Pytanie klienta:
""Jesteśmy małym biurem rachunkowym. Obecnie prowadzimy księgowość dużej firmy handlowej. Firma posiada kilka samochodów w środkach trwałych - zarówno osobowe jak i ciężarowe. Faktury na samochody ciężarowe (z przeglądem VAT) księgujemy każdą oddzielnie do VAT i oddzielnie do PKPiR. Nasze pytanie dotyczy faktur za paliwo do samochodów osobowych. Jest ich sporo. Tych faktur nie księgujemy do ewidencji VAT, tylko do KPiR. Są trzy samochody osobowe i robimy trzy dowody wewnętrzne na koniec miesiąca na każdy samochód oddzielnie, podpinamy do nich faktury VAT za paliwo i księgujemy jedną sumą zbiorczą (brutto) paliwo za każdy z 3 samochodów. Czy postępujemy prawidłowo? Czy możemy zbiorczo księgować paliwo za każdy z samochodów osobowych, czy musimy obowiązkowo księgować w PKPiR każdą fakturę za paliwo oddzielnie?""
Odpowiedź prawnika:
Zgodnie z § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. (Dz.U. Nr 152, poz. 1475) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą być jednak sporządzane w ściśle określonych przypadkach. Przypadki te nie obejmują zakupu paliwa do samochodów osobowych, zatem wydatki te muszą być księgowane na podstawie faktur VAT.