Jak ubiegać się o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej?

6.11.2007

Od 7 listopada 2007 r. do 31 grudnia 2013 r. ma obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 października 2007 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej. Podstawowe zasady tej refundacji określone są zaś w ustawie.

Którzy pracodawcy mogą się ubiegać o refundację?

Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostającą w zatrudnieniu, może otrzymać, na wniosek, ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy.

Zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu ze środków PFRON może zostać przyznany pracodawcy, jeżeli:

zobowiązał się do zatrudniania tej osoby przez okres co najmniej 36 miesięcy;
złożył wniosek o przyznanie refundacji.

Jaką sumę zwrotu można otrzymać?

Zwrot przysługuje tylko do wysokości piętnastokrotnego przeciętnego wynagrodzenia.

Refundacja obejmuje:

udokumentowane koszty zakupu lub wytworzenia wyposażenia stanowiska pracy, na którym będzie wykonywać pracę osoba niepełnosprawna;
kwotę niepodlegającego odliczeniu:
- podatku od towarów i usług (VAT),
- podatku akcyzowego,

związanych z przedmiotami opodatkowania określonymi w pkt 1.

Jak ubiegać się o refundację?

Zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych umową zawartą z pracodawcą, z tym że zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przed dniem zawarcia umowy.

Umowy z pracodawcą, którym jest starosta, zawiera Prezes Zarządu PFRON.

Wniosek

Wniosek (na druku Wn-W) składa się do:

Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych - w przypadku wniosków składanych przez starostę;
starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu - w pozostałych przypadkach.

Starosta sprawdza wniosek pod względem rachunkowym oraz formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku starosta:

informuje pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz
wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania; Termin ten podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeśli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy. W przypadku niezachowania tego terminu (lub terminu przedłużonego) starosta informuje pracodawcę o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia.

Starosta rozpatrując wniosek, bierze pod uwagę:

potrzeby lokalnego rynku pracy;
liczbę osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach, zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotne albo poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu;
koszty wyposażenia stanowiska pracy;
wkład pracodawcy w wyposażenie tworzonego stanowiska pracy;
wysokość posiadanych środków Funduszu przeznaczonych na ten cel w danym roku.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do sprawdzania i rozpatrywania wniosku starosty przez Prezesa Zarządu PFRON.

Następnie starosta pisemnie poinformuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku przeznaczonego do realizacji na dany rok w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku, jednak nie wcześniej niż w dniu podjęcia przez radę powiatu uchwały określającej zadania, na które przeznacza środki z PFRON.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta sporządza uzasadnienie.

Natomiast w razie pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Powyższe zasady mają odpowiednie zastosowanie do rozpatrzenia wniosku przez Prezesa Zarządu Funduszu.

Umowa

W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta zawiera umowę z pracodawcą. Termin ten podlega jednak przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy.

Umowa zawiera w szczególności:

zobowiązanie starosty do:
- wypłaty refundacji w kwocie ustalonej w wyniku negocjacji,
- co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę, w czasie obowiązywania umowy;
zobowiązanie pracodawcy do:
- poniesienia wskazanych w umowie kosztów oraz zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, której dotyczy refundacja, w terminie do 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy,
- udokumentowania realizacji umowy na wezwanie starosty,
- umożliwienia wykonania przez starostę czynności weryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę, w czasie obowiązywania umowy,
- informowania starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych zmian,
- rozliczenia otrzymanej refundacji w terminie określonym w umowie,
- zwrotu:
  - otrzymanej refundacji oraz
  - odsetek od refundacji naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych; Odsetek tych nie nalicza się w przypadku, gdy refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej z przyczyn niezależnych od pracodawcy;
- zabezpieczenia zwrotu kwoty refundacji - w formie poręczenia, weksla z poręczeniem wekslowym (awal), gwarancji bankowej, zastawu na prawach lub rzeczach, blokady rachunku bankowego lub aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji przez dłużnika.

Umowę zawiera się w formie pisemnej. Zmiana umowy wymaga również formy pisemnej.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do umów zawieranych przez starostę i Prezesa Zarządu PFRON.

Przedstawienie dowodów poniesienia kosztów podlegających refundacji

Pracodawca przedstawia staroście kopię umowy o pracę zawartej z osobą zatrudnioną na refundowanym stanowisku pracy, orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność tej osoby, zestawienie poniesionych kosztów podlegających refundacji oraz kopie dowodów ich poniesienia w terminie 7 dni od dnia poniesienia ostatniego z tych kosztów. Termin ten podlega jednak przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy.

Zakup wyposażenia objętego refundacją dokumentuje się fakturą, rachunkiem lub dowodem zapłaty. Wytworzenie wyposażenia objętego refundacją dokumentuje się, przedstawiając ocenę techniczną rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną. Koszty oceny i wyceny rzeczoznawcy finansuje przy tym pracodawca.

Cenę nabycia i koszt wytworzenia wyposażenia objętego refundacją ustala się i dokumentuje zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Umowa starosty z pracodawcą wygasa w przypadku nieprzedstawienia zestawienia poniesionych kosztów podlegających refundacji oraz kopii dowodu ich poniesienia w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do umów zawieranych przez starostę i Prezesa Zarządu PFRON.

Opinia Państwowej Inspekcji Pracy

Warunkiem zwrotu kosztów jest uzyskanie, wydanej na wniosek starosty, pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na tym stanowisku. W związku z tym w terminie 7 dni od dnia doręczenia staroście albo Prezesowi Zarządu PFRON dokumentów (tj kopii umowy o pracę zawartej z osobą zatrudnioną na refundowanym stanowisku pracy, orzeczenia potwierdzające niepełnosprawność tej osoby, zestawienia poniesionych kosztów podlegających refundacji oraz kopii dowodów ich poniesienia), starosta występuje do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o wydanie opinii o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na tym stanowisku.

Wypłata

Refundację przekazuje odpowiednio starosta albo Prezes Zarządu PFRON na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na tym stanowisku.

Zwrot kosztów jednostkom budżetowym następuje na wydzielony rachunek dochodów własnych. Warunkiem zaś zwrotu kosztów jest ich poniesienie przez jednostkę budżetową ze środków uprzednio zgromadzonych na tym rachunku.

Jak pracodawca ma rozliczać refundację?

Pracodawca dokonując rozliczenia refundacji, winien posługiwać się w szczególności danymi zawartymi we wniosku i umowie ze starostą.

Jeżeli refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej, pracodawca ma obowiązek poinformować starostę o wysokości nienależnie pobranej kwoty refundacji oraz dokonać zwrotu tej kwoty w terminie 3 miesięcy od dnia jej ujawnienia. Termin ten podlega jednak przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy. Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu:

otrzymanej nadwyżki refundacji oraz
odsetek od nadwyżki refundacji naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych; Odsetek tych nie nalicza się jednak w przypadku, gdy refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej z przyczyn niezależnych od pracodawcy.

Jeśli zaś refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości niższej od należnej, pracodawca może poinformować starostę o wysokości kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą należną a kwotą wypłaconą pracodawcy oraz złożyć wniosek o wypłatę tej kwoty w terminie do dnia 15 lutego roku następującego po roku, w którym przypadał okres zatrudnienia na stanowisku pracy, którego dotyczy wniosek.

Co jeśli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 36 miesięcy?

Jeśli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca jest obowiązany zwrócić Funduszowi za pośrednictwem starosty środki w wysokości równej 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu okresu, o którym mowa w ust. 1, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty. Pracodawca dokonuje zwrotu w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną.

Pracodawca nie misi jednak zwracać otrzymanych środków, jeżeli zatrudni w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną inną osobę niepełnosprawną, zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna lub poszukująca pracy i niepozostającą w zatrudnieniu, przy czym wynikająca z tego powodu przerwa nie jest wliczana do okresu 36 miesięcy zatrudnienia.

Czy refundacja może być przyznawana jako pomoc de minimis i jakie dodatkowe wymagania się z tym wiążą?

Refundacja może być przyznawana jako pomoc de minimis, o której mowa w:

rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis;
rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1860/2004 z dnia 6 października 2004 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis dla sektora rolnego (wedle brzmienia omawianego rozporządzenia Ministra obowiązującego do dnia 30 czerwca 2009 r.) albo
rozporządzeniu Komisji (WE) nr 875/2007 z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis dla sektora rybołówstwa i zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 1860/2004.

Do wniosku o udzielenie pomocy de minimis, o której mowa w ww. pkt 1, należy dołączyć zaświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej w okresie obejmującym bieżący rok podatkowy i poprzedzające go dwa lata podatkowe oraz informację o innej pomocy dotyczącej tych samych kosztów kwalifikowalnych. Do wniosku o udzielenie pomocy de minimis, o której mowa w ww. pkt 2 lub 3, należy zaś dołączyć zaświadczenia o pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.

Pracodawca korzystający z refundacji jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 października 2007 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz. U. 2007 r., Nr 194, poz. 1404);
Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 1997 r., Nr 123, poz. 776, ze zm.);
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379 z 28.12.2006, str. 5);
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1860/2004 z dnia 6 października 2004 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis dla sektora rolnego (Dz. Urz. UE L 325 z 28.10.2004, str. 4, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 875/2007 z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis dla sektora rybołówstwa i zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 1860/2004 (Dz. Urz. UE L 193 z 25.07.2007, str. 6)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl