Procedura SME - zwolnienie z VAT

Na czym polega zwolnienie z VAT w procedurze SME?

Procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw (tzw. procedura szczególna SME) od 1 stycznia 2025 roku umożliwia przedsiębiorcom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE korzystanie ze zwolnienia z VAT w państwie członkowskim, w którym nie mają siedziby działalności gospodarczej. Od początku 2025 r. podatnicy VAT mogą zatem skorzystać ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do transakcji dokonywanych na terenie innych państw Unii Europejskiej w ramach procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw, tj. procedury SME.

Procedura SME jest przewidziana dla małych przedsiębiorstw prowadzących transakcje opodatkowane VAT w państwach UE - innych niż kraj ich siedziby.

Warunki zwolnienia z VAT w procedurze SME

Warunkiem ubiegania się o zwolnienie z VAT w innym państwie członkowskim UE jest złożenie przez podatnika w państwie członkowskim siedziby działalności gospodarczej powiadomienia o zamiarze korzystania ze zwolnienia z VAT we wskazanych przez siebie państwach członkowskich UE (tj. uprzedniego powiadomienia). W uprzednim powiadomieniu podatnik wskazuje obroty za bieżący i poprzedni rok, dzięki czemu możliwe będzie sprawdzenie, czy podatnik mieści się w limitach uprawniających do zwolnienia z VAT w wybranych państwach członkowskich UE. W przypadku niektórych państw członkowskich wymagane jest wskazanie obrotów osiąganych także za 2 lata wstecz przed złożeniem uprzedniego powiadomienia. Podatnik będzie musiał również raportować kwartalnie obroty uzyskane we wszystkich państwach członkowskich UE w składanych informacjach kwartalnych.

Korzystanie z procedury szczególnej SME nie jest obowiązkowe, więc podatnik może wybrać opodatkowanie VAT w danym państwie członkowskim UE na zasadach ogólnych. Podatnik może też wybrać stosowanie zwolnienia VAT w ramach procedury szczególnej SME w niektórych państwach członkowskich UE, zaś w innych państwach członkowskich korzystać z opodatkowania VAT na zasadach ogólnych. Rejestracja do procedury szczególnej transgranicznych zwolnień VAT SME nie wyklucza także możliwości funkcjonowania podatnika jako czynnego podatnika VAT w swoim państwie członkowskim siedziby prowadzenia działalności gospodarczej.

Kiedy i jak polski podatnik VAT może ubiegać się zwolnienie z VAT w państwach UE?

Przedsiębiorca może ubiegać się zwolnienie z VAT w procedurze SME w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, na warunkach wynikających z przepisów tego państwa, jeżeli ma siedzibę działalności gospodarczej w Polsce oraz:

• jego roczny obrót na terytorium państw Unii Europejskiej nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 000 euro (bez VAT),
• złoży za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego uprzednie powiadomienie powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w procedurze SME,
• uzyska w urzędzie skarbowym indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX, zwany „polskim numerem identyfikacyjnym EX”, jeśli państwo członkowskie UE, w którym chce korzystać ze zwolnienia, potwierdzi jego prawo do zwolnienia.

Jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać zwolnienie z VAT w kilku państwach członkowskich, to każde z nich odrębnie potwierdza jego prawo do korzystania ze zwolnienia (według przepisów tego państwa).

Polscy podatnicy VAT mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w procedurze SME jedynie w tych państwach, które ją wprowadziły (zob. aktualną listę państw UE, które wprowadziły procedurę SME).

Do obsługi spraw polskich podatników dotyczących procedury szczególnej SME od początku 2025 roku właściwy jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (niezależnie od tego, gdzie podatnik rozlicza się z tytułu innych obowiązków w VAT).

W powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME należy podać:

• swoje dane identyfikacyjne;
• informację o państwie lub państwach członkowskich UE, w których zamierza się korzystać ze zwolnienia z VAT;
• dane dotyczące osiągniętego w trakcie roku obrotu na terytorium UE w poprzednim i bieżącym roku podatkowym - w podziale na obroty w każdym państwie członkowskim Unii Europejskiej, w tym w Polsce;
• jeżeli państwo członkowskie, w którym podatnik chce uzyskać zwolnienie z VAT wymaga podania obrotów za 2 lata wstecz – trzeba podać i te informację w powiadomieniu.

Przykład:

Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z VAT w procedurze SME w Bułgarii, w odniesieniu do dokonywanych tam dostaw towarów bądź świadczenia usług, jeżeli:

• jego roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczył 100 000 euro (bez VAT),
• złoży przez e-US uprzednie powiadomienie o zamiarze korzystania z procedury SME w Bułgarii,
• bułgarska administracja skarbowa potwierdzi, że spełnia warunki zwolnienia z VAT określone w regulacjach tego państwa,
• zostanie poinformowany o nadaniu polskiego numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta w Polsce ze zwolnienia z VAT i nie posiada rejestracji do VAT, przed złożeniem uprzedniego powiadomienia powinien złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

Kto i jak może ubiegać się zwolnienie z VAT w Polsce?

Przedsiębiorca może ubiegać się o zwolnienie z podatku VAT w procedurze SME, jeżeli posiada siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim UE i spełni łącznie następujące warunki:

• jego całkowity roczny obrót na terytorium UE, w tym wartość sprzedaży na terytorium Polski, w danym roku podatkowym (całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług), bez VAT, dla którego miejscem opodatkowania jest terytorium UE, nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 000 euro,
• jego wartość sprzedaży w Polsce nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 200 000 zł (bez VAT),
• nie dokonuje na terytorium Polski dostaw towarów ani świadczenia usług, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, tzn. tych dla których obowiązek rejestracji dla celów VAT występuje niezależnie od wysokości przychodów.

Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście jest właściwy do obsługi spraw podatników z innych państw członkowskich UE, którzy chcieliby skorzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce.

Zanim przedsiębiorca zacznie korzystać ze zwolnienia w procedury SME w Polsce, powinien:

• powiadomić państwo członkowskie, na terytorium którego ma siedzibę działalności gospodarczej, o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT na terytorium Polski. Na tej podstawie administracja skarbowa w jego państwie potwierdzi z polskim urzędem skarbowym (US Łódź-Śródmieście) kwalifikację do zwolnienia z VAT w Polsce;
• uzyskać w państwie członkowskim, na terytorium którego ma siedzibę działalności gospodarczej, indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX (zwany „numerem identyfikacyjnym EX”) na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium Polski.

Przykład:

Niemiecki podatnik VAT może korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w odniesieniu do dostaw towarów bądź świadczenia usług dokonywanych w Polsce pod następującymi warunkami:

• jego roczny obrót na terytorium UE w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczył 100.000 euro (bez podatku),
• jego wartość sprzedaży w Polsce w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 200 000 zł (bez podatku),
• uzyska w Niemczech numer identyfikacyjny EX.

Jeżeli podatnik ubiega się o zwolnienie z VAT w Polsce, to nie musi składać zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, chyba że dopiero zaczyna sprzedaż na terytorium Polski i ma zamiar wykonywać transakcje, dla których wymagana jest rejestracja jako podatnik VAT UE.

Jeśli był w Polsce podatnikiem VAT czynnym, to po nadaniu numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium Polski automatycznie zostanie wykreślony z rejestru podatników VAT czynnych.

Jeżeli podlegał zarejestrowaniu jako podatnik VAT UE, to po nadaniu numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium Polski pozostaniesz w rejestrze podatników VAT ze statusem „podatnik VAT zwolniony”.

Jakie są korzyści dla podatników z wdrożenia procedury szczególnej SME?

Przed 1 stycznia 2025 roku podatnik dokonujący transakcji w państwach członkowskich UE, w których nie posiadał siedziby działalności gospodarczej, musiał co do zasady zarejestrować się dla celów VAT oraz wypełniać obowiązki związane z VAT (np. składać deklaracje, rozliczać VAT) w każdym z tych państw członkowskich. Od początku 2025 roku małe przedsiębiorstwa z UE mogą korzystać z transgranicznych zwolnień z VAT, zaś obsługa spraw z zakresu procedury szczególnej SME jest dokonywana w państwie członkowskim UE, w którym podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej.

W państwie członkowskim siedziby działalności gospodarczej podatnik będzie dokonywał uprzedniego powiadomienia w ramach procedury szczególnej SME i składał informacje kwartalne o swoich obrotach.

Wprowadzenie procedury upraszczającej obowiązki administracyjne ma na celu przeciwdziałanie zakłóceniom konkurencji, a także ma sprzyjać rozwojowi handlu transgranicznego. Mali przedsiębiorcy od 1 stycznia 2025 roku mogą rozpocząć lub rozszerzyć swoją działalność na inne państwa UE z mniejszym obciążeniem administracyjnym.

Podstawa prawna:

1. ustawa z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1721);
2. dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw (Dz.Urz. UE. L 62 z 2 marca 2020, str. 13);
3. dyrektywa Rady (UE) 2022/542 z dnia 5 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany dyrektyw 2006/112/WE i (UE) 2020/285 w zakresie stawek podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE. L 107 z 6 kwietnia 2022, str. 1);
4. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2024 r. w sprawie danych zawartych w powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska oraz informacji kwartalnej (Dz.U.  z 2024 r., poz. 1969).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl