Podatkowa księga przychodów i rozchodów - Kto powinien prowadzić PKPiR?

Którzy przedsiębiorcy muszą zaprowadzić pełną księgowość, a którzy mogą wybrać PKPiR?

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) albo księgi rachunkowe (zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to tzw. pełna księgowość) w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy też osób:

• wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
• prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeśli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg.
• duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy zaś osób, które: 

1. opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
2. wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
3. wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
4. dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:

• po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
• otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

Limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest taki sam w przepisach podatkowych i rachunkowych. Różna jest jednak definicja przychodów uwzględnianych przy obliczaniu tego limitu. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 2 000 000 euro (do końca 2016 r. obowiązywał limit w wysokości 1 200 000 euro).

Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska może prowadzić księgi rachunkowe również od początku następnego roku podatkowego, jeśli przychody podatkowe z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty 2 000 000 euro. W tym przypadku osoba ta lub wspólnicy spółki przed rozpoczęciem roku podatkowego są obowiązani do zawiadomienia o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych może być złożone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, czyli za pośrednictwem CEIDG.

 A więc w celu ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych prowadzący dotychczas podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni kierować się przepisami art. 14 ustawy o PIT.

Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują zaś, iż obowiązek zaprowadzenia pełnej księgowości odnosi się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej m.in.: 

1. spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych innych niż podane w pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego, 
2. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro (do końca 2016 r. obowiązywał limit w wysokości 1 200 000 euro).

Stąd przedsiębiorcy prowadzący dotąd księgi rachunkowe i chcący przejść na dokumentację na księgę przychodów i rozchodów, winni brać pod uwagę wartość przychodów ustaloną na podstawie ustawy o rachunkowości. I tu przewidziano, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą teraz złożyć zawiadomienie na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, czyli za pośrednictwem CEIDG.

W obu przypadkach wyrażone w euro wielkości przelicza się obecnie na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Np. dolny limit przychodów za rok 2016 zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2017 r. wyniósł 8 595 200 zł (według bowiem średniego kursu ogłoszonego przez NBP na dzień 3 października 2016 r. 1 euro = 4,2976 zł).

Jeśli więc prowadzona działalność przynosi w roku podatkowym przychód przekraczający równowartość 2 000 000 euro, wówczas od następnego roku należy zaprowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Ustawa ta nakłada na podmiot zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości według jej zasad (tzw. księgowość na zasadach ogólnych) wiele obowiązków i ograniczeń. Musi on dokładnie ewidencjonować wszystkie operacje gospodarcze, należności i zobowiązania oraz prowadzić szczegółowe ewidencje dotyczące poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Prowadzenie ksiąg handlowych nie jest łatwe, dlatego też wymaga zatrudnienia specjalisty lub zlecenia uprawnionemu biuru rachunkowemu.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów natomiast jest obecnie najbardziej popularną formą ewidencji zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwach.

Kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, składać musi obecnie w sądzie rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Kiedy naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić podatnika od obowiązku prowadzenia księgi?

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, na wniosek podatnika, może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Kiedy należy założyć podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Podatnicy są obowiązani założyć księgę, a w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży - również tę ewidencję, na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. 

Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym byli opodatkowani na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (tzn. podatek opłacali na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne) lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Jeżeli działalność gospodarcza jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Zawiadomienie o prowadzeniu księgi oraz zawiadomienie o zawarciu z biurem rachunkowym umowy o prowadzenie księgi mogą być teraz złożone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, czyli za pośrednictwem CEIDG.

Pamiętaj, że:

• PKPiR zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności. W terminie 20 dni od dnia założenia księgi należy pisemnie zawiadomić o tym urząd skarbowy.
• Kontynuujący działalność nie muszą składać ponownego zawiadomienia, chyba że poprzednio rozliczali się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r., Nr 76, poz. 694, ze zm.) - art. 2 i art. 3 ust. 3;
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zmianami) - art. 24a;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 728) - § 7.

A.J.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl