Jak wygląda procedura złożenia rezygnacji przez zarząd spółki z o.o. - opinia prawna

18.1.2008

Stan faktyczny

Zarząd sp. z o.o. chce zgłosić rezygnację. Jest zainteresowany odejściem z końcem 2007 roku. Chciałbym wiedzieć jakie kroki prawne powinny zostać podjęte? Komu i w jaki sposób zgłaszana jest rezygnacja? Co się dzieje, jeśli właściciel firmy nie powoła nowego zarządu? Czy można jakoś temu zaradzić? Byłbym zainteresowany kompletną instrukcją w formie "krok po kroku" jakie należy podjąć działania i jak chronić się przed spodziewaną nieuczciwością właściciela, który jest w konflikcie z zarządem. W obecnej chwili spółka przeżywa kryzys. Wymaga doinwestowania lub zamknięcia. W związku z brakiem realnych szans na doinwestowanie spółki, a także w związku ze spodziewanym konfliktem z właścicielem co do kierunku dalszej działalności zarząd spółki chce podać się do dymisji. Na chwilę obecną spółka ma uregulowane sprawy wobec Urzędu Podatkowego (VAT, CIT i PIT-7) oraz wobec ZUS-u. Ma zaś ok. 50 000 zobowiązań wobec poddostawców, które na chwilę obecną nie są pokryte w należnościach. Majątek firmy (wg wartości realnej) to ok. 25 000 PLN. Potrzebujemy informacji na dwa tematy. Czy we wspomnianej sytuacji zarządowi firmy, który podaje się do dymisji grozi jakaś odpowiedzialność majątkowa? Zakładamy, że właściciel firmy może chcieć nas zablokować - tj. nie powoła nowego zarządu. Chcielibyśmy wiedzieć czy ma do tego prawo? Co w takiej sytuacji możemy zrobić? Boimy się, że mimo, iż formalnie nie będziemy już w zarządzie (rezygnacja), to będziemy widnieli w KRS-ie i do nas będą adresowane wszelkie pisma od wierzycieli firmy. Jak ta kwestia wygląda pod kątem prawnym? Czy możemy się ustrzec przed sytuacją, w której właściciel nie powołuje nowego zarządu? Kto wtedy jest odpowiedzialny za sytuacje i zobowiązania firmy? Czy zarząd może sam wnieść prośbę do KRS-u o wykreślenie go? W jakiej formie należy złożyć zawiadomienie o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu?

Stan faktyczny

Niniejsza opinia została sporządzona na podstawie następujących aktów prawnych:

Ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94 poz. 1037 ze zmianami),
Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 r., Nr 16 poz. 93 ze zmianami),
Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: 2005 r., nr 8 poz. 60 ze zmianami),
Ustawy z dnia 28 lutego 2003 roku Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. 2003 r., nr 60 poz. 535 ze zmianami).

Możliwość rezygnacji z funkcji członka zarządu

Stosunek, który łączy członków zarządu ze spółką, jest szczególnym stosunkiem korporacyjnym, który powstaje z chwilą powołania. Akt powołania oraz pełnienie funkcji członka zarządu należy odróżnić od ewentualnej dodatkowej umowy łączącej członka zarządu ze spółką, np. umowy cywilnoprawnej czy też umowy o pracę. Powołanie, a także odwołanie lub rezygnacja z funkcji członka zarządu są całkowicie niezależne od tego drugiego stosunku łączącego członka zarządu ze spółką.

Zgodnie z art. 202 § 4 kodeksu spółek handlowych, mandat członka zarządu wygasa również (poza upływem kadencji) wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. Kodeks spółek handlowych dopuszcza więc rezygnację z funkcji w zarządzie spółki z o.o., jednak skutki złożenia takiej rezygnacji reguluje poprzez odesłanie do kodeksu cywilnego. Zgodnie bowiem z art. 202 § 5 k.s.h., do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie.

Zgodnie z tymi przepisami, tj. z art. 746 kodeksu cywilnego, przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie, jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Jak wynika z powyższego, skutki wypowiedzenia zlecenia przez przyjmującego zlecenie (a więc odpowiednio, skutki rezygnacji członka zarządu z tej funkcji) uzależnione są od tego, czy zlecenie było odpłatne (tj. czy członek zarządu otrzymywał z racje pełnionej funkcji wynagrodzenie) oraz od tego, czy rezygnacja nastąpiła z ważnych powodów. Ponieważ pełnienie funkcji w zarządzie spółki z o.o. prawie zawsze następuje za określonym wynagrodzeniem, tak więc w analizowanym przypadku nie ma powodów, by od takiego założenia odstąpić. Wobec tego należy wyjaśnić, że wypowiedzenie zlecenia (odpowiednio - rezygnacja z funkcji członka zarządu) może nastąpić w każdym czasie. Jeżeli jednak wypowiedzenie (rezygnacja) nastąpią bez ważnych powodów, wypowiadający zlecenie musi liczyć się z obowiązkiem naprawienia ewentualnej szkody wynikającej ze złożonego wypowiedzenia (rezygnacji). Gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie (rezygnacja) następują z ważnych powodów, wypowiadający nie musi liczyć się z obowiązkiem zapłaty odszkodowania.

Przepisy kodeksu cywilnego nie precyzują pojęcia ważnych powodów. Każdorazowo ocena, czy przyczyna złożenia wypowiedzenia jest istotna, musi być oceniania in concreto, w każdym przypadku oddzielnie. Przykładowo, za Komentarzem do kodeksu cywilnego t. II pod redakcją K. Pietrzykowskiego można wskazać, że powodami takimi mogą być „choroba strony wypowiadającej, zmiana sytuacji życiowej, zmiana miejsca zamieszkania, nieotrzymanie zaliczki, uargumentowana utrata zaufania” (L. Ogiegło w powołanym komentarzu, Warszawa 2003, s. 374). Należy ponadto podkreślić, że wypowiedzenie, a więc także rezygnacja z funkcji członka zarządu, może nastąpić w każdym czasie, a więc bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Przekładając powyższe rozważania prawne na przedstawioną sytuację faktyczną należy po pierwsze stwierdzić, że każdy członek zarządu może zawsze złożyć rezygnację z pełnione funkcji. O tym, że rezygnacja nastąpiła z ważnych powodów, decydują okoliczności, jednakże na podstawie przedstawionego stanu faktycznego można stwierdzić, że członkowie zarządu nie mają dobrych relacji z udziałowcem spółki co do jej przyszłości. Moim zdaniem należy uznać, że sprzeczność co do celów i przyszłości spółki może być uznane za ważną przyczynę uzasadniającą złożenia przez członka zarządu rezygnacji z pełnionej funkcji. Wynika to z prostego faktu, że spółką z o.o. kieruje jej zarząd a sprzeczne założenia co do przyszłości i rozwoju spółki pomiędzy zarządem a wspólnikami (udziałowcami) uniemożliwiają prawidłowe wykonywanie przez zarząd swych obowiązków.

Należy jednak podkreślić, że umowa spółki może przewidywać inną procedurę składania rezygnacji przez członka zarządu. Może przykładowo wskazywać okres wypowiedzenia (rezygnacji) z funkcji członka zarządu jak również sposób rezygnacji. Umowa spółki może wskazywać także podmiot któremu należy złożyć rezygnację z funkcji. Co do zasady bowiem, rezygnacja z funkcji członka zarządu powinna być złożona radzie nadzorczej a jeżeli rada nie jest w spółce ustanowiona - pełnomocnikowi powołanemu uchwała wspólników.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego w spółce jest jeden udziałowiec. Brak natomiast informacji odnośnie istnienia rady nadzorczej ewentualnie osoby pełnomocnika reprezentującego wspólnika. Jeżeli ani rada nadzorcza ani pełnomocnik takie nie są ustanowieni, rezygnację należy złożyć jedynemu udziałowcowi spółki. Brak rady nadzorczej oraz pełnomocnika wspólników (wspólnika) nie może stanowić przyczyny uniemożliwiającej złożenie przez członków zarządu rezygnacji z pełnionej funkcji.

Rezygnacja powinna mieć formę pisemną i powinna zostać przedstawiona (wysłana) do jedynego udziałowca w sposób umożliwiający potwierdzenie tego faktu, a więc listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faksem ewentualnie może być wręczona osobiście - jednak w takim przypadku należy od jedynego udziałowca zażądać potwierdzenia (np. podpisem) faktu otrzymania rezygnacji. W rezygnacji należy koniecznie podać jej przyczynę. Mając na uwadze powyższe rozważania dotyczące konsekwencji złożenia rezygnacji, przyczyna ta powinna być ważna, np. brak możliwości dalszej współpracy, rozbieżności co do przyszłości spółki i sposobu jej funkcjonowania.

Jedyny udziałowiec spółki nie może nie przyjąć rezygnacji członka zarządu. Z chwilą złożenia rezygnacji członek zarządu przestaje pełnić swa funkcję. W takim przypadku spółka pozostaje bez ustawowych organów co powoduje konieczność (obowiązek ich ustanowienia). Obowiązek ten spoczywa na wspólnikach (jedynym udziałowcu) spółki. Nie wykonanie tego obowiązku stanowi naruszenie prawa i skutkuje możliwością ustanowienia kuratora dla spółki.

Członkowie zarządu, którzy złożyli rezygnację nie mają możliwości złożenia do sądu rejestrowego wniosku o wykreślenie ich z KRS, gdyż - po złożeniu rezygnacji - nie reprezentują już spółki. Mogą jednak zawiadomić sąd rejestrowy o fakcie złożenia rezygnacji. Tym samym sąd rejestrowy uzyska wiedzę, że spółka działa bez organu.

Obowiązki byłych członków zarządu

Złożenie rezygnacji z funkcji członka zarządu nie powoduje ustania wszystkich obowiązków byłych członków zarządu. Byli członkowie zarządu zobowiązani do sporządzenia sprawozdania zarządu oraz sprawozdania finansowego za rok obrotowy, w którym pełnili oni swa funkcję. Walne zgromadzenie wspólników zobowiązane jest podjąć uchwałę dotyczącą udzielenia (bądź nieudzielenia) absolutorium członkom zarządu. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

Z uwagi na możliwy konflikt pomiędzy udziałowcem spółki a rezygnującymi członkami zarządu zaleca się uzyskanie wszelkich dostępnych informacji i danych dotyczących ich pracy w okresie, w którym pełnili swą funkcję oraz złożenia żądania uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników i przedłożenia swych opinii już w akcie rezygnacji. Tym samym byli członkowie zarządu mogą bronić się przed nieuzasadnionymi twierdzeniami i oskarżeniami wspólników (wspólnika).

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, spółka nie jest w dobrej kondycji finansowej, choć na bieżąco reguluje swoje zobowiązania publicznoprawne (Urząd Skarbowy, ZUS). Należy w tym miejscu przypomnieć, że zgodnie z art. 116 § 1 w zw. Z § 4 oraz § 3 Ordynacji podatkowej, odpowiedzialność za zaległości podatkowe ciąży także na byłych członkach zarządu, jeżeli zaległości powstały w okresie, w którym pełnili on swą funkcję. Odpowiedzialność ta jest subsydiarna wobec odpowiedzialności spółki (tj. powstaje w razie braku możliwości egzekucji tych należności ze środków spółki), jednak okoliczność tę należy mieć na uwadze.

Większe znaczenie dla analizowanej sytuacji mają istniejące zaległości wobec kontrahentów. Przedstawiona sytuacje daje podstawy do uznania, że spółka znalazła się w sytuacji, w której możliwe jest złożenie wniosku o ogłoszenie jej upadłości. Zgodnie z 10 prawa upadłościowego, Upadłość ogłasza się w stosunku do dłużnika, który stał się niewypłacalny. Co do zasady dłużnik jest niewypłacalny wówczas, gdy nie wykonuje swoich wymagalnych zobowiązań, jednakże dłużnika będącego osoba prawną uważa się za niewypłacalnego także wtedy, gdy jego zobowiązania przekroczą wartość jego majątku, nawet wówczas, gdy na bieżąco te zobowiązania wykonuje (art. 11 prawa upadłościowego). Zgodnie z art. 21 prawa upadłościowego, dłużnik jest obowiązany, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, zgłosić w sądzie wniosek o ogłoszenie upadłości. Odpowiedzialnym za terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości osoby prawnej jest każdy, kto ma prawo reprezentować spółkę sam lub łącznie z innymi osobami. Niezłożenie lub nieterminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki skutkować może odpowiedzialnością osób odpowiedzialnych (członków zarządu) za szkodę wynikającą z zaniechania złożenia wniosku w terminie.

Odpowiedzialność członków zarządu związana z niezłożeniem wniosku o ogłoszenie upadłości wynika także z kodeksu spółek handlowych. Zgodnie bowiem z art. 299 § 1 kodeksu spółek handlowych, Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Uniknięcie tej odpowiedzialności może nastąpić, jeżeli członkowie zarządu wykażą, iż we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Mając na uwadze powyższe okoliczności należy rozważyć, czy przed złożeniem rezygnacji z funkcji członka zarządu nie złożyć wniosku o ogłoszenie upadłości spółki. Należy podkreślić, że kwestia ta wymaga wnikliwej analizy sytuacji finansowej spółki jak i kwoty zadłużenia.

Podsumowując należy podkreślić, że członkowie zarządu mogą zawsze złożyć rezygnację. Gdy rezygnacja następuje z ważnego powodu, członkom zarządu nie grożą żadne roszczenia finansowe ze strony spółki. Rezygnacja powinna być złożona radzie nadzorczej lub pełnomocnikowi wspólników, a jeżeli takie podmioty w spółce nie funkcjonują - wszystkim wspólnikom. Członkowie zarządu, którzy złożyli rezygnację nie mają prawa żądać zmiany wpisu w KRS - gdyż nie reprezentują już spółki. Mogą jedynie zawiadomić sąd rejestrowy o zaistniałej okoliczności. Brak ustanowienia nowego zarządu stanowi naruszenie prawa, które może skutkować ustanowieniem kuratora dla spółki.

Przed złożeniem rezygnacji należy rozważyć możliwość złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, celem uniknięcia ewentualnych roszczeń ze strony wierzycieli spółki.

Zespół
e-prawnik.pl