Delegacja służbowa prezesa sp. z o.o.

Odpowiedź prawnika: Delegacja służbowa prezesa sp. z o.o.

Mając na uwadze, iż nie ma przepisu szczególnego, który by regulował zaliczanie wydatków związanych z podróżami służbowymi członków zarządu spółki z o.o. do kosztów uzyskania przychodów spółki, należy pamiętać o ogólnej zasadzie wynikającej z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), iż aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów podatkowych, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i nie może być wyłączony z takich kosztów na mocy art. 16 ustawy.

Wydatki związane z podróżą członków zarządu będą więc kosztem podatkowym spółki pod warunkiem, że podróż ma ścisły związek z działalnością spółki i spółka jest wstanie to wykazać. Ciężar dowodu spoczywa na spółce, która powinna odpowiednio udokumentować służbowy cel podróży. Zgodnie z pismem Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 26 lipca 2006 r. (1472/ ROP1/423/156/239/06/RM): "Podatnik wykazał jedynie fakt podróży i pobytu członka zarządu w Kanadzie, co nie jest jednoznaczne z udowodnieniem służbowego charakteru tej podróży. Nie jest wykluczone, że celem tych wyjazdów jest pozyskiwanie źródeł finansowania spółki, negocjowanie umów i cen z kontrahentami, negocjowanie umów kredytowych, raportowanie i analiza planów finansowych spółki, podejmowanie przedstawicieli kredytodawców związanych z negocjowaniem warunków kredytowych oraz kontrolą wykorzystania kredytów przez spółkę, ale podatnik winien to bezspornie wykazać. Skoro w większości przypadków było to związane z prezentacją oferty firmy, zbieraniem zamówień i prowadzeniem negocjacji, to należało zadbać np. o udowodnienie, z kim te spotkania się odbywały, czego dotyczyły, jakie są efekty, co pozwalałoby na weryfikację takich twierdzeń przez organy".

Organy podatkowe oczekują również, aby istniała podstawa prawna zwrotu tych wydatków członkowi zarządu w postaci odpowiednich regulaminów, statutów, umowy spółki, etc. Do członków zarządu, którzy nie są pracownikami spółki, nie stosuje się bowiem przepisów o podróżach służbowych pracowników.

Należności wypłacane członkom zarządu z tytułu podróży służbowych mogą przekraczać te przewidziane w powyższych rozporządzeniach dla pracowników, co samo w sobie nie powinno wyłączać ich z kosztów podatkowych spółki.