Diety zagraniczne - jak rozliczyć delegacje zagraniczne w 2025 roku?

Podróże służbowe to stały element funkcjonowania wielu firm w dzisiejszym zglobalizowanym świecie. Prawidłowe rozliczenie kosztów podróży służbowych za granicą wymaga znajomości aktualnych przepisów i stawek obowiązujących w 2025 roku. W tym kompleksowym przewodniku przedstawiamy wszystkie niezbędne informacje dotyczące diet zagranicznych, limitów noclegów oraz zasad rozliczania podróży służbowych.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określone są przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony powyżej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Przy czym co istotne - postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w przepisach powyższego Rozporządzenia.

W związku z powyższym w niniejszym artykule omówimy reguły wynikające z przepisów Rozporządzenia. Warto mieć na uwadzę, iż w przypadku sektora prywatnego, warunki mogą być korzystniejsze.

Co to jest zagraniczna podróż służbowa?

Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego poza granicami Polski, w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Różni się od podróży krajowych przede wszystkim zastosowaniem innych stawek diet oraz odmiennych zasad rozliczania kosztów.

Jak liczy się czas trwania podróży służbowej zagranicznej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, czas podróży zagranicznej oblicza się różnie w zależności od środka transportu:

Co przysługuje pracownikowi z tytułu zagranicznej podrózy służbowej?

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują następujące należności:

• Dieta zagraniczna - na pokrycie kosztów wyżywienia i drobnych wydatków
• Zwrot kosztów noclegów - w granicach ustalonych limitów
• Zwrot kosztów przejazdów - bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe
• Ryczałty na dojazdy - transport lokalny w miejscu podróży
• Zwrot innych niezbędnych wydatków - udokumentowanych, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
  
  

Aktualne stawki diet zagranicznych w 2025 roku

Wysokość diet zagranicznych w 2025 roku reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., zmienione Rozporządzeniem z 25 października 2022 r. Stawki obowiązujące od 29 listopada 2022 roku pozostają aktualne także w 2025 roku.

Przykładowe stawki diet dla popularnych destynacji podróży służbowych:

Państwo	Waluta	Dieta za dobę	Limit noclegu
Niemcy	EUR	49	170
Wielka Brytania	GBP	35	200
Francja i Monako	EUR	55	200
Włochy	EUR	53	192
Hiszpania	EUR	50	200
Szwajcaria	CHF	88	220
USA	USD	59	200-350
Norwegia	NOK	510	2000

Jak oblicza się wysokość diet zagranicznych?

Zasady obliczania diet zagranicznych w 2025 roku opierają się na czasie trwania podróży i zapewnionym wyżywieniu:

Redukcja diety za zapewnione wyżywienie

Rozliczanie kosztów noclegów w zagranicznych podróżach słuzbowych

Koszty noclegów w służbowych podróżach zagranicznych podlegają zwrotowi według określonych zasad:

Zwrot kosztów na podstawie rachunków

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem, ale nie więcej niż limit określony dla danego państwa. Limity te są znacznie zróżnicowane - od 80 USD w Urugwaju do 2000 SEK w Szwecji.

Ryczałt za nocleg bez rachunku

Zwrot kosztów transportu i dojazdów

Koszty przejazdów

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Środek transportu oraz klasę określa pracodawca, uwzględniając efektywność ekonomiczną podróży.

Ryczałty na dojazdy lokalne

Praktyczne wskazówki przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej

Dokumentowanie wydatków

Pracownik ma obowiązek rozliczyć podróż słuzbową w terminie 14 dni od jej zakończenia, załączając:

• Rachunki za nocleg
• Bilety transportowe
• Faktury za inne udokumentowane wydatki
• Pisemne oświadczenia w przypadku braku możliwości udokumentowania wydatku

Zaliczki w walucie obcej

Najważniejsze informacje dotyczące przepisów w 2025 roku

W 2025 roku nie wprowadzono zmian w stawkach diet zagranicznych. Obowiązują nadal kwoty ustalone w listopadzie 2022 roku. Podstawą prawną pozostaje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. ze zmianami.

Koszty leczenia za granicą

Aspekty podatkowe diet zagranicznych

Diety zagraniczne są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniu. Oznacza to, że pracownik nie płaci podatku od otrzymanych kwot, jeśli mieszczą się w ustawowych limitach.

Digitalizacja procesów

Coraz więcej firm wprowadza elektroniczne systemy rozliczania podróży służbowych, które automatyzują proces naliczania diet i weryfikacji kosztów. Takie rozwiązania znacząco upraszczają procedury i zmniejszają ryzyko błędów.