Jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Wykreślenie z CEIDG, rozwiązanie umów z pracownikami, wyrejestrowanie z ZUS, rozliczenie podatków, zamknięcie księgowości, przechowywanie dokumentów po zamknięciu, inne obowiązki po zakończeniu działalności – o czym trzeba pamiętać?

Do zakończenia działalności nie wystarczy wykreślenie firmy z rejestru przedsiębiorców (CEIDG albo KRS). Przedsiębiorca będzie miał kilka obowiązków dotyczących m.in. swoich pracowników (jeśli ich zatrudnia), wyrejestrowania z ZUS czy rozliczeniem podatków. Jednak w przypadku indywidualnej działalności jest łatwiej w porównaniu do spółek rejestrowanych w KRS, dla których procedura zamknięcia jest bardziej skomplikowana, wymaga dodatkowych czynności związanych m.in. z podjęciem odpowiednich uchwał, zgłoszeniem likwidacji, podziałem majątku pomiędzy wspólników.

Zamknięcie, czy tylko zawieszenie?

Nawet jeśli firma przynosi straty i przedsiębiorca chciałby ją jak najszybciej zamknąć, powinien jednak przemyśleć, czy nie lepszym rozwiązaniem byłoby zawieszenie działalności i przeczekanie trudnego okresu. Zawieszenie i wznowienie firmy, w przeciwieństwie do jej likwidacji, wiąże się z niewieloma formalnościami.

Trzeba pamiętać o terminach i zobowiązaniach

Warto dobrze przemyśleć termin likwidacji firmy, pamiętając, że w trakcie funkcjonowania firmy zawarto wiele, czasem długoterminowych umów np. z kontrahentami czy pracownikami. Dodatkowo przedsiębiorcę mogą wiązać porozumienia dotyczące dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz firmy. Umowy z kontrahentami zazwyczaj zawierają odpowiednie regulacje dotyczące okresu ich wypowiedzenia.

Z kolei okres wypowiedzenia umowy pracownikowi jest uzależniony od stażu jego pracy u danego pracodawcy. Przedsiębiorca powinien na tyle wcześnie złożyć odpowiednie wypowiedzenia, żeby w dniu likwidacji działalności umowy już nie obowiązywały.

Wyrejestrowanie z ZUS

Likwidacja działalności oznacza, że przedsiębiorca, osoby współpracujące oraz pracownicy tracą tytuł do ubezpieczenia w ZUS. Powinien on więc wyrejestrować siebie i pracowników z ubezpieczeń w ZUS.

Jeśli przedsiębniorca zamyka firmę, to powinien wyrejestrować w ZUS:

• wszystkich ubezpieczonych (czyli siebie, pracowników, osoby współpracujące, zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny oraz członków rodziny zatrudnianych osób),
• swoją firmę jako płatnika składek.

Wyrejestrowanie płatnika

Wyrejestrowanie płatnika odbywa się automatycznie przy okazji wyrejestrowania firmy (w CEIDG albo KRS).

Na podstawie danych, które wpisuje się do wniosku o wyrejestrowanie firmy (np. CEIDG-1 w przypadku działalności wpisanej do CEIDG, albo formularzy KRS i NIP-8 w przypadku spółek rejestrowanych w KRS), wysyłana jest odpowiednia informacja do ZUS. Zakład sam przygotowuje dokumenty wyrejestrowujące firmę (formularz ZUS ZWPA).

Zanim przedsiębiorca wyrejestruje się jako płatnik, musi wyrejestrować wszystkie osoby ubezpieczone (siebie, pracowników, członków rodziny).

Wyrejestrowanie ubezpieczonych

Jeżeli przedsiębiorca opłacał składki na własne ubezpieczenia i przestał prowadzić działalność, powinien przekazać do ZUS formularz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie) z ubezpieczeń w ciągu 7 dni od zaprzestania działalności. Na formularzu ZUS ZWUA jako dzień wyrejestrowania z ubezpieczeń podaje się datę, od której nie prowadzi się już działalności (od tego dnia nie podlega już ubezpieczeniom).

Jeśli przedsiębiorca przestał zatrudniać daną osobę, to powinien przekazać do ZUS formularz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń) w ciągu 7 dni od dnia, w którym umowa z tą osobą została rozwiązana lub wygasła. 

Jeżeli do ubezpieczeń byli zgłoszeni członkowie rodziny przedsiębiorcy albo rodziny pracownika, to należy ich wyrejestrować na formularzu ZUS ZCNA.

Dokumenty można złożyć w ZUS w formie papierowej lub elektronicznie. Zależy to od tego, za ile osób płatnik rozlicza składki. Jeśli za 5 osób lub mniej, może przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Składa je bezpośrednio w placówce ZUS lub przesyła za pośrednictwem operatora pocztowego.

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza składki za więcej niż 5 osób, to musi przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie. Umożliwią to programy bezpłatnie udostępnione przez ZUS – program Płatnik albo ePłatnik. Można używać też innego oprogramowania, które spełnia warunki określone przez ZUS.

Z programu Płatnik można korzystać bez względu na to, ile osób przedsiębiorca zatrudnia. Natomiast jeśli zatrudnia do 100 osób, to może skorzystać z aplikacji ePłatnik – internetowego odpowiednika programu Płatnik. Jest ona powiązana z profilem płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE).

Jeżeli przedsiębiorca jest zarejestrowany w CEIDG, to nie musi za siebie i członów swojej rodziny składać do ZUS dokumentów wyrejestrowujących. Może je złożyć wraz z wnioskiem CEIDG-1 (przez internet albo składając wniosek w urzędzie gminy)

Możliwość składania dokumentów za pośrednictwem CEIDG dotyczy tylko ubezpieczenia przedsiębiorcy i jego rodziny. Jeśli chce on wyrejestrować z ubezpieczeń pracownika, zleceniobiorcę lub osobę, która z nim współpracuje, to musi to zgłosić bezpośrednio do ZUS!

Wyrejestrowanie firmy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Wniosek

Zakończenie działalności przedsiębiorca powinien zgłosić do odpowiedniego urzędu/rejestru (wyrejestrować firmę). Jednoosobową działalność w CEIDG, spółkę cywilną w GUS z rejestru REGON, pozostałe spółki w KRS. Niektóre formalności (np. wyrejestrowanie z ZUS) trzeba wykonać przez złożeniem wniosku o wykreślenie z rejestru przedsiębiorców.

Jeżeli prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą chce ją zamknąć, to powinien złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG. Może to zrobić:

• podczas wizyty w urzędzie,
• listownie lub
• elektronicznie - wniosek elektroniczny złoży w serwisie ceidg.gov.pl.

Jeśli więc przedsiębiorca zaprzestał wykonywania działalności gospodarczej, to musi złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG. Wniosek o wyrejestrowanie firmy można teraz złożyć w dowolnym terminie, informacje te jednak powinny odpowiadać stanowi faktycznemu (do kwietnia 2018 r. należało to zrobić do 7 dni od zakończenia działalności). Nawet jeśli przedsiębiorca zgłosi zakończenie działalności do CEIDG w późniejszym terminie, to ma inne, terminowe obowiązki np. sporządzenie spisu z natury i poinformowanie urzędu skarbowego 7 dni przed zakończeniem działalności.

Wniosek można złożyć bezpośrednio do CEIDG drogą elektroniczną – w takim przypadku właściwą instytucją jest Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

Można także złożyć wniosek za pośrednictwem dowolnego urzędu miasta lub gminy, który wprowadzi go w imieniu przedsiębiorcy do systemu CEIDG.

Pobierz:

• Instrukcja wypełnienia wniosku CEIDG-1
• Wzór wniosku o wykreślenie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1)

Najwygodniejsze będzie przygotowanie i podpisanie wniosku online, bez wychodzenia z domu. W tym celu należy zarejestrować się na stronie internetowej CEIDG, wypełnić formularz i podpisać go elektronicznie bankowością internetową, Profilem Zaufanym lub podpisem elektronicznym. Wniosek CEIDG-1 można wypełnić samodzielnie, uzupełniając pola formularza albo korzystając z pomocy tzw. kreatora. 

Można także wypełnić wniosek online i podpisać go osobiście przy składaniu w urzędzie gminy. Elektroniczny formularz wniosku znajduje się na stronie CEIDG. Aby wypełnić wniosek, nie trzeba dodatkowo rejestrować się na stronie CEIDG – można to zrobić anonimowo. Po wypełnieniu wniosku na stronie CEIDG nie trzeba go drukować. Wystarczy, że zapamięta się kod (numer wniosku), który pojawi się po wypełnieniu na stronie CEIDG. Z tym kodem należy udać się do urzędu miasta lub gminy. Urzędnik odnajdzie wskazany wniosek w CEIDG po kodzie wniosku, wydrukuje, przedłoży do podpisania i potwierdzi w systemie. Wskazana we wniosku data zaprzestania działalności gospodarczej nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku w urzędzie.

Wyrejestrować firmę można również przez telefon. W tym celu należy skontaktować się z infolinią Centrum Pomocy (tel.: 801 055 088 lub 22 765 67 32). Wspólnie z konsultantem można wypełnić wniosek. Po rozmowie przedsiębiorca otrzyma SMS z kodem (numerem wniosku). Z tym numerem powinien udać się do urzędu miasta/gminy/dzielnicy. Urzędnik wydrukuje wniosek i poprosi o podpis przedsiębiorcy.

Można też złożyć wniosek w formie papierowej w urzędzie miasta lub gminy. W urzędzie przedsiębiorca otrzyma odpowiedni formularz. Jeśli chce wypełnić go wcześniej, może go pobrać ze strony CEIDG, wydrukować, podpisać własnoręcznie oraz zanieść do dowolnego urzędu miasta lub gminy. Urzędnik potwierdzi za pokwitowaniem przyjęcie wniosku i najpóźniej następnego dnia wprowadzi dane z wniosku do systemu CEIDG. Wykreślając się w urzędzie miasta lub gminy, należy zabrać ze sobą dokument potwierdzający tożsamość (dowód osobisty lub paszport).

Wniosek o wykreślenie z CEIDG może również złożyć pełnomocnik ustanowiony na zasadach ogólnych.

Ponadto wypełniony wniosek można wysłać listem poleconym (w przypadku przesłania wniosku listem poleconym powinien być on opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza).

Jeżeli wniosek złożony online jest niepoprawny, to system teleinformatyczny CEIDG poinformuje wnioskodawcę o niepoprawności tego wniosku. Jeśli zaś wniosek złożony osobiście lub listem poleconym w wybranym urzędzie miasta lub gminy jest niepoprawny, to urząd wezwie przedsiębiorcę do skorygowania lub uzupełnienia wniosku, w terminie 7 dni roboczych.

Wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG polega na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych o wykreśleniu. Wykreślenie jest dokonane z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG poprawnego wniosku. Wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG nie oznacza usunięcia danych z wpisu do CEIDG.

Aby pobrać zaświadczenie o wykreśleniu, trzeba odszukać swój wpis w bazie przedsiębiorców i wybrać opcję "Drukuj / Pobierz PDF".

Minister Przedsiębiorczości i Technologii poinformuje elektronicznie o wykreśleniu przedsiębiorcy urząd skarbowy, Główny Urząd Statystyczny, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz inne organy (w tym organy prowadzące rejestry działalności regulowanej).

Wykreślenie z CEIDG jest bezpłatne. Dodatkowe opłaty można ponieść tylko w przypadku realizacji tej formalności przez pełnomocnika.

Jak wspomniano, CEIDG przekazuje drogą elektroniczną informacje o wyrejestrowaniu działalności do: urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (wyrejestrowanie płatnika) albo Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Przy zakończeniu działalności przedsiębiorca będzie miał jednak kilka innych obowiązków dotyczących m.in. wyrejestrowania z ubezpieczeń w ZUS, wyrejestrowania z VAT, rozliczenia podatków, wyrejestrowania kasy fiskalnej.

Informacje udostępniane są także odpowiednim organom koncesyjnym, organom prowadzącym rejestry działalności regulowanej oraz organom właściwym do spraw zezwoleń i licencji (te, które udzieliły przedsiębiorcy uprawnień i umieściły informacje w tym zakresie w jego wpisie w CEIDG). W niektórych przypadkach przedsiębiorca będzie musiał samodzielnie się wyrejestrować. Najlepszym sposobem będzie skontaktowanie się z organem koncesyjnym i dopełnienie wszystkich formalności związanych z zakończeniem działalności.

Przywrócenie działalności w CEIDG

Nawet jeśli przedsiębiorca zgłosił do CEIDG zaprzestanie działalności (wniosek o wykreślenie wpisu), może zgłosić, że zmienił zdanie (jest to tzw. rezygnacja z zaprzestania działalności) i dalej prowadzi działalność. Składa wtedy wniosek o zmianę wpisu i zaznacza odpowiednie pola. Kończąc działalność przedsiębiorca ma inne obowiązki, dotyczące np. zamknięcia księgowości, rozliczeń z urzędem skarbowym; stąd „przywrócenie" działalności może wiązać się z dodatkowymi formalnościami np. w urzędzie skarbowym czy ZUS.

Poza tym przyjmuje się,iż firma „dzień po dniu" to ta sama firma. Jeśli np. przedsiębiorca wykreślił firmę z CEIDG i następnego dnia zarejestrował nową – będzie to traktowane jako nieprzerwane wykonywanie działalności. Dotyczy to sytuacji, w której we wpisie wykreślonym, data wykreślenia jest o jeden dzień wcześniejsza niż data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej zawarta we wpisie aktywnym.

Rozliczenie podatków, zamknięcie księgowości

Jeśli przedsiębiorca zamyka firmę, będzie miał kilka obowiązków dotyczących rozliczenia podatków i zamknięcia księgowości m.in. sporządzenie spisu z natury, wyrejestrowanie z VAT, rozliczenie podatków.

Zgłoszenie zakończenia działalności do urzędu skarbowego

Jeśli przedsiębiorca chce zakończyć działalność firmy jednoosobowej, urząd skarbowy otrzyma informację o likwidacji firmy z CEIDG, w którym złoży wniosek o wykreślenie firmy. Nie musi więc składać dodatkowego zgłoszenia do urzędu skarbowego.

 Jeżeli przedsiębiorca był wspólnikiem spółki cywilnej i spółka przestaje istnieć, powinien zgłosić jej likwidację do urzędu skarbowego na formularzu NIP-2 (dodatkowo przy zamykaniu s.c. składa się w GUS formularz RG-OP).

Jeśli spółka, której wspólnikiem był zainteresowany, podlegała wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, to powinien on złożyć wniosek o jej wykreślenie z KRS oraz formularz NIP-8.

Zgłoszenie zaprzestania czynności opodatkowanych VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to powinien złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług VAT-Z.

Tak więc podatnik VAT powinien złożyć do urzędu skarbowego (na ostatni dzień wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) zgłoszenie o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Zgłoszenie to składa się na formularzu VAT-Z (osobiście, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub poprzez system e-deklaracje).

Zgłoszenie VAT-Z jest dla naczelnika urzędu skarbowego podstawą do wykreślenia cię z rejestru jako podatnika VAT oraz VAT UE.

Spis z natury dla celów VAT i deklaracje VAT przy zakończeniu działalności

Podatnik VAT ma również obowiązek sporządzenia odrębnego spisu z natury dla celów rozliczenia VAT.

W spisie z natury dla celów VAT należy wykazać:

• towary (m.in. towary handlowe, materiały, odpady),
• środki trwałe,
• wyposażenie,
• inne rzeczowe składniki majątku, grunty i energię

- od których przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Sporządzony spis z natury stanowi podstawę do obliczenia podatku należnego.

Spis z natury należy dołączyć do ostatniej składanej deklaracji rozliczeniowej VAT-7 (w przypadku rozliczenia miesięcznego) lub VAT-7K (w przypadku rozliczenia kwartalnego).

W deklaracji należy wykazać kwotę podatku należnego wynikającą ze sporządzonego spisu. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.  

Informację o dokonanym spisie z natury należy przesłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego pocztą w formie papierowej - jak najszybciej, a najlepiej w dniu, w którym składa się deklarację VAT-7 lub VAT-7K.

Zwrot VAT przy zakończeniu działalności

Gdy podatnik złoży ostatnią deklarację VAT, w której wykaże nadwyżkę podatku, otrzyma zwrot.

Jeśli prowadzi działalność w formie spółki cywilnej, to zwrot nie będzie dokonany na rachunek bankowy spółki. Zwrot zostanie przekazany na konta wspólników. Do ostatniej deklaracji VAT należy dołączyć:

• kopię umowy spółki oraz ewentualne aneksy, z których wynikają udziały,
• pismo, w którym poda rachunek bankowy swój i wspólników. Pismo musi być podpisane przez wszystkich wspólników.

Urząd skarbowy na podstawie deklaracji i kompletu dostarczonych dokumentów zwróci VAT w proporcjach wynikających z prawa do udziału w zysku ustalonego w umowie spółki.

Obowiązki podatkowe podatnika PIT przy zakończeniu działalności

Jeśli przedsiębiorca rozlicza się z podatku dochodowego od osób fizycznych PIT i stosuje uproszczoną księgowość (tj. PKPiR lub ewidencję przychodów), w przypadku zakończenia działalności jego obowiązki będą zależeć od rodzaju opodatkowania.

Jeżeli rozlicza się według skali podatkowej lub 19% podatkiem linowym, to powinien:

• zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia spisu z natury o zamiarze sporządzenia tego spisu na okoliczność likwidacji działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy likwidacja następuje 1 stycznia bądź 31 grudnia, gdyż w takim przypadku podatnik zawsze na koniec roku obowiązkowo musi sporządzić spis z natury. Przepisy nie regulują, co powinno zawierać zawiadomienie. W praktyce można podać np.: datę i miejsce sporządzenia pisma, swoje dane jako podatnika: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres zamieszkania (siedziby), NIP lub PESEL podatnika, oświadczenie o formie prowadzonej działalności gospodarczej (oświadczenie zawiera informacje, czy podatnik prowadzi działalność indywidualnie, czy w formie spółki cywilnej), możesz podać powód dokonania spisu (np. likwidacja działalności), podpis podatnika;
• sporządzić spis z natury przy zamykaniu działalności;
• w ciągu 14 dni dokonać wyceny towarów i innych składników objętych spisem;
• wpisać spis z natury do księgi przychodów i rozchodów;
• na dzień likwidacji sporządzić wykaz składników majątku, w tym wytworzonych przez podatnika;
• wpłacić podatek za ostatni miesiąc (lub okres rozliczeniowy) prowadzenia działalności według określonych zasad dla danego podatku i we właściwym terminie. Oblicza się zaliczkę na podatek dochodowy tak samo, jak za każdy inny miesiąc. Jeśli przedsiębiorca likwiduje działalność w grudniu – zaliczkę za ten miesiąc wpłaca do 20 stycznia. Zaliczki tej nie uiszcza, jeżeli przed upływem terminu do jej wpłaty złoży zeznanie roczne i dokona zapłaty podatku wynikającego z tego zeznania;
• złożyć do 30 kwietnia następnego roku podatkowego zeznanie roczne i zapłacić podatek. PIT-36 (w przypadku opodatkowania według skali podatkowej) składa się do 30 kwietnia następnego roku podatkowego.

Jeśli przedsiębiorca rozlicza się zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych, w przypadku zakończenia działalności powinieneś:

• sporządzić spis z natury;
• w ciągu 14 dni dokonać wyceny towarów i innych składników objętych spisem;
• wpisać spis z natury do ewidencji przychodów;
• na dzień likwidacji sporządzić wykaz składników majątku, w tym wytworzonych przez podatnika;
• wpłacić podatek za ostatni miesiąc (okres) prowadzenia działalności wg określonych zasad i we właściwym terminie. Podatek oblicza się tak samo, jak za każdy inny miesiąc.
• złożyć deklarację roczną i zapłacić podatek. Deklarację PIT-28 składa się do 31 stycznia następnego roku podatkowego.

Spis z natury przy zakończeniu działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych i ryczałcie

Spisem należy objąć wszystkie pozostałe na stanie na dzień likwidacji działalności: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, a w przypadku gdy przedsiębiorca jest opodatkowany zryczałtowanym podatkiem dochodowym – również wyposażenie.

Spis z natury na dzień likwidacji działalności gospodarczej powinien zawierać:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników:
  • jednostkę miary,
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• wartość pomniejszenia wynikającego z regulacji dot. tzw. zatorów płatniczych, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie (tylko w przypadku podatników prowadzących PKPiR),
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji...",
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Przykład:

Przedsiębiorca prowadzi indywidualną działalność gospodarczą w zakresie handlu artykułami papierniczymi. Decyduje, że z dniem 30 września likwiduje ją. Na ten dzień w ramach działalności pozostały mu:

• artykuły papiernicze, które są towarami handlowymi:
  • 5 zeszytów A4 w kratkę,
  • 3 zeszyty A5 w linie,
  • 10 bloków rysunkowych,
  • 23 długopisy,
  • 2 opakowania spinaczy,
  • 18 ołówków,
  • 4 linijki 20 cm,
• 10 półek sklepowych (wpisane do ewidencji wyposażenia),
• 1 lada (wpisana do ewidencji wyposażenia),
• 1 kasa fiskalna (wpisania do ewidencji wyposażenia),
• 1 samochód osobowy (wpisany do ewidencji środków trwałych),
• 1 laptop (wpisany do ewidencji środków trwałych).

Na dzień likwidacji działalności gospodarczej przedsiębiorca sporządza spis z natury. Jeżeli jest opodatkowany:

• według skali podatkowej lub podatkiem liniowym  – spisem obejmuje tylko towary handlowe;
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – spisem obejmuje towary handlowe i wyposażenie.

Niezależnie od formy opodatkowania do spisu z natury nie wpisuje się środków trwałych (w powyższym przykładzie spisem nie zostaną objęte: samochód osobowy i laptop).

W przypadku prowadzenia PKPiR spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność przedsiębiorcy znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem. W remanencie ujmuje się także towary obce znajdujące się w zakładzie przedsiębiorcy, nie podlegają one jednakże wycenie (wystarczające jest ich ilościowe ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność).

Jeśli przedsiębiorca jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych - spis powinien dodatkowo obejmować rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niebędące środkami trwałymi, zaliczane do wyposażenia.

Należy wiedzieć, że:

• nie został określony wzór dla wykazu spisu z natury, ważne, żeby zawrzeć w nim wszystkie obowiązkowe elementy;
• wartość spisu ujmuje się na końcu w PKPiR lub w ewidencji przychodów;
• nie ma obowiązku składania sporządzonego spisu do urzędu skarbowego;
• od wartości sporządzonego spisu nie płaci się żadnego podatku.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, którzy likwidują działalność gospodarczą, nie muszą sporządzać spisu z natury, ale na dzień zakończenia tej działalności muszą przeprowadzić inwentaryzację.

Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności

Wykaz taki mają obowiązek sporządzić zarówno podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także prowadzący ewidencję przychodów (czyli podatnicy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym) oraz rozliczający się na karcie podatkowej. Wykaz składników majątku ma szerszy zakres od spisu z natury, gdyż powinien obejmować cały majątek wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej – oprócz składników majątku objętych spisem z natury obejmuje więc również środki trwałe oraz wyposażenie.

Wykaz powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• liczbę porządkową,
• określenie (nazwę) składnika majątku,
• datę nabycia składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów,
• wartość początkową,
• metodę amortyzacji,
• sumę odpisów amortyzacyjnych,
• wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji.

W praktyce wykaz ten powinien obejmować wszystkie rzeczy oraz wartości niematerialne (np. licencje) rozliczone w ramach działalności, a także środki trwałe, składniki wyposażenia, towary handlowe, materiały itp. Wykazu nie przekazujemy organom skarbowym, należy go jednak przechowywać i udostępnić w przypadku ewentualnej kontroli.

Zasadniczym celem sporządzenia wykazu składników majątku jest pomoc w ustaleniu dochodu, jeżeli przedsiębiorca będzie chciał sprzedać składniki majątku po likwidacji działalności gospodarczej.

Po zamknięciu działalności gospodarczej majątek, który do tej pory był majątkiem firmowym staje się majątkiem prywatnym podatnika. Zmiana taka nie ma wpływu na konieczność zapłaty podatku dochodowego z tego tytułu.

Konieczność zapłaty podatku dochodowego pojawi się dopiero w momencie sprzedaży części majątku firmowego. Jeżeli sprzedaż nastąpi w ciągu 6 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w który miała miejsce likwidacja działalności, to wówczas podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego z tytułu dokonanej transakcji sprzedaży.

Jeśli przedsiębiorca rozlicza się na karcie podatkowej, w przypadku zakończenia działalności powinien:

• najpóźniej w terminie siedmiu dni od daty likwidacji działalności gospodarczej powiadomić naczelnika urzędu skarbowego na formularzu PIT-16Z o likwidacji działalności (także w formie spółki cywilnej),
• na dzień likwidacji sporządzić wykaz składników majątku, w tym wytworzonych przez podatnika,
• wpłacić podatek za ostatni miesiąc (okres) prowadzenia działalności wg określonych zasad i we właściwym terminie (podatek płacisz za okres do dnia zaprzestania działalności w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień),
• po roku podatkowym, w terminie do 31 stycznia złożyć deklarację PIT-16A.

Jeśli przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość...

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość, to będzie miał więcej obowiązków przy zakończeniu działalności. Podstawowym obowiązkiem jest zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. W przypadku spółek, w których prowadzony jest proces likwidacji (po otwarciu likwidacji księgi należy ponownie otworzyć i zamknąć je po przeprowadzeniu likwidacji). Kolejne sprawozdanie finansowe sporządza się po zakończeniu czynności likwidacyjnych.

Zanim księgi rachunkowe będą mogły zostać zamknięte, a sprawozdanie przygotowane, konieczne są również:

• odpowiednia wycena majątku spółki i utworzenie rezerwy na przewidywane koszty związane z likwidacją,
• przeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji.

Rozliczenie płatnika podatków przy zakończeniu działalności

Jeśli przedsiębiorca zamyka działalność gospodarczą i był płatnikiem (np. z tytułu zatrudniania  pracowników), powinien pamiętać o terminowym złożeniu deklaracji:

• PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy),
• PIT-8AR (deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym),
• IFT-1R  (informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania)

– do dnia zaprzestania działalności gospodarczej.

PIT-11 (informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) przedsiębiorca składa:

• co do zasady, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym - np. z tytułu zaliczek ze stosunku pracy;
• jeżeli obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, a podatnik (np. pracownik) złożył wniosek o wystawienie PIT-11, to przedsiębiorca musi to zrobić w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku;
• w wyjątkowych przypadkach, do dnia zaprzestania działalności (dotyczy to np. płatników, które są osobami prawnymi albo spółkami osobowymi, albo pracowników na zleceniach).

Kasa fiskalna po zakończeniu działalności

Jeśli przedsiębiorca likwiduje firmę, powinien dopełnić wszystkich formalności związanych z zakończenie pracy jego kasy rejestrującej.

Ma obowiązek:

• wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
• złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy;
• złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
• dokonać przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Po odczycie, czyli po wykonaniu raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy, urzędnik skarbowy sporządza protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy. Raport stanowi załącznik do protokołu. Protokół powinien być sporządzony w 3 egzemplarzach, po jednym dla użytkownika, wykonującego serwis oraz dla urzędu skarbowego.

Jeżeli serwisant kas stwierdzi, że nie ma możliwości jej odczytu, to przedsiębiorca musi od razu przesłać kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania tego odczytu. Jeśli podmiot prowadzący serwis główny również stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, wówczas w protokole określa się przyczyny tej okoliczności. W ciągu 7 dni od dnia sporządzenia oryginał protokołu przesyłasz go do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopia protokołu trafia do przedsiębiorcy.

Jeżeli w chwili zamknięcia firmy nie minęły 3 lata od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług za pomocą konkretnej kasy, to przedsiębiorca musi zwrócić całą otrzymana ulgę lub zwrot kosztów zakupu. 

Kasa fiskalna po zakończeniu jej użytkowania nie ma prawie żadnej wartości materialnej, zatem bardzo rzadko ulega odsprzedaży. Najczęściej jest utylizowana. Nie ma jednak prawnego zakazu jej sprzedaży, po wykonaniu wszystkich formalności wyżej opisanych. Należy pamiętać, że po zakupie używanej kasy fiskalnej trzeba kupić nowy moduł pamięci, który obejmuje prawie całą kwotę kasy. Dodatkowo kasy rejestrujące (nowe) mogą sprzedawać tylko uprawnieni producenci, którzy na bieżąco aktualizują wszystkie wymagania wynikające z przepisów.

Koncesje, zezwolenia, wpisy do rejestru przy zakończeniu działalności

Wykreślenie z rejestrów działalności regulowanej następuje teraz bez konieczności informowania urzędów. Obowiązek informowania o zamknięciu działalności dotyczył dawniej także firm, które są wpisane do rejestrów działalności regulowanej. Jest to działalność gospodarcza, której wykonywanie wymaga spełnienia szczególnych warunków, określonych przepisami prawa i podlega wpisowi do specjalnych rejestrów. Przedsiębiorcy wykreśleni z CEIDG albo KRS, nie muszą już składać dodatkowych wniosków do urzędów prowadzących rejestry działalności regulowanej o wykreślenie ich wpisów z tych rejestrów. Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej powinien to zrobić samodzielnie po uzyskaniu informacji z CEIDG, tj. bez oczekiwania aż przedsiębiorca sam złoży taki wniosek.

Wciąż istnieje możliwość osobistego złożenia wniosku o wykreślenie wpisu w rejestrze, jeśli np. przedsiębiorca kontynuuje prowadzenie firmy, ale planuje zakończenie wykonywania działalności regulowanej.

Automatyczne wykreślenie nie obejmuje innych form działalności reglamentowanej (wymagających zezwoleń, koncesji). W tym przypadku przedsiębiorca samodzielnie powinien poinformować urząd o zakończeniu działalności. 

Jeśli więc przedsiębiorca prowadzi firmę, która wymaga specjalnych zezwoleń, koncesji (działalność reglamentowana), to ma obowiązek poinformować urząd, który udzielił uprawnień, o zakończeniu działalności. Zgłoszenia powinni dokonywać, w przypadku zamykania działalności, m.in. sprzedawcy alkoholu, czy też przedsiębiorcy prowadzący apteki.

Dopuszczalny termin na zgłoszenie zmian w prowadzonej działalności do organu koncesyjnego wynosi 14 dni.

Informując organy, które wydały odpowiednie koncesje i zezwolenia, w niektórych przypadkach przedsiębiorca może odzyskać część opłat, które poniósł w związku z ich otrzymaniem.

Zamknięcie konta firmowego przy zakończeniu działalności

Jeśli przedsiębiorca chce zlikwidować konto firmowe, powinien sprawdzić, jakie są warunki likwidacji w jego banku (w zależności od regulaminu banku). Czasami bank może wymagać odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

Najczęściej przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej do zamknięcia rachunku firmowego wystarczy dowód osobisty właściciela rachunku.

W przypadku spółek wymagana jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. Niektóre banki lub kasy spółdzielcze wymagają wypełnienia wniosku lub napisania pisma o zamknięcie rachunku firmowego.

Warto pozostawić rachunek firmowy do czasu dokonania rozliczeń z organami skarbowymi po zakończeniu działalności. Np. nadpłata VAT zwracana jest na rachunek firmowy osoby fizycznej, która zaprzestała działalności. Jeżeli zaś przedsiębiorca chce, aby ewentualne zwroty trafiły na jego prywatne konto (po likwidacji firmowego), to powinien dokonać aktualizacji danych w urzędzie skarbowym.

Przechowywanie dokumentów po zamknięciu

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że po zakończeniu firmy jest też obowiązek przechowywania dokumentacji formowej (ZUS, sprawy podatkowe) przez określony czas.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców;
• ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym;
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy;
• ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych;
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących;
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe.

Na podst. www.biznes.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl