Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest stałym elementem u pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jego środki przeznaczane są na działalność socjalną na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Jak utworzyć ten fundusz oraz jak dysponować jego środkami - o tym dowiesz się z niniejszej porady.

Co to jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i na co go przeznaczyć?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest Funduszem, którego środki przeznaczone są na finansowanie przez pracodawcę działalności socjalnej, czyli usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Uprawnionymi są pracownicy, członkowie ich rodzin, byli pracownicy-emeryci, renciści i ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z tej formy opieki w regulaminie funduszu.

Pieniądze z Funduszu muszą być wydatkowane zgodnie z celem, na który zostały zebrane czyli na różne rodzaje działalności:

• kulturalno-oświatowej (zakup biletów do kina, teatru, galerii, na koncerty),
• sportowo-rekreacyjnej (zakup biletów na imprezy sportowe),
• organizowanie różnych form wypoczynku (wycieczki, obozy, zimowiska),
• udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej (bony towarowe, paczki świąteczne dla dzieci),
• zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie między stronami.

Zasady rozporządzania środkami Funduszu, warunki korzystania z nich, określa pracodawca w regulaminie wynagradzania uzgodnionym z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie została powołana, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę zakładu do reprezentowania jej interesów.

Kto ma obowiązek tworzyć Fundusz?

Obowiązek tworzenia Funduszu zależy od liczby zatrudnionych osób w danym zakładzie pracy. Muszą go tworzyć podmioty zatrudniające 1 stycznia danego roku co najmniej 20 lub więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Natomiast pracodawcy, którzy zatrudniają 20 pracowników lub więcej, ale pracownicy ci nie zajmują pełnych 20 etatów, nie mają obowiązku tworzyć Funduszu. Raz w roku jednak, muszą wypłacać świadczenie urlopowe każdemu pracownikowi idącemu na co najmniej 14-dniowy urlop wypoczynkowy. Zakłady pracy z personelem liczącym mniej niż 20 pracowników również nie są zobligowane do tworzenia Funduszu, ale mogą go utworzyć dobrowolnie. Ci, którzy tego nie zrobią, wypłacają pracownikom świadczenia urlopowe. Bez względu na stan zatrudnienia, Fundusz muszą tworzyć jednostki sektora finansów publicznych czyli sfera budżetowa. Należy przy tym pamiętać, iż pracodawcy, którzy zatrudniając według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jednak u takich pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.

Z czego tworzony jest Fundusz?

Fundusz powstaje z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość tego odpisu wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Nie jest to jednak sztywna wielkość, bowiem wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Poza tym pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Środki Funduszu muszą być gromadzone na osobnym rachunku bankowym, nie podlegają one egzekucji, a niewykorzystane w danym roku kalendarzowym, przechodzą na rok następny. Zarówno odpisy jak i wypłacone świadczenia urlopowe stanowią koszt uzyskania przychodu dla zakładu pracy.

Inaczej nieco kształtuje się wysokość odpisu w przypadku niektórych szczególnych pracowników. I tak wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Komu przyznać środki z Funduszu?

Pracodawca, udzielając pomocy w formie ulgowych usług i świadczeń oraz określając wysokość dopłat z Funduszu, musi pamiętać o rozpatrzeniu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej zainteresowanych. Nie można przyznać wszystkim, świadczeń w jednakowej wysokości. Osoby osiągające mniejsze dochody i będące w trudnej sytuacji rodzinnej, powinny otrzymać większą pomoc np. bony towarowe o wyższej wartości niż osoby zamożniejsze. Jeśli pracodawca nie chce kierować się kryteriami socjalnymi przy obdarowywaniu podopiecznych, nie może finansować „prezentów” ze środków Funduszu, lecz ze środków własnych. Tak czy inaczej generalnie zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa sam pracodawca w regulaminie.

Bardzo istotne jest przy tym to, iż ulgowe usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej - mogą być finansowane z Funduszu, jeżeli są świadczone wyłącznie na terenie kraju. Zasada ta dotyczy także dopłat z Funduszu do takich usług lub świadczeń.

Czy opodatkować i oskładkować świadczenia z Funduszu?

Świadczenia w dowolnej wysokości, sfinansowane w całości ze środków zfśs, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Oznacza to, że nie nalicza się i nie odprowadza od nich żadnych składek na ZUS. Jeśli natomiast chodzi o podatek dochodowy od osób fizycznych, to wolne od podatku dochodowego jest – między innymi - wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Nie dotyczy to jednak: bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi, gdyż nie są one świadczeniami rzeczowymi.

Pamiętaj, że:

• Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych na przykład w szczególnie uciążliwych , ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika,
• Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego,
• Środki funduszu pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy założony w tym konkretnym celu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów,
• Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje odpisu na Fundusz od następnego roku kalendarzowego,
• Środkami Funduszu administruje pracodawca, uwzględnia przy tym zasadę, iż środki Funduszu nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny,
• Środki Funduszu nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami Funduszu.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz. U. 2002 r., Nr 135, poz. 1146),
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zmianami),
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. 2001 r., Nr 95, poz. 1043 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.