Czy możesz kontrolować swoją spółdzielnię, czyli odmowa wglądu w dokumentację spółdzielni ze względu na ochronę danych osobowych

Jak Twoje dane osobowe powinna chronić spółdzielnia mieszkaniowa?

W pierwszej kolejności należy przypomnieć, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, a także jeżeli jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Natomiast zgodnie z przepisami regulującymi spółdzielnie mieszkaniowe celem spółdzielni mieszkaniowej jest zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych i innych potrzeb członków oraz ich rodzin, przez dostarczanie członkom samodzielnych lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych, a także lokali o innym przeznaczeniu.

Z powyższych uwag wynika jedna zasadnicza - i dość popularna ostatnio - kwestia, mianowicie, czy spółdzielnia mieszkaniowa może ujawniać dane osobowe swoich członków. Co do zasady nie może - co znalazło wyraz w zakazie wywieszania imiennej listy dłużników spółdzielni zalegających z czynszem. Pamiętajmy jednak, iż mogą zaistnieć sytuacje, w których spółdzielnia będzie mogła dane swoich członków przetwarzać, oczywiście pod warunkiem, iż będzie to służyć wypełnianiu jej zadań. Np. spółdzielnia zebrała informacje na temat członków, którzy posiadają psy i dzięki nim imiennie poinformowała tych członków o obowiązkach związanych z posiadaniem zwierząt na terenie spółdzielni. Takie zbieranie danych nie jest naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych, gdyż zadaniem spółdzielni jest zaspakajanie potrzeb członków Spółdzielni mieszkaniowych, m.in. poprzez zagwarantowanie czystości w budynkach oraz na gruntach stanowiących mienie Spółdzielni. Z powyższego wynika więc, iż Spółdzielnia w celu realizacji zadań związanych z utrzymywaniem czystości w budynkach oraz na gruntach Spółdzielni, uprawniona jest do przetwarzania danych osobowych członków Spółdzielni w zakresie m.in. informacji dotyczących posiadanych przez nich psów.

Czy jako członek spółdzielni masz prawo wglądu w jej dokumentację?

Otrzymałeś rachunki za media, które wydają Ci się za duże. Chciałbyś porównać z rachunkami innych członków spółdzielni? Problem w tym, iż spółdzielnia może powołać się na ustawę o ochronie danych osobowych. Czy zatem możesz żądać wglądu do dokumentów dotyczących:

• rozliczeń finansowych mediów (w celu porównania wyliczeń z innymi członkami mieszkającymi w tym samym bloku),

• list osób oczekujących na mieszkanie i garaże,

• umów inwestycyjnych i ich rozliczeń,

• oraz innych dokumentów dotyczących działalności spółdzielni, a mające wpływ na koszty w których muszę partycypować.

Odpowiedzi nie znajdziemy bezpośrednio w ustawie o ochronie danych osobowych. Tam bowiem - jak już zostało wcześniej wspomniane - znajduje się regulacja, zgodnie z którą przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, zezwalają na to przepisy prawa, jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia koniecznych działań przed zawarciem umowy, jest niezbędne do wykonywania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, jest niezbędne do wypełniania prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych lub osób trzecich, którym są przekazywane te dane - a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dotyczą.

Aby usprawiedliwić zatem prawnie takie żądanie wglądu należy znaleźć stosowne przepisy w innych ustawach, w tym wypadku w prawie spółdzielczym. I tu pojawia się problem, gdyż zgodnie z jego regulacjami każdy członek spółdzielni ma pełne prawo zapoznawania się:

• z dokumentami wyłącznie jego dotyczącymi,

• z protokołami z posiedzeń organów samorządowych (z wyłączeniem indywidualnych spraw innych członków) i treścią uchwał podjętych przez te organy,

• przeglądać rejestr członków spółdzielni,

• zapoznawać się z rocznymi sprawozdaniami finansowymi,

• przeglądać protokół z lustracji spółdzielni.

Spółdzielnia obowiązana jest także umożliwić członkowi zapoznanie się z obowiązującym statutem oraz regulaminami wydanymi na jego podstawie.

W tym akcie zatem brak jest podstawy do realizacji takiego żądania wglądu w całą dokumentację spółdzielni, w tym rachunki innych członków. Skoro tak, to pozostaje tylko powołanie się na uprawnienia wynikające z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Zgodnie z jej postanowieniami spółdzielnia jest obowiązana na żądanie członka przedstawić kalkulację:

• kosztów budowy, stanowiących podstawę do ustalenia wysokości wkładu mieszkaniowego lub budowlanego wymaganego od członka,

• kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi stanowiących podstawę do ustalenia i wysokości opłat za użytkowanie lokalu.

Jakie wnioski płyną z interpretacji przepisów dotyczących spółdzielni?

Niestety, ale Twoje ewentualne żądanie udostępnienia całej dokumentacji, w tym rachunków innych członków nie jest zasadne z punktu widzenia prawa i spółdzielnia ma prawo, a nawet obowiązek odmówić Ci tego. Nie ma bowiem żadnej podstawy do tego, aby wewnętrzne dokumenty spółdzielni były udostępniane członkom Spółdzielni bez ograniczeń, a w szczególności umowy, faktury, których treść powinna pozostać poufna (tajemnica handlowa) oraz dokumenty, które Spółdzielnia pozyskuje od jednostek zewnętrznych, np. z samorządu terytorialnego, a zawierające pisemne pouczenie o ich poufności.

Pamiętaj, że:

• Wiele trudności sprawia jednoznaczne kwalifikowanie adresów poczty elektronicznej jako danych osobowych - przyjmuje się, że nie każdy adres e-mail stanowić będzie dane osobowe. Ochrona przewidziana dla danych osobowych będzie dotyczyć jedynie tych adresów poczty elektronicznej, które pozwolą na identyfikację ich dysponentów,

• Podawanie do publicznej wiadomości imiennych list przydziału mieszkań i garaży może mieć miejsce tylko wtedy gdy określone w statucie spółdzielni zasady ustalania kolejności przydziału mieszkań i lokali o innym przeznaczeniu przewidują wymóg jawności podejmowanych decyzji i formę podawania ich do publicznej wiadomości.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zmianami).