Zgłaszanie faktur „scamowych”

Ministerstwo Finansów udostępniło nową funkcjonalność w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Aplikacja oferuje możliwość zgłoszenia do administracji skarbowej faktury, w stosunku do której podatnik ma podejrzenie, iż jest ona wynikiem oszustwa bądź nadużycia.

Wprowadzenie funkcjonalności stanowi element rozwoju Krajowego Systemu e-Faktur i odpowiedź Ministerstwa Finansów na zgłaszane potrzeby przedsiębiorców w zakresie usprawnienia obsługi systemu.

W celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury, w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, iż jest ona np. wynikiem oszustwa lub wynikiem nadużycia polegającego na wystawieniu faktury w celu wymuszenia płatności (nazywanej „fakturą scamową”), w KSeF 2.0 został wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji. 

Faktur „scamowych” nie należy już zgłaszać poprzez "Formularz zgłoszeniowy KSeF".

Kto może zgłosić nadużycie?

Nadużycie dotyczące faktury może zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca bądź jego pracownik). Zgłoszenia nadużycia nie może natomiast dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

W jakich sytuacjach można zgłosić fakturę?

Ponieważ zgłoszenie nadużycia jest dodatkową funkcjonalnością systemu i nie nakłada na podatników żadnych nowych obowiązków, przepisy nie regulują powyższej kwestii.

Zgłoszenie nadużycia dotyczącego danej faktury jest możliwością. Decydując się jednak na takie zgłoszenie do administracji, trzeba wziąć pod uwagę kilka przykładowych, obiektywnych przesłanek, których spełnienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa. Należą do nich np. następujące okoliczności:

• faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował ani nie współpracuje,
• brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),
• podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, iż podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,
• nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje się on w Wykazie podatników, jak też informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),
• w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, iż faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na język polski,
• na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),
• w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce czy niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny lub odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

Wystąpienie pojedynczej przesłanki z ww. listy nie oznacza już zasadności dokonania zgłoszenia podejrzenia nadużycia dotyczącego danej faktury. Sam bowiem fakt, że w fakturze zidentyfikowano np. błędy językowe, nie przesądza o tym, że faktura nosi znamiona oszustwa, ponieważ może być to wynikiem zwykłego błędu ludzkiego. Dlatego tak ważna jest analiza co najmniej kilku z wyżej wymienionych przesłanek.Tylko to pozwoli na obiektywną ocenę całej sytuacji.

Nie należy zgłaszać do administracji faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, a w związku z którymi strony transakcji toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona np. w związku z reklamacją bądź nienależytym wykonaniem usługi.

Zgłoszenie nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji, zaś tego typu sprawy w razie ich niezałatwienia w drodze polubownej często kończą się postępowaniami sądowymi, gdzie jest możliwe ich rozstrzygnięcie.

Celem usługi jest przeciwdziałanie wystawianiu pustych faktur, transakcjom karuzelowym, wyłudzeniom i ochrona uczciwych podatników, którzy takie nierzetelne faktury potencjalnie mogą otrzymać. Zgłaszanie faktur nie powinno być wykorzystywane także w razie niezadowolenia z ogólnego poziomu współpracy z danym kontrahentem (poziomu obsługi, negatywnie rozpatrzonej reklamacji) czy jako celowe działanie mające docelowo zakłócić pracę konkurencji.

Jak zgłosić fakturę? 

Żeby teraz zgłosić fakturę w aplikacji, należy:

1. zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, 
2. następnie przejść do zakładki "Faktury" i "Lista faktur", 
3. wybrać fakturę oraz wejść w jej szczegóły, 
4. skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”, 
5. wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie i potwierdzić oświadczenie, 
6. zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Żeby więc zgłosić „fakturę scamową” do organu, konieczne jest wpisanie uzasadnienia zgłoszenia. Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie, a zatem jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury. Nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur.

Jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy, jak też podmiotu trzeciego). Zgłoszenie nadużycia dotyczącego faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach (przykładowo u podmiotu trzeciego).

Sprawdzanie zgłoszenia przez administrację skarbową

Administracja będzie dokonywała analizy i weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednakże informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację, ani jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Wycofanie zgłoszenia

Po zgłoszeniu przez podatnika nadużycia dotyczącego danej faktury, które nastąpiło m.in. w wyniku błędu, możliwe będzie jego wycofanie. W tym przypadku także konieczne będzie uzasadnienie wycofania. Wycofanie zgłoszenia faktury odbywa się pojedynczo, a nie zbiorczo.

Wycofania zgłoszenia o nadużyciu dotyczącym faktury może dokonać osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca bądź jego pracownik). Wycofania zgłoszenia o nadużyciu nie może dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

Statusy zgłoszeń

KSeF umożliwia sprawdzenie statusu operacji zgłoszenia nadużycia/wycofania zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury. System będzie zwracał informacje dotyczące zgłaszania bądź wycofania zgłoszeń nadużyć dotyczących faktur. Będą one obejmowały następujący zakres:

• aktualny status zgłoszenia faktury (czy jest zgłoszona, czy też je wycofano),
• kiedy nastąpiła ostatnia zmiana zgłoszenia faktury (zgłoszenie lub wycofanie) bądź - jeżeli faktura nigdy nie została zgłoszona - informacja o braku zmian,
• uzasadnienie ostatniej zmiany (zgłoszenia albo wycofania).