Kasa fiskalna w przedsiębiorstwie

Czym jest kasa fiskalna, kto i kiedy musi ją mieć, a także jakie obowiązki związane są z jej posiadaniem.

Co to jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż. Są trzy rodzaje kas: kasy on-line, kasy z zapisem elektronicznym i kasy z zapisem papierowym. Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Kasy starszego typu (kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym) są stopniowo wycofywane z rynku. Jeśli kupujesz kasę powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy i deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nie prowadzącym własnej firmy lub rolnikom ryczałtowym (czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze, korzystającym ze zwolnienia z VAT).

Nie masz obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli sprzedajesz towary lub usługiwyłącznie firmom, które ewidencjonują swoje przychody na podstawie wystawianych faktur.

Kiedy nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej?

Kogo dotyczą zwolnienia

Część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienie może obejmować:

• całą sprzedaż, której dotyczy obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy. To zwolnienie stosuje się, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł.
• wybrane kategorie towarów lub usług. To zwolnienie dotyczy sprzedaży towarów lub usług, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania.

Pamiętaj: zwolnienia z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej obowiązują do 31 grudnia 2021 r.

Kto nie może korzystać ze zwolnień?

Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Są to - na przykład - gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe oraz usługi: przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Zobacz: art. 4 rozporządzenia z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących  - lista towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania

Przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi wymienione w rozporządzeniu, muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, niezależnie od wielkości obrotu.

Jak sprawdzić czy firma może korzystać ze zwolnienia?

Jeśli chcesz sprawdzić czy twoja firma, kwalifikuje się do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy, musisz wziąć pod uwagę dodatkowe warunki. Są one inne dla przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i tych, którzy ją zaczęli w bieżącym roku podatkowym. Różne są także terminy wygaśnięcia konkretnych zwolnień.

Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Jeżeli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków, nie musisz mieć kasy fiskalnej:

• w poprzednim roku podatkowym twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą własnej firmy lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 000 zł i jednocześnie nie byłeś zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku.
  Uwaga: zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony.
• twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym, był wyższy niż 80%.
  Uwaga: zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.

Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym 

Jeśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków wymienionych poniżej, nie musisz mieć kasy fiskalnej:

• przewidujesz, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy oraz rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 000 zł. Obrót wyliczasz w proporcji do okresu jego realizacji w danym roku podatkowym. Zobacz: Jak obliczyć obrót.
  Uwaga: zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

Przykład 1

Limit przekroczyłeś 5 maja 2019 r. Od 1 sierpnia 2019 r. nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

Przykład 2

Limit przekroczyłeś 30 czerwca 2019 r. Od 1 września 2019 r. nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

• po 31 grudnia 2018 r. zacząłeś sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy oraz rolnikom ryczałtowym i przewidujesz, że przez pierwsze sześć miesięcy oraz za okres do końca roku (jeśli do końca roku pozostało  mniej niż sześć miesięcy) udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy niż 80%.
  Uwaga: zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80 %.  

Przykład 1

W 2019 r. rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług ubezpieczeniowych (sprzedaż tych usług zwolniona jest z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej). Równolegle realizujesz sprzedaż, która  nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2019 r. twoje obroty  wynosiły 40 000 zł, w tym ze sprzedaży usług ubezpieczeniowych na rzecz osób prywatnych obrót wynosi 35 000 zł, w pozostałym zakresie - 5 000 zł. Oznacza to, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitym twoim obrocie wynosi 88%. Zatem przekroczyłeś próg 80% i nie musisz używać kasy.

Przykład 2

Od sierpnia 2019 r. zaczynasz prowadzenie szkoły policealnej (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej) na rzecz osób prywatnych i dodatkowo rozpoczynasz działalność, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania i przewidujesz, że do końca grudnia  udział procentowy obrotu z tytułu prowadzenia szkoły policealnej w twoim całkowitym obrocie wyniesie 85%, a pozostałe 15% będzie stanowiła działalność szkoły tańca. Nie musisz mieć kasy fiskalnej, ponieważ udział procentowy obrotu z tytułu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej przekroczył próg 80%.

Jak obliczyć obrót?

Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w oparciu o wartość sprzedaży netto. Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.

Przykład 1

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2018 r. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nie prowadzące własnej firmy). Działalność została rozpoczęta od nowego roku, w związku z tym limit po przekroczeniu którego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy wynosi 20 000 zł.

Przykład 2

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 grudnia 2018 r. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nie prowadzące własnej firmy). Działalność została rozpoczęta w trakcie roku. Dlatego limit, po przekroczeniu którego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy, należy ustalić proporcjonalnie, tj.:

20 000 zł x (31 dni pozostałych do końca roku/ 365 dni roku) = 1698,63 zł

Oznacza to, że przy obrocie w 2018 r. przekraczającym kwotę 1698,63 zł przedsiębiorca musiał zainstalować kasę fiskalną.

Kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym

Kasy z zapisem elektronicznym

Te kasy pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na nośnikach danych (np. na karcie SD/SDHC). Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Możesz je kupić do 31 grudnia 2022 r. – tylko do tego czasu zachowuje moc potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że te kasy spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne (uzyskują je producenci lub importerzy kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii).

Kasy z zapisem papierowym

Te kasy drukują kopie generowanych dokumentów na tzw. drugiej rolce. Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Tych kas nie możesz już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 r. Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać tylko do momentu wyeksploatowania (np. zapełnienia pamięci fiskalnej kasy - nie będziesz mógł jej wyczyścić).  

Kasy on-line

Te kasy umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Prowadzi je Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej. Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.

Część firm będzie miała obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z udziałem kas on-line.

Od 1 stycznia 2020 r. kasę on-line muszą mieć firmy, które:

• świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych. 

Od 1 stycznia 2021 r. kasę on-line muszą mieć firmy, które:

• świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od 1 lipca 2021 r. kasę on-line muszą mieć firmy, które świadczą usługi:

• fryzjerskie,
• kosmetyczne i kosmetologiczne,
• budowlane,
• w zakresie opieki medycznej,
• prawnicze,
• związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Kiedy będziesz musiał mieć kasę on-line?

Wirtualne kasy fiskalne

1 czerwca 2020 r. weszły w życie przepisy, które umożliwiają stworzenie wirtualnych kas fiskalnych. W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych, kasy wirtualne będą miały postać oprogramowania, które przedsiębiorca zainstaluje na tablecie, komputerze czy smartfonie. Przedsiębiorcy, którzy będą używać kasy wirtualnej na swoich tabletach czy komputerach, nie będą musieli kupować osobnego urządzenia.

Kasy wirtualne, tak jak kasy on-line, będą automatycznie przesyłać dane z ewidencji przedsiębiorcy do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. Dane, które w ten sposób zgromadzi szef KAS, będą wykorzystywane do analiz i kontroli, a to - według Ministerstwa Finansów – pomoże w zwalczaniu szarej strefy.

Przed dopuszczeniem do użytku, kasy wirtualne muszą przejść proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar. Za ten proces, który może zająć od kilku do kilkunastu tygodni, odpowiadają producenci kas – najpierw, bazując na wytycznych Ministerstwa Finansów, muszą stworzyć odpowiednie oprogramowanie. Dopiero po potwierdzeniu przez Główny Urząd Miar, że oprogramowanie, czyli kasa wirtualna konkretnego producenta, spełnia wszystkie wymogi, przedsiębiorcy będą mogli kupić do niej dostęp i zacząć jej używać do rejestrowania swojej sprzedaży.

Ważne! Z kas wirtualnych będą mogli korzystać tylko przedsiębiorcy świadczący określone usługi. W pierwszej kolejności – już od 1 czerwca 2020 r., z wirtualnych kas fiskalnych mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy świadczą:

• usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym,
• usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0),
• usługi związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0),
• usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0),
• usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0),
• usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0),
• usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0),
• usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10),
• usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0),
• usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0),
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0),
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0),
• usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0),
• usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0),
• usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0),
• usługi hotelarskie podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10),
• usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20),
• usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30),
• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90),
• usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10),
• pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29),
• usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30),
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od 1 lipca 2020 r., z wirtualnych kas fiskalnych będą mogli przedsiębiorcy, którzy świadczą:

• usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0),
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0),
• usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21).

Uwaga! Do czasu potwierdzenia w procesie certyfikacji, że dana kasa spełnia wymogi, nie będzie faktycznej możliwości korzystania z kas wirtualnych.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Zobacz jakie warunki musisz spełnic żeby dostać ulgę.

Kasy on-line

Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT (czynni podatnicy VAT), jak i zwolnionych z tego obowiązku (bierni podatnicy VAT).

Otrzymasz ulgę, jeśli:

• twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line,
• twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie on-line.

Kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii

Ulga na zakup kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii przysługuje tylko, jeśli kasa została kupiona do 30 kwietnia 2019 r. Jeżeli kasa starego typu została kupiona po tym terminie - nie skorzystasz już z ulgi.

O ulgę możesz się ubiegać niezależnie od tego czy rozliczasz VAT (czynni podatnicy VAT), czy jesteś zwolniony z podatku VAT (bierni podatnicy VAT).

Zwrot ulgi za zakup kasy

Prawidłowe użytkowanie kasy wiąże się z określonymi obowiązkami. Jeśli ich nie dopełnisz lub przestaniesz używać kasy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy.

Stanie się tak, jeżeli:

• przestaniesz używać kasy fiskalnej (np. zamkniesz firmę, ogłosisz jej upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził sprzedaży na rzecz osób fizycznych);
• trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewniasz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych miedzy kasą fiskalną on-line, a Centralnym Repozytorium Kas;
• nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego). 

Pamiętaj: jeśli przed zamknięciem działalności twoja firma była zawieszona, ten czas nie jest wliczany do okresu 3 lat.

Przykład:

Firmę założyłeś w sierpniu 2015 r. i dostałeś wtedy ulgę na zakup kasy. W sierpniu 2016 r. zawiesiłeś działalność na dwa lata (tj. do lipca 2018 r.), którą następnie wznowiłeś do końca 2018 r. 1 stycznia 2019 r. postanowiłeś zlikwidować firmę. Czas faktycznego prowadzenia działalności (okres zawieszenia nie jest wliczony) wynosi mniej niż 3 lata, więc jesteś zobowiązany do zwrotu otrzymanej ulgi.

Jeśli chcesz zwrócić ulgę uzyskaną na zakup kasy należną kwotę wpłać na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po:

• miesiącu, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za okresy miesięczne),
• kwartale, w którym w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za okresy kwartalne).

Przykład 1

Od stycznia 2018 r. prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za okresy miesięczne. Kasę fiskalną o wartości 1200 zł kupiłeś w styczniu 2018 r. i dostałeś ulgę na jej zakup. W marcu 2019 r. postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 kwietnia 2019 r.

Przykład 2

Od sierpnia 2017 r. prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za okresy kwartalne. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w styczniu 2018 r. i dostałeś ulgę na jej. W styczniu 2019 r. postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 lutego 2019 r.

Gdy jesteś zwolniony z podatku VAT, zwróć ulgę do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym skończyłeś prowadzić działalność.

Przykład

Od lutego 2018 r. prowadzisz firmę i jesteś zwolniony z obowiązku rozliczania podatku VAT. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w lutym 2018 r. i dostałeś ulgę na jej zakup. 2 sierpnia 2019 r. postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 31 sierpnia 2019 r.

Jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną?

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy, bez względu na jej rodzaj musisz przeprowadzić fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny.

Fiskalizacja umożliwia poprawną rejestrację transakcji sprzedaży i wystawianie paragonów. W pamięci kasy zostają wówczas zapisane jej dane identyfikujące. Fiskalizację przeprowadza upoważniony serwisant, który ma obowiązek zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego danych dotyczących twojej kasy.

• W przypadku kas on-line potwierdzeniem fiskalizacji jest wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji, który zostanie przesłany do Centralnego Repozytorium Kas (możesz go również wydrukować i dołączyć do książki kasy).
• W przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii fiskalizacja jest potwierdzana wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Jego wydruk zostaje dołączony do książki kasy. Od tego momentu kasa ewidencjonuje w trybie fiskalnym każdą sprzedaż dokonaną przy jej użyciu.

Zakres upoważnienia serwisanta i to czy jest aktualne sprawdzisz w Wyszukiwarce uprawnień serwisantów. Jeśli w trakcie użytkowania zdecydowałeś się na zmianę serwisanta, to on musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Numer ewidencyjny może być przydzielony na dwa sposoby, w zależności od rodzaju kasy:

• W przypadku kas online zostanie przydzielony automatycznie, podczas fiskalizacji dokonanej przez serwisanta, który zgłosi cię do urzędu skarbowego i przekaże twoje dane identyfikacyjne do CRK. Następnie CRK prześle numer ewidencyjny twojej kasy. Przyznany numer zapisywany będzie w pamięci kasy wraz z twoim numerem NIP.W tym przypadku nie masz obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego.
• W przypadku kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii dostaniesz go dopiero po zgłoszeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy, czyli po rejestracji kasy. Zgłoszenia dokonaj w ciągu 7 dni od dokonania fiskalizacji, nawzorze zgłoszenia.

Jak zapoznać pracowników z zasadami używania kasy?

Przed rozpoczęciem ewidencjonowania zapoznaj wszystkie osoby, które prowadzą w twojej firmie sprzedaż na kasie fiskalnej z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego. Każda z tych osób zanim zacznie używać kasy, będzie musiała złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji.

Dokument potwierdzający zapoznanie się pracowników z zasadami prowadzenia ewidencji sporządzasz w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden dajesz osobie prowadzącej ewidencję, drugi zostawiasz sobie. Nie musisz przekazywać tej informacji do urzędu skarbowego.

Najważniejsze obowiązki posiadacza kasy fiskalnej

Książka kasy fiskalnej (książka serwisowa)

Książka kasy to ważny dokument, który dostaniesz kupując kasę i w którym powinna się znaleźć cała historia jej użytkowania. Dlatego książkę musisz na bieżąco uzupełniać i przechowywać tam, gdzie używasz kasy.

Do książki kasy wpisujesz miejsce użytkowania kasy i każdą jego zmianę. Powinieneś też odnotować sytuacje, kiedy musiałeś wezwać serwisanta (żądanie interwencji). Część informacji wpisuje sam serwisant, który odpowiada za fiskalizację, wszystkie naprawy, konserwację oraz przeglądy techniczne. Serwisant dokumentuje wymianę pamięci (fiskalnej i chronionej) oraz potwierdza przeprowadzenie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

W książce wymienione są wszystkie osoby upoważnione do przeprowadzenia serwisu– wpisuje je serwis główny (czyli producent kasy, jej importer lub firma przez nich upoważniona do prowadzenia serwisu głównego). Serwis główny wyda ci także duplikat książki kasy, jeśli ją zgubisz

Listę osób, które mają uprawnienia do prowadzenia serwisu kas, prowadzi Ministerstwo Finansów. Sprawdź, czy twój serwisant ma ważne uprawnienia do zajmowania się twoją kasą.

Pamiętaj: Jeśli będziesz miał kontrolę urzędu skarbowego, urzędnik może poprosić cię, żebyś okazał książkę kasy.

Przegląd techniczny kasy

Pamiętaj o wykonywaniu regularnych - co najmniej raz na 2 lata - przeglądów technicznych. Termin wykonania kolejnego przeglądu liczysz od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu. Serwisant powinien wykonać przegląd w ciągu trzech dni od twojego zgłoszenia.

Za brak wykonanego w terminie przeglądu grożą ci kary lub sankcje:

• naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na ciebie karę pieniężną w wysokości 300 zł,
• będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy – jeśli taką otrzymałeś (w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania).

Co zrobić w razie utraty kasy fiskalnej?

O utracie kasy niezwłocznie - w ciągu 5 dni od zdarzenia -  powiadom naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży, zgłoś się na policję. Otrzymasz potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży. Przedstaw je w urzędzie skarbowym, informując naczelnika o utracie kasy.

Jeśli odzyskasz kasę, będziesz musiał przeprowadzić przegląd techniczny przed jej ponownym użyciem. Poinformuj też urząd skarbowy o odzyskaniu kasy.

Awaria kasy fiskalnej

W przypadku awarii kasy, poinformuj o tym swojego serwisanta. Do prowadzenia dalszej ewidencji sprzedaży możesz wykorzystać kasę rezerwową, o ile ją posiadasz - nie masz takiego obowiązku. Kasa rezerwowa musi spełniać te same wymogi techniczne, co kasa podstawowa, a paragony muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadziłeś sprzedaż na kasie rezerwowej, drukuj raporty dobowe i miesięczne.

Jeśli nie masz kasy rezerwowej, nie możesz dokonywać sprzedaży w czasie awarii.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności nie oznacza obowiązku likwidacji kasy. Musisz jednak dokonywać terminowych przeglądów technicznych i przechowywać książkę kasy. W czasie zawieszenia:

• jeżeli nie dokonywałeś sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, nie robisz raportów dobowych ani miesięcznych,
• jeżeli sprzedasz osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu przedmioty majątku firmy lub środki trwałe, to musisz zaewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. W przypadku sprzedaży innym podmiotom (przedsiębiorcom) wystawiasz fakturę.

Jak zlikwidować kasę fiskalną?

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, której używałeś do ewidencjonowania sprzedaży. W tym przypadku musisz zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”, odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta oraz:

• wystawić raport fiskalny dobowy (w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dodatkowo raport okresowy - miesięczny),
• wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić z tej czynności protokół,
• złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej i raport fiskalny rozliczeniowy, w ciągu pięciu dni od ich sporządzenia.

Ważne! Musisz zwrócić kwotę, którą wcześniej odliczyłeś lub którą zwrócił ci urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia używania kasy:

• przestaniesz prowadzić działalność gospodarczą,
• nastąpi otwarcie likwidacji twojej firmy,
• zostanie ogłoszona upadłość twojej firmy,
• sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych.

Podstawa prawna:

• art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług;
• Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące;
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących;
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących;
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania;
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Źródło: biznes.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl