Sposób rozliczania delegacji krajowych (stan prawny aktualny do 31 grudnia 2002 r.)

Co to jest podróż służbowa ?

Podróżą służbową jest wykonywanie polecenia określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Polecenie wyjazdu służbowego określa termin i miejsce wykonania zadania.

Świadczenia dla pracownika w podróży

Z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów z tytułu:

1. przejazdów z miejscowości rozpoczęcia do miejscowości zakończenia podróży (określone przez pracodawcę) i z powrotem. Za miejscowość taką może być również uznana miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

2. noclegów bądź ryczałt za nocleg.

   • za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Natomiast pracownikowi, któremu w czasie podróży służbowej nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z hotelu bądź innego obiektu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał, co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu.

   • Przysługuje on pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej w wysokości 20% diety. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

4. innych udokumentowanych wydatków.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Wynosi ona 19 zł za dobę. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej do powrotu po wykonaniu zadania.

Diety

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

1. jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

   • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

   • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości

2. jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

   • do 8 godzin - przysługuje połowa diety

   • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pamiętaj że :

1. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika

2. Dieta nie przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni, korzystającemu z prawa do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego na koszt pracodawcy

3. Dieta nie przysługuje także, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie

4. Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży w poleceniu wyjazdu służbowego

5. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem, motocyklem lub motorowerem nie będącym własnością pracodawcy (stanowiącym na przykład własność pracownika). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustalona przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż :

   • 0,4690 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

   • 0,7519 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,

   • 0,2071 zł - dla motocykla,

   • 0,1243 zł - dla motoroweru

6. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

7. Prawo do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także, jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu

8. Pracownikowi, przebywającemu w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, przysługuje prawo do przejazdu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego w dniu wolnym od pracy na koszt pracodawcy. Za podróż tam i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U.2001.151.1720).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.