Spis treści
Na czym polega umowa najmu lokalu?
Umowa najmu lokalu to podstawowa umowa regulowana przez Kodeks cywilny, w której wynajmujący zobowiązuje się do oddania najemcy lokalu do używania na czas oznaczony lub nieoznaczony. W zamian najemca zobowiązuje się płacić określony czynsz.
Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Kluczowe elementy umowy najmu
- Strony umowy: wynajmujący (właściciel) i najemca (lokator)
- Przedmiot najmu: dokładnie określony lokal mieszkalny
- Czas trwania: oznaczony lub nieoznaczony
- Wysokość czynszu: w pieniądzach lub świadczeniach
- Warunki użytkowania: sposób korzystania z lokalu
Podstawowe prawa i obowiązki wynajmującego i najemcy
Obowiązki wynajmującego
Wynajmujący ma szereg istotnych obowiązków wynikających zarówno z Kodeksu cywilnego, jak i specjalnych przepisów dotyczących lokali mieszkalnych:
Stan techniczny lokalu
Wynajmujący musi wydać lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w takim stanie przez cały czas najmu. Obejmuje to sprawne funkcjonowanie wszystkich instalacji.
Naprawy i remonty
Do wynajmującego należą wszystkie większe naprawy budynku, lokalu oraz wymiana instalacji i elementów wyposażenia technicznego, z wyjątkiem drobnych napraw obciążających najemcę.
Instalacje i media
Wynajmujący zapewnia sprawne działanie instalacji wodociągowej, gazowej, elektrycznej, ciepłej wody, centralnego ogrzewania oraz innych urządzeń budynku.
W przypadku lokali mieszkalnych wynajmujący ma dodatkowe obowiązki:
- Utrzymanie w należytym stanie pomieszczeń wspólnych budynku
- Naprawy i wymiana wewnętrznych instalacji (bez armatury)
- Naprawa instalacji kanalizacyjnej i centralnego ogrzewania
- Wymiana pieców grzewczych, stolarki okiennej i drzwiowej
- Naprawa podłóg, posadzek i tynków
- W określonych przypadkach - udostępnienie lokalu zamiennego
Podwyżka czynszu
Możliwość podwyżki czynszu zależy od rodzaju umowy - inne zasady obowiązują przy najmie zwykłym, inne przy okazjonalnym
Obowiązki najemcy
Najemca również ma określone prawa i obowiązki wynikające z umowy najmu:
Najemca powinien płacić czynsz zgodnie z umową. Jeśli strony nie uzgodniły inaczej, czynsz płatny jest co miesiąc z góry do 10 dnia miesiąca.
Najemca używa lokal zgodnie z umową i przeznaczeniem, stosuje się do porządku domowego, o ile nie jest sprzeczny z umową.
Najemca ponosi koszty drobnych napraw: malowanie ścian, drobne naprawy podłóg, drzwi, okien oraz instalacji technicznych.
Wprowadzanie ulepszeń w lokalu wymaga pisemnej zgody wynajmującego oraz określenia sposobu rozliczeń.
Solidarna odpowiedzialność
Za zapłatę czynszu i innych należnych opłat odpowiadają solidarnie wraz z najemcą stale mieszkające z nim osoby pełnoletnie (z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych pozostających na jego utrzymaniu).
Rodzaje umów najmu w 2025 roku
Umowa najmu "zwykłego"
Umowa najmu tradycyjnego jest regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, a jej forma nie wymaga zachowania szczególnych formalności - może być nawet ustna, choć zaleca się formę pisemną.
W przypadku najmu tradycyjnego najemca korzysta z szerokiej ochrony prawnej wynikającej z ustawy o ochronie praw lokatorów, co oznacza, że proces eksmisji może być długotrwały i skomplikowany.
Umowa najmu okazjonalnego
Umowa najmu okazjonalnego została wprowadzona w celu zwiększenia ochrony interesów wynajmującego. Jest to forma umowy zawierana na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat, wymagająca spełnienia dodatkowych formalności:
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji
- Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni
- Może być zawarta wyłącznie między osobami fizycznymi
- Właściciel nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania
Nowe obowiązki w 2025 roku
Jeśli zawierasz umowę najmu okazjonalnego, masz 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu na złożenie stosownego zgłoszenia do urzędu skarbowego. Niedopełnienie tego obowiązku nie skutkuje nieważnością umowy, będzie jednak stanowić najem "zwykły".
Jak bezpiecznie zawrzeć umowę najmu lokalu?
Forma umowy
Umowę najmu dobrze jest zawrzeć na piśmie ze względów dowodowych. Jeśli strony chcą zawrzeć umowę najmu lokalu na czas oznaczony dłuższy niż rok bez zachowania formy pisemnej, umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony.
Niezbędne elementy umowy najmu
| Element umowy | Opis | Uwagi |
|---|---|---|
| Dane stron | Imię, nazwisko, adres, PESEL/NIP, nr dowodu | Obowiązkowe dla ważności umowy |
| Opis lokalu | Dokładny adres, powierzchnia, stan prawny | Zgodny z wpisem w księdze wieczystej |
| Wysokość czynszu | Kwota, terminy płatności, składniki | Osobno czynsz i opłaty eksploatacyjne |
| Czas trwania | Określony lub nieoznaczony | Wpływa na sposób wypowiedzenia |
| Stan lokalu | Protokół zdawczo-odbiorczy | Podstawa rozliczeń przy zwrocie |
Protokół zdawczo-odbiorczy
Strony powinny dla własnego bezpieczeństwa określić w umowie stan techniczny wynajmowanego lokalu. Zaleca się sporządzenie protokołu, w którym wymienione zostaną przedmioty znajdujące się w lokalu i ich stan, spisanie liczników itp. Protokół będzie stanowił podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.
Kaucja zabezpieczająca
Zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej. Kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu. Podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu po potrąceniu należności wynajmującego.
Rozliczenia podatkowe w 2025 roku
Wyłącznie ryczałt od 2023 roku
Od 1 stycznia 2023 roku nastąpiła fundamentalna zmiana w sposobie opodatkowania najmu prywatnego. Osoby fizyczne wynajmujące mieszkania prywatne mogą korzystać wyłącznie z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Oznacza to, że podatnicy stracili możliwość rozliczania najmu na zasadach ogólnych według skali podatkowej czy innych form opodatkowania. Dla osób wynajmujących lokale w ramach działalności gospodarczej nadal istnieje możliwość wyboru formy opodatkowania.
Stawki ryczałtu w 2025 roku
| Próg przychodów | Stawka podatku | Uwagi |
|---|---|---|
| Do 100 000 zł | 8,5% | Podstawowa stawka |
| Powyżej 100 000 zł | 12,5% | Stawka od nadwyżki |
Nowe limity dla małżonków
Od lipca 2023 roku z mocą wsteczną obowiązują korzystne zmiany dla małżonków. Małżonkowie wynajmujący wspólne mieszkanie mają odrębne limity wynoszące 100 000 zł każdy, co łącznie daje 200 000 zł.
Wyższy limit dla małżonków
Aby skorzystać z wyższego limitu 200 000 zł, małżonkowie muszą złożyć stosowne oświadczenie do urzędu skarbowego do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymali pierwszy przychód ze wspólnego mieszkania.
Zgłoszenia do urzędu skarbowego
W przypadku najmu prywatnego nie trzeba rejestrować samej umowy, ale obowiązuje rozliczenie przychodu z najmu w formie ryczałtu. Wyjątek stanowi najem okazjonalny, który wymaga zgłoszenia w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Praktyczne porady i najczęstsze błędy
Najczęstsze błędy wynajmujących
- Brak protokołu zdawczo-odbiorczego: utrudnia rozliczenia przy zwrocie lokalu
- Nieprecyzyjne określenie zasad naliczania: kłopoty z rozliczeniem mediów
- Brak zgłoszenia najmu okazjonalnego: utrudnia eksmisje
- Nieprawidłowe rozliczenia podatkowe: konsekwencje u fiskusa
Najczęstsze błędy najemców
- Brak sprawdzenia stanu prawnego: ryzyko kłopotów z właścicielem
- Wprowadzanie zmian bez zgody: obowiązek przywrócenia stanu pierwotnego
- Zaniedbywanie drobnych napraw: większe koszty w przyszłości
- Niepłacenie czynszu w terminie: podstawa do wypowiedzenia umowy
Zalecenia dla obu stron
Dokumentacja fotograficzna
Zrób zdjęcia stanu lokalu przed rozpoczęciem najmu. To najlepsza ochrona przed sporami o stan lokalu przy jego zwrocie.
Jasne ustalenia
Wszystkie istotne kwestie zapisz w umowie. Co nie jest w umowie, regulują przepisy ustawy - czasem niekorzystnie dla stron.
Regularna komunikacja
Informuj drugą stronę o problemach na bieżąco. Wczesne reagowanie pozwala uniknąć większych kłopotów.
Spis inwentaryzacyjny jako zabezpieczenie
Spis inwentaryzacyjny dokładnie opisuje stan wynajmowanej nieruchomości w momencie rozpoczęcia najmu. To nieocenione źródło informacji, które może pomóc w rozwiązaniu ewentualnych sporów dotyczących uszkodzeń czy braków.
Pamiętaj o zastawie
Dla zabezpieczenia czynszu i innych świadczeń, z którymi najemca zalega nie dłużej niż rok, przysługuje wynajmującemu z mocy ustawy zastaw na rzeczach ruchomych wniesionych do wynajmowanego lokalu.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2024, poz. 1061)
- Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. 2023, poz. 1610)
- Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. 2024, poz. 776)
- Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023, poz. 1059)