Przedsiębiorca w podróży służbowej

27.1.2019

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof).

O jaką podróż służbową chodzi?

Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) uznać należy wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.

Jakie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów?

Jak wspomniano, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof.

Do wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należą poniższe.

Koszty przejazdu

Można uwzględnić koszty uzyskania przychodów w przypadku podróży publicznym środkiem transportu - w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, promem, samolotem). Nie ma przy tym ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu.

Z kolei w przypadku podróży samochodem będącym środkiem trwałym - kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawą rozliczeń są przy tym np. faktury, rachunki, dowody opłat. Należy pamiętać, że nowe przepisy od 1 stycznia 2019 r. określają zasady rozliczania kosztów używania samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej i do innych celów (niezwiązanych z tą działalnością). W tym zakresie w ustawach o podatku dochodowym wprowadzono rozwiązania podobne do funkcjonujących już wczejśniej w podatku od towarów i usług (VAT). Przyjęto, że tzw. użytek mieszany pozwoli na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów 75% wydatków eksploatacyjnych (dotąd było to 100%). Odliczenie 100% wydatków związanych z korzystaniem z samochodu także do celów innych niż działalność gospodarcza możliwe jest zaś tylko przez przedsiębiorców, którzy korzystają z samochodu wyłącznie do celów biznesowych, przy czym konieczne jest prowadzenie ewidencji potwierdzającej wykorzystanie samochodu wyłącznie do celów służbowych (można w tym celu używać ewidencji stosowanej dla celów VAT).

Natomiast dotąd w przypadku podróży środkiem transportu niebędącym środkiem trwałym (czyli samochodem osobowym używanym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) - przyjmowano, że kosztem będą wydatki, jednak wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty będącej iloczynem ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). Podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu (tak: interpretacja ogólna MF z dnia 8.11.2013 r.DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005). Zmiany od 1 stycznia 2019 r. dotyczą zasad zaliczania w koszty podatkowe wydatków związanych z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych, które nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych. Zamiast wykorzystywanej dotychczas ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki, przewidziano uproszczony sposób kwalifikowania do kosztów podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego stanowiącego własność przedsiębiorcy. Podatnicy, którzy dla potrzeb działalności gospodarczej będą wykorzystywać samochód stanowiący ich własność, do kosztów uzyskania przychodów będą mogli zaliczyć 20% poniesionych wydatków (80% wydatków wyłączono z kosztów podatkowych). Dla ustalenia limitu wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych, podatnicy będą uwzględniać wszystkie wydatki związane z eksploatacją stanowiącego ich własność, prywatnego samochodu osobowego faktycznie wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, tj. niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT (niewpisanego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, niebędącego samochodem o wartości do 10 tys. zł, niebędącego samochodem niezaliczonym do środków trwałych z uwagi na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok).

Na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument.

Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.

Koszty noclegu

Koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej - w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują przy tym ryczałty dotyczące pracowników) - mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Inne wydatki

Mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów też inne wydatki takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

Dieta

Poza faktycznie poniesionymi wydatkami, kosztem działalności są również przysługujące przedsiębiorcy (oraz osobie współpracującej), diety do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Zatem, wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kup, z uwagi na to że przedsiębiorcy przysługują diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.

Jak przeliczyć wydatki w walucie obcej?

Jeżeli kwota wynikająca z dokumentu księgowego jest wyrażona tylko w walucie obcej przedsiębiorca obowiązany jest przeliczyć walutę na złote.

Przedsiębiorca przelicza koszty podróży służbowej w następujący sposób:

w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
w przypadku diety - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Na podst. sip.mf.gov.pl