Prowadzenie akt osobowych

Odpowiedź prawnika: Prowadzenie akt osobowych

Zgodnie z par. 6 Rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: 1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, 2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: - umowę o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, - pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, - oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach, - dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, - dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, - oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, - dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, - pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, - dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, - orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, - umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, - korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, - kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna, - informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony; 3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: - oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, - dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1[1] Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), - kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, - potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego), - umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, - orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. Wszelkie dodatkowe informacje są pomocami ewidencyjnymi do akt osobowych pracownika. Do takich informacji należy więc ewdencja czasu pracy.