19.8.2021

A.J.
Zespół e-prawnik.pl

Ministerstwo Finansów przygotowało objaśnienia podatkowe dotyczące zasad przyznawania ulgi na zakup kas wirtualnych. Dzięki nim i zawartym w nich przykładom, realizacja ulgi na zakup kas wirtualnych stanie się prostsza. Podatnicy zyskają dodatkowo pewność prawa w zakresie ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Objaśnienia podatkowe wydano na wniosek przedsiębiorców i Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Interpretacja przepisów jest wiążąca dla administracji skarbowej.

Czym są kasy wirtualne?

Czego dotyczą objaśnienia podatkowe?

Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe z 12 sierpnia 2021 w sprawie ulgi na zakup kas rejestrujących mających postać oprogramowania i obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Objaśnienia dotyczą zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących mających postać oprogramowania (dalej: „kasy wirtualne”) oraz obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika.

 - "Korzystanie z kasy wirtualnej to bezpieczny i tani sposób ewidencjonowania transakcji pomiędzy biznesem a konsumentem. Kasa wirtualna jest wygodna i prosta w użyciu. Zależy nam na tym, aby używało ich jak najwięcej firm. Dlatego przy ich zakupie przysługuje podatnikowi prawo do ulgi podatkowej. Dzięki objaśnieniom, zasady jej zastosowania nie będą już budzić żadnych wątpliwości" – wyjaśnił wiceminister finansów Jan Sarnowski.

Objaśnienia dotyczą zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas wirtualnych.

- "Podatnik, zobowiązany do wymiany kasy starego typu na kasę on-line, może skorzystać z ulgi na zakup tej kasy. Kwota preferencji może sięgać 90% jej ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Ulga dotyczy na tych samych zasadach kas sprzętowych i wirtualnych" - przypomniał wiceminister finansów Jan Sarnowski. Objaśnienia podatkowe doprecyzowują m. in. zasady ewidencjonowania płatności za sprzedaż, gdy następuje ona na przełomie miesięcy, za pośrednictwem poczty, banku czy spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Chodzi o moment ujęcia transakcji w ewidencji sprzedaży, gdy płatność otrzymano po zakończeniu sprzedaży w danym dniu.

- "Jeśli podatnik o dokonaniu wpłaty na jego rachunek bankowy dowiaduje się dopiero następnego dnia po jej zleceniu, w chwili otrzymania odpowiedniej informacji z banku, to ma obowiązek niezwłocznego zaewidencjonowania płatności na kasie rejestrującej (w dniu odczytu płatności w banku). Jeśli wpłata ma miejsce 31 marca, a podatnik dostał z banku informację o wpłacie 1 kwietnia, to powinien dokonać rozliczenia VAT z tej wpłaty za marzec, pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za kwiecień" - wyjaśnił Paweł Selera, dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów.

Jakie przepisy podatkowe regulują problematykę kas wirtualnych?

Chodzi o:

• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (dalej: „rozporządzenie w sprawie kas wirtualnych”) oraz
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (dalej: „rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych”).

Rozporządzenia te weszły w życie 1 czerwca 2020 r. i wprowadzają możliwość stosowania do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych kas wirtualnych przez wybrane grupy podatników.

Przedmiotową problematykę reguluje także rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej: „rozporządzenie w sprawie kas”).

Zasady odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas wirtualnych 

W ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów o usług (dalej: „ustawa o VAT”) wprowadzono przepis (art. 111b ust. 2), zgodnie z którym do kas wirtualnych odpowiednio stosuje się art. 111 i art. 111a. Objaśnienia mają za zadanie przedstawienie zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas wirtualnych (dalej: „ulga”) uregulowane w tych artykułach oraz w akcie wykonawczym do ustawy w zakresie „ulgi” (tj. w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika - dalej: „rozporządzenie w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących”).

W rozporządzeniu w sprawie kas zawarto natomiast regulacje dotyczące ewidencji sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.

Objaśnienia dotyczą więc również obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika. Nowe objaśnienia nie zastępują objaśnień z dnia 11 lipca 2019 r. odnoszących się do „ulgi na zakup kas rejestrujących on-line” – należy je traktować, jako ich uzupełnienie uzasadnione wprowadzeniem na rynek od 1 czerwca 2020 r. nowego rodzaju kas rejestrujących, czyli kas wirtualnych.

Ogólne zasady odliczania

Prawo do uzyskania „ulgi” (na podstawie art. 111 ust. 4 ustawy o VAT) przysługuje podatnikom, u których:

• powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT;
• nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, oraz dotychczas nie używali żadnych kas rejestrujących. 

Kasa rejestrująca – online w tym wirtualna – musi zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połącznie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (na podstawie art. 111 ust. 6a ustawy o VAT).

Każda kasa wirtualna, aby mogła być stosowana na polskim rynku, musi pozytywnie przejść proces certyfikacji przeprowadzony przez Główny Urząd Miar. W celu uzyskania certyfikatu kasy, Główny Urząd Miar będzie sprawdzał m.in. zabezpieczenia kasy wirtualnej, w szczególności, czy spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, czyli czy umożliwia połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, a także wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych. Kasa wirtualna jest to kasa, która spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, a także wymagania techniczne wskazane w rozporządzeniu w sprawie kas wirtualnych, w związku z tym „ulga” z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ma do niej zastosowanie.

Kwota wydana na zakup kasy wirtualnej Kasa wirtualna to oprogramowanie, a nie urządzenie, na którym jest ono zainstalowane. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym ta kasa (oprogramowanie) jest zainstalowana. Wśród tego typu przepisów wymienić można, m.in.:

• § 6 ust. 3, zgodnie z którym podatnik zapewnia konfigurację urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy;
• § 11 pkt 2, zgodnie z którym podatnicy używający kas wirtualnych udostępniają kasy wraz z urządzeniem, na którym kasa jest zainstalowana, do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów.

Mając na uwadze powyższe, ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej, określona w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania).

Poza przypadkami wskazanymi w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT (patrz wyżej) ulga na zakup kas wirtualnych przysługuje również tym podatnikom, którzy na podstawie ustawy zostali zobligowani do wymiany dotychczas stosowanych kas i w efekcie dokonują zakupu np. kasy wirtualnej (podstawa prawna: art. 111 ust. 4 i art. 145b ust. 3 ustawy o VAT).

W rozporządzeniu w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących określone zostały warunki, które muszą być spełnione, aby możliwe było ujęcie „ulgi” w rozliczeniu podatnika.

Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej, lub jej zwrot następuje pod warunkiem:

• rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy,
• posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup. (Podstawa prawna: § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących).

W przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie lub zwrot ulgi na zakup każdej z tych kas następuje dodatkowo, pod warunkiem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika (podstawa prawna: § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących).

Kasy wirtualne mogą stosować tylko podatnicy wskazani w rozporządzeniu w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych.

W § 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wskazuje się, że stosowanie tego typu kas umożliwia się dla grup podatników w branży transportowej, hotelarskiej, gastronomicznej oraz w zakresie sprzedaży wyrobów węglowych.

Stosowanie kas przez wskazane w rozporządzeniu grupy podatników ma charakter fakultatywny. Zatem od decyzji samego podatnika (działającego w jednej z tych branż) zależy, czy będzie korzystał z kasy wirtualnej, czy innej spełniającej nałożone przepisami wymogi. W konsekwencji powyższego również ulga na zakup kasy wirtualnej przysługuje tylko podatnikom, którzy zaliczają się do wskazanych branż wykonujących następujące czynności:

1. usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875);
2. usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
3. usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
4. usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
5. usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
6. usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0); 
7. usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
8. usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10); 
9. usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
10. usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
11. usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
12. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
13. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
14. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
15. usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0); 
16. usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0); 
17. usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0); 
18. usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10); 
19. usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
20.  usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30); 
21. pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90); 
22. usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10); 
23. usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21); 
24. pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29); 
25. usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
26. sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Podstawa prawna powyższego to § 1 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych.

„Ulga” przysługuje podatnikom zobligowanym, na podstawie ustawy o VAT, do wymiany kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, którzy wprowadzą kasy wirtualne w branży:

• świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Podstawa prawna powyższego: art. 145b ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy o VAT oraz § 1 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych.

Sposób odliczania przez podatników zwolnionych

Sposób odliczania przez podatników zwolnionych „ulgi” z tytułu zakupu kas wirtualnych pozostaje taki sam jak w przypadku kas on-line (aktualne pozostają objaśnienia z dnia 11 lipca 2019 r.).

Na szczególną uwagę zasługuje przypadek kas wirtualnych o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (…) - z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875).

Tego typy kasa jest:

• wydzielonym modułem aplikacji mobilnej (…), o której mowa w art. 13b ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875), albo
• stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją lub
• współpracuje z taksometrem.

Podstawa prawna powyższego to § 50 ust. 1 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych.

W odniesieniu do pierwszego i drugiego spośród wymienionych powyżej wariantów działania kas obowiązują zasady skorzystania z ulgi inne niż w przypadku trzeciego wariantu.

W przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, u których:

1. sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;
2. kasa jest wydzielonym modułem aplikacji mobilnej albo stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją

- wniosek o zwrot kwoty wydanej na zakup kasy wirtualnej zawiera wszystkie elementy wskazane w § 4 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, z wyjątkiem § 4 ust. 3 pkt 3 (kopii świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą).

Jeśli podatnik świadczy usługi przewozu osób i bagażu podręcznego taksówkami, a kasa wirtualna współpracuje z taksometrem do wniosku o zwrot kwoty ulgi dołącza się kopię świadectwa legalizacji ponownej taksometru.

Jeżeli podatnik świadczy usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką a kasa wirtualna jest wydzielonym modułem aplikacji mobilnej albo stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją do wniosku o zwrot ulgi nie załącza się kopii świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru.

Podstawa prawna powyższego to § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych i § 50 ust. 1 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych).

Zwrot do urzędu skarbowego kwoty wydanej na zakup kas

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonej w deklaracji lub zwróconej im na wniosek ulgi na zakup kas wirtualnych w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży:

• zakończą działalność gospodarczą, lub
• trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy, lub
• naruszą obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (podstawa prawna: art. 111 ust. 6 ustawy o VAT oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących).

Kasy wirtualne nie zostały objęte obowiązkiem poddawania ich obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, stąd nie ma do nich zastosowania art. 111 ust. 6 ustawy o VAT dotyczący zwrotu kwoty ulgi z tytułu braku wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego.

Podatnicy używający kas wirtualnych udostępniają natomiast kasy wraz z urządzeniem, na którym kasa jest zainstalowana, do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów. Natomiast w przypadku awarii kasy związanej z wystąpieniem błędu weryfikacji danych w bazie danych kasy, podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia awarii, powiadamia o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego (podstawa prawna: § 11 pkt 2 i § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych).

Podatnicy czynni VAT

Zwrotu odliczonej lub zwróconej ulgi dokonują na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu (podstawa prawna: § 5 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących).

Podatnicy zwolnieni z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT, czyli wykonujący czynności wyłącznie zwolnione od podatku, lub u których sprzedaż jest zwolniona od podatku, zwrotu ulgi dokonują na rachunek właściwego urzędu skarbowego do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu (podstawa prawna: § 5 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących).

Przykład:

Podatnik zwolniony rozpocznie działalność usług taksówkowych 5 marca 2021 r. i w tym dniu rozpocznie prowadzenie ewidencji sprzedaży tych usług na kasie wirtualnej. Na wniosek złożony do urzędu skarbowego otrzymał zwrot ulgi z tytułu zakupu kasy wirtualnej. W okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy wirtualnej zakończył działalność gospodarczą – 31 stycznia 2023 r. W związku z tym – zwraca wykorzystaną ulgę na rachunek urzędu skarbowego – do końca lutego 2023 r.

Obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej na rachunek podatnika – zasady obowiązujące od 1 maja 2019 r.

Obowiązek ewidencji przelewów

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji (podstawa prawna: § 3 rozporządzenia w sprawie kas).

Jeśli podatnik o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku i ewidencjonuje na kasie rejestrującej zapłaty dokonane w dniu poprzednim niezwłocznie dnia następnego (w dniu odczytu płatności w banku).

Przykład:

Podatnik udostępnia za pomocą platformy internetowej możliwość nabycia przez klientów biletów wstępu do parku rozrywki. Bilety są wysyłane automatycznie pocztą na skrzynkę poczty elektronicznej klienta po opłaceniu biletu za pośrednictwem platformy płatniczej. Przedsiębiorca nie jest uprawniony do stosowania zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (bilety w zakresie wstępu do parków rozrywki są wyłączone ze zwolnień wskazanych w rozporządzeniu - § 4 ust. 1 pkt 2 lit. l rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Podatnik o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku, po ich uznaniu na rachunku bankowym. W związku z tym podatnik ewidencjonuje na kasie rejestrującej zapłaty dokonane w dniu poprzednim, np. niezwłocznie dnia następnego w normalnych warunkach weryfikacji wpływów tj. w dniu odczytu płatności w banku. Paragon fiskalny jest wystawiany do każdej sprzedaży osobno, tj. każdej płatności indywidualnie.

Dopuszczalne jest zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej, wpłat dokonywanych za pośrednictwem banku, bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności.

Użyte w przepisie pojęcie „niezwłocznie” należy rozumieć jako najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu dokonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji.

Jeśli wpłata ma miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia sprzedaży z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego), pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie (podstawa prawna: § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Obowiązek ewidencji zaliczek

Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu zaliczki, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych o pracy.

Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, w jakiej formie dokonano zapłaty (podstawa prawna: § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas).

Otrzymane zapłaty na rachunek bankowy powinny zostać zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności.

To na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego może on dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.

Należy podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest zobowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia terminu powstania obowiązku podatkowego.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2020 r. poz. 957);
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2020 r. poz. 965);
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019 r. poz. 816, ze zm.);
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów o usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685, ze zm.);
  
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz.U. z 2019 r. poz. 820);
  
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2018 r. poz. 2519, z późn. zm.).