Bilety lotnicze i faktury VAT a delegacja

Pytanie klienta:

""Pracownik pracujący na umowę o pracę delegowany jest na wyjazd zagraniczny. Mimo tego, iż firma posiada komórkę do zakupów biletów lotniczych, pracownik zakupuje bilet lotniczy na własną rękę. Przy rozliczeniu delegacji pracownik nie dostarcza jednak faktury VAT na zakup biletu (wartość ok. 1700 zł). Dostarcza jedynie bilet. Pieniądze na zatrudnienie pracownika, jak i jego delegacje pochodzą ze środków pomocowych Unii Europejskiej. Czy pracownik zobowiązany jest do dostarczenia faktury VAT na zakup tego biletu w takim przypadku, jeżeli oczekuje zwrotu poniesionych kosztów dojazdu na delegacji? ""

Odpowiedź prawnika:

Co do zasady zgodnie z przepisem art. 77 [5] kp warunki wypÅ‚acania należnoÅ›ci z tytuÅ‚u podróży sÅ‚użbowej pracownikowi okreÅ›la siÄ™ w ukÅ‚adzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracÄ™, jeżeli pracodawca nie jest objÄ™ty ukÅ‚adem zbiorowym pracy lub nie jest obowiÄ…zany do ustalenia regulaminu wynagradzania (§ 3 niniejszego przepisu). W przypadku gdy ukÅ‚ad zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracÄ™ nie zawiera w/w postanowieÅ„, pracownikowi przysÅ‚ugujÄ… należnoÅ›ci na pokrycie kosztów podróży sÅ‚użbowej odpowiednio wedÅ‚ug przepisów RozporzÄ…dzenia Ministra Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku. Zgodnie z nim do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzajÄ…ce poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objÄ™tych ryczaÅ‚tami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie byÅ‚o możliwe, pracownik skÅ‚ada pisemne oÅ›wiadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pracownik powinien załączyć dokument (rachunek), a więc bilet, fakturę bądź paragon. Nie musi przedstawiać koniecznie faktury VAT.

Jednakże w zakresie ewidencjonowania wydatków poniesionych ze środków unijnych, zasadnicze znaczenie będą miały postanowienia umowy o dofinansowanie, na mocy której nastąpiło udzielenie pomocy finansowej. Umowa taka może przewidywać odmienne zasady ewidencjonowania wydatków, nie uznając innych form uzasadniających wydatki poza rachunkami, dowodami płatności i fakturami. Nie będzie to jednak miało wpływu na samo rozliczenie delegacji.

Grzegorz Pawelec - Adwokat

Wpisany na listę adwokatów Krakowskiej Izby Adwokackiej.


Przez wiele lat szef redakcji serwisu e-prawnik.pl, aktualnie prowadzi własną Kancelarię Adwokacką w Krakowie, w ramach której świadczy pomoc prawną na rzecz przedsiębiorców.


Specjalizuje się w szeroko pojętej cywilistyce oraz prawie nowych technologii (e-commerce, prawo internetu). Reprezentuje także klientów indywidualnych w sprawach ubezpieczeniowych i karnych.


Autor licznych artykułów o tematyce prawniczej, publikowanych nie tylko na stronach serwisu e-prawnik.pl