Faktura korygująca, nota korygująca, duplikat faktury kiedy wystawiać?

Kiedy wystawiane są faktury korygujące oraz noty korygujące?

Faktury korygujące (zwane powszechnie „korektami”) oraz noty korygujące wystawiane są w sytuacjach, które wymagają poprawy zapisów dokonanych fakturami VAT. Rodzaj „korekty” będzie decydował o konieczności wystawienia korekty przez sprzedawcę albo notę korygującą przez nabywcę.

W pewnych sytuacjach podatnicy będą mogli również wystawiać duplikaty faktur VAT.

Faktury korygujące wystawiane ze względu na zwrot towaru, zaliczki i rabaty

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą.

Faktury korygujące powinny zawierać wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA". 

Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej: 

1. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
   • datę jej wystawienia,
   • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
   • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
   • numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
   • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
   • nazwę towaru lub usługi objętych rabatem;
3. kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;
4. kwotę zmniejszenia podatku należnego. 

Obowiązek wystawienia faktury korygującej stosuje się odpowiednio w przypadku: 

• zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych,   
• zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.  

Faktura korygująca podwyższająca wysokość podatku

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej: 

1. numer kolejny oraz datę jej wystawienia; 
2. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
   • datę jej wystawienia,
   • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
   • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
   • numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
   • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
   • nazwę towaru lub usługi objętych rabatem;
3. kwotę podwyższenia podatku należnego.

 Co musi zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek, o których mowa wyżej, zawiera:

1.  numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
2. prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub
3. różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej

1. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
   1. datę jej wystawienia,
   2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
   3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
   4. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
   5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;

Noty korygujące  

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.  

Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Nota korygująca powinna zawierać co najmniej: 

1. numer kolejny i datę jej wystawienia; 
2. imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, tj.:
   • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
   • numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
   • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
4. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Noty korygujące powinny zawierać wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA".

Duplikaty faktur VAT

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, to sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikaty dotyczą również not korygujących.  

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług  (Dz. U. 2011 r. Nr 68 poz. 360 ze zm.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl