Kilometrówka w spółce cywilnej

Odpowiedź prawnika: Kilometrówka w spółce cywilnej

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46  ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane(art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Zatem podatnik, który użytkuje samochód osobowy nie będący środkiem trwałym, chcąc rozliczyć koszty podatkowe ma obowiązek zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (z powyższymi danymi) i obliczać tzw. kilometrówkę w celu ustalenia limitu wydatków, które będzie mógł uznać za koszty uzyskania przychodu. Należy przy tym mieć na uwadze, że kilometrówka określa jedynie górną granicę wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych, przy czym zaliczyć do nich można jedynie wydatki faktycznie poniesione.

Zatem w opisanym stanie faktycznym - aby spółka mogła się wykazać poniesionymi wydatkami - faktury za paliwo, myjnię, naprawę powinny być wystawiane na dane spółki, a nie na dane wspólnika.

Spółka cywilna wskazana na fakturze, zakładając, że samochód będzie służył wykonywaniu czynności opodatkowanych VAT, będzie mogła odliczyć podatek VAT od faktur za naprawę i myjnię przedmiotowego samochodu.

W sytuacji, w której wspólnikami w spółce są osoby obce (tzn. nie członkowie rodziny), zaś używany na potrzeby działalności samochód pozostaje prywatny jednego ze wspólników (nie został wniesiony jako wkład do spółki), dla drugiego wspólnika pozostaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia.