Upoważnienie do wystawiania faktur VAT

Odpowiedź prawnika: Upoważnienie do wystawiania faktur VAT

Przede wszystkim należy odróżnić obowiązek wystawienia faktury VAT (czyli prawidłowego jej sporządzenia i wydania) od podpisania faktury VAT. Obecnie nie ma obowiązku podpisywania faktur VAT zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę towaru lub usługi (oczywiście nie ma przeszkód, aby faktury były podpisywane).

Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy o VAT (osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności), są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Jednakże zwłaszcza przy działalności gospodarczej prowadzonej w większym rozmiarze nie jest fizycznie możliwe, aby każdą fakturę wystawiał sam podatnik. W takiej sytuacji praktykuje się, że faktury wystawiane są przez osoby upoważnione przez podatnika – np. księgową zatrudnioną w firmie lub nawet przez księgową z biura rachunkowego (o ile przyjmie na siebie obowiązek wystawiania faktur). Należy zauważyć, że niekiedy zachodzi wręcz konieczność upoważnienia innej osoby do wystawiania faktur VAT, np. podczas dłuższej nieobecności podatnika-osoby fizycznej w firmie (np. z powodu choroby, wyjazdu).

W przypadku upoważnienia księgowej z biura rachunkowego wystarczające powinno być odpowiednie postanowienie w umowie o prowadzenie ksiąg (stwierdzające, że księgowa będzie upoważniona do wystawiania faktur VAT) oraz pełnomocnictwo – wystarczy zwykłe pisemne, chociaż ze względu na wagę faktur VAT w obrocie należy rozważyć formę pisemną z podpisem notarialnie poświadczonym.

Osoba upoważniona do wystawiania faktur jest odpowiedzialna za ich prawidłowość. W szczególności ponosi odpowiedzialność karną skarbową (por. uchwałę Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego - Izba Karna z dnia 30 września 2003 r., sygn. I KZP 22/2003).

Takie rozwiązanie jest niezwykle niebezpieczne dla obu stron i wymaga bardzo dużego zaufania.