznacza niemożności wygrania sprawy w sądzie, może ona jednak potrwać dłużej (będzie można co najwyżej uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, który w przeciwieństwie do nakazu wydanego w postępowaniu nakazowym nie stanowi np. tytułu zabezpieczenia, co oznacza, że można na jego podstawie prowadzić egzekucję dopiero z chwilą uprawomocnienia).

W świetle obowiązujących przepisów utraciły znaczenie tzw. upoważnienia do wystawiania faktur VAT bez podpisu (wyrażane najczęściej za pomocą takiej formuły: „Upoważniam X do wystawiania faktur VAT bez podpisu osoby upoważnionej do odbioru”). Na mocy poprzednich przepisów, obowiązujących przed wejściem Polski do Unii Europejskiej, takie upoważnienie było konieczne do wystawienia faktury bez podpisu nabywcy.

Ze względu na brak obowiązku podpisywania faktur, upoważnienia takie straciły obecnie na znaczeniu. Pomimo tego wiele firm stosuje je w dalszym ciągu. Oczywiście posiadanie takiego upoważnienia nie jest postępowaniem sprzecznym z przepisami; należy jednak zaznaczyć, iż jest ono w chwili obecnej całkowicie bezskuteczne - ważna i właściwie wystawiona faktura może bowiem nie zawierać podpisów żadnej ze stron.

Przeliczanie kwot w walutach obcych na złotówki

Sposób przeliczania kwot wyrażanych na fakturach własnych i obcych na złotówki, określają przepisy rozporządzenia wykonawczego do ustawy o podatku od towarów i usług oraz sama ustawa.

 W sytuacji gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

 W przypadku gdy zgodnie z przepisami ustawy lub przepisami wykonawczymi do ustawy podatnik może wystawić fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego i wystawi ją w przewidzianym przepisami terminie, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej na tej fakturze, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

Natomiast, jeśli chodzi o import towarów przeliczenia na złote dokonuje się zgodnie z przepisami celnymi. Te przepisy stosuje się również co do kwot wyrażonych w walucie obcej za usługi wstępu na imprezy masowe.

Omawiana zasada będzie miała w każdym przypadku zastosowanie do przeliczania kwoty podstawy opodatkowania z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług czy nabycia towarów od zagranicznego podatnika, w przypadku którego podatnikiem jest nabywca.

Odrębna zasada obowiązuje , jeśli faktura dokumentuje świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, zgodnie bowiem z ustępem 10 rozporządzenia wykonawczego kwoty wyrażone w euro wykazywane na fakturze wystawianej przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej dokumentującej świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, przelicza się na złote według średniego miesięcznego krzyżowego kursu zamknięcia obliczonego przez Grupę Reutera na podstawie dziennego kursu kupna euro z miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym wykonano usługę.

Waluty obce a kwota netto, podatek VAT i kwota brutto

Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Podkreślić tutaj należy, że kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określone są kwoty w fakturze.

 Przykład:

• Podatnik VAT świadczy na rzecz kontrahenta niemieckiego usługę serwisową, która zgodnie z przepisami ustawy o VAT, opodatkowana jest w Polsce.

Należność za usługę wynosi 2.000 euro. Do tej kwoty należy doliczyć VAT wg stawki 23%, a więc 460 euro. Podatek VAT musi być jednak wyrażony na fakturze w złotówkach - przyjmując, że kurs z dnia wystawienia faktury wynosi 3,9, na fakturze będą widniały kwoty: 2.000 euro + 1.794 zł VAT - razem 2.460 euro. Podatnik od swojego kontrahenta niemieckiego otrzyma zapłatę w wysokości 2.460 euro.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Tekst jednolity: Dz.  U. 2011 r. Nr 177 poz.1054 ze zm.);
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. 2011 r. Nr 68 poz. 360)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl