Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Co do zasady zgodnie z przepisem art. 77 [5] kp warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (§ 3 niniejszego przepisu). W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera w/w postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku. Zgodnie z nim do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Pracownik powinien załączyć dokument (rachunek), a więc bilet, fakturę bądź paragon. Nie musi przedstawiać koniecznie faktury VAT.
Jednakże w zakresie ewidencjonowania wydatków poniesionych ze środków unijnych, zasadnicze znaczenie będą miały postanowienia umowy o dofinansowanie, na mocy której nastąpiło udzielenie pomocy finansowej. Umowa taka może przewidywać odmienne zasady ewidencjonowania wydatków, nie uznając innych form uzasadniających wydatki poza rachunkami, dowodami płatności i fakturami. Nie będzie to jednak miało wpływu na samo rozliczenie delegacji.