Ewidencja prowadzona przez podatników VAT

Czy każdy podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję?

Nie. Obowiązku prowadzenia ewidencji nie mają podatnicy zwolnieni podmiotowo od podatku (którzy muszą jednak prowadzić ewidencję uproszczoną) oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione podmiotowo od podatku.

Czy istnieje oficjalny wzór ewidencji?

Nie, przepisy nie przewidują takiego wzoru. Przepisy ustawy VAT wskazują niezbędne elementy jakie musi zawierać ewidencja, pozostawiając podatnikom swobodę w wyborze sposobu jej prowadzenia. Tym niemniej podatnicy najczęściej korzystają z dostępnych na rynku wzorów ewidencji.

Nie ma przeszkód, aby ewidencja VAT prowadzona była wyłącznie w wersji elektronicznej. Należy jednak zauważyć, że odpowiedzialność za ewentualne zniszczenie danych obciąża zawsze podatnika (niezależnie od sposobu prowadzenia ewidencji).

Co musi zawierać ewidencja?

Przepisy stanowią, iż ewidencja powinna zawierać:

1. kwoty podatku naliczonego, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do o obniżenia kwoty podatku należnego (w przypadku, gdy nie jest możliwe wyodrębnienie tej kwoty w ewidencji powinna być ujawniona kwota obliczona według proporcji wstępnej),
2. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania (w szczególności są to informacje o wykonanych w danym okresie rozliczeniowym czynnościach oraz o wielkości obrotu z każdej z tych czynności; z ewidencji powinien również wynikać moment powstania obowiązku podatkowego),
3. wysokość podatku należnego (przy czym najlepiej, gdy podatek jest wykazywany zarówno w odniesieniu do poszczególnych transakcji, jak i łącznie od początku okresu rozliczeniowego),
4. kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego (należy zauważyć, że nie chodzi tu o wszystkie kwoty podatku naliczonego, lecz tylko te kwoty, które podlegają odliczeniu; oznacza to, że w przypadku, gdy kwota podatku naliczonego związana jest zarówno ze sprzedażą opodatkowaną, jak i zwolnioną w ewidencji, ujawnieniu podlega część odliczenia ustalona według proporcji wstępnej),
5. kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, oraz
6. inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej (np.
   
   podatnik wykazujący w deklaracji podatkowej podatek do przeniesienia na następny miesiąc powinien kwotę tą wskazać w ewidencji).

Przepisy ustawy VAT przewidują szereg szczególnych przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji przez niektórych podatników. Dotyczy to:

• podatników działających na rynku unijnym, podatników wykonujących usługi na rzeczach ruchomych lub na rzecz których wykonywane są takie usługi,
• podatników, u których ze względu na wartość wewnątrzwspólnotowych nabyć wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów nie występuje,
• podatników korzystających ze szczególnych zasad opodatkowania dostaw dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz towarów używanych,
• podatników dokonujących dostaw złota inwestycyjnego,
• podmiotów spoza Wspólnoty świadczących usługi elektroniczne,
• podatników, do których ma zastosowanie procedura uproszczona dotycząca wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych.

Jak powinna wyglądać ewidencja uproszczona prowadzona przez podatników zwolnionych podmiotowo?

Jak już zostało wspomniane powyżej, podatnicy zwolnieni podmiotowo obowiązani są do prowadzenia ewidencji uproszczonej. Prowadzenie takiej ewidencji jest konieczne dla ustalenia momentu ewentualnej utraty prawa do zwolnienia podmiotowego. Przepisy ustawy VAT nie wskazują formy w jakiej powinna być prowadzona ewidencja (poprzestając na wskazaniu, że ewidencja sprzedaży powinna być prowadzona za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym), w związku z czym należy uznać, że każda forma ewidencji jest dozwolona. W każdym przypadku powinna z niej jednak wynikać data oraz wartość dziennej sprzedaży.

Wskazane jest, aby sprzedaż w ewidencji uproszczonej wykazywana była nie tylko w ujęciu bieżącym, ale także w ujęciu narastającym. Ułatwi to określenie ewentualnego momentu osiągnięcia przez podatnika obrotu przekraczającego kwotę upoważniającą go do korzystania ze zwolnienia podmiotowego.

Pamiętaj, że:

• obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy również podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT (ewidencja uproszczona),
• nie został ustalony żaden oficjalny wzór ewidencji.

Podstawa prawna:

• art. 109, art. 120 ust. 15, art. 125, 134 oraz 138 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535).