Jak zmienić sposób płacenia podatków i prowadzenia księgowości?

Jeśli prowadzisz firmę, jednym z twoich obowiązków jest terminowe opłacanie podatków i prowadzenie księgowości. Jeżeli wybrałeś daną formę opodatkowania i zasady płacenia zaliczek nie oznacza to, że nie możesz tego zmienić. Dowiedz się, jak dokonać zmiany formy opodatkowania PIT, zmiany terminu wpłacania zaliczek na PIT i rozliczania VAT, zmiany formy księgowości, bądź też powrotu do zwolnienia z VAT.

Jakie zmiany w zakresie podatków i księgowości są możliwe?

Jeśli chodzi o podatki i księgowość, zmiany mogą dotyczyć takich spraw, jak m.in.:

• zmiana formy opodatkowania PIT;
• zmiana terminu wpłacania zaliczek (np. z kwartalnych na miesięczne);

• zmiana terminu rozliczania VAT;
• zmiana formy księgowości (np. przejście na pełną księgowość);
• powrót do zwolnienia z VAT (jeśli miałeś małe obroty i wskoczyłeś poniżej progu, po którym masz obowiązek przejścia na VAT).

Terminy

Zmiany formy opodatkowania, płacenia zaliczek, albo prowadzenia księgowości możesz zazwyczaj dokonać tylko w określonym momencie (np. dla zmiany opodatkowania PIT - do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy w roku podatkowym przychód albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągniesz w grudniu roku podatkowego). Sprawdź, kiedy możesz dokonać zmiany i odpowiednio się przygotuj.

Sprawdź, czy możesz dokonać zmiany

Nie zawsze zmiana opodatkowania, czy prowadzenia księgowości będzie możliwa. Niektóre formy opodatkowania można stosować tylko przy określonych rodzajach działalności. Jeśli chodzi o podatki, to np. kwartalna metoda płacenia zaliczek na PIT, jest zarezerwowana tylko dla małych podatników.

Sprawdzaj, czy nie musisz zmienić formy opodatkowania lub księgowości

W przypadku niektórych rodzajów opodatkowania (np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w PIT albo podatek VAT) i księgowości, masz obowiązek stosować daną formę po przekroczeniu określonego progu przychodów. Dla przykładu, jeśli jesteś ryczałtowcem i przekroczysz 250 tys. euro rocznego przychodu, musisz zrezygnować z tej formy opodatkowania. Z kolei, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, po przekroczeniu 200 tys. złotych rocznego obrotu, tracisz prawo do zwolnienie. Jeśli chodzi o księgowość, to np. jeśli prowadzisz uproszczoną księgowość, po przekroczeniu 2 mln euro rocznych przychodów musisz przejść na pełną księgowość (księgi rachunkowe)

Zgłoś zmianę w rejestrze przedsiębiorców

Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i chcesz zmienić rodzaj opodatkowania PIT, w większości przypadków wystarczy, że zgłosisz zmianę za pośrednictwem ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), skąd informacje trafią do właściwego urzędu skarbowego. Nie musisz składać dodatkowych dokumentów do urzędu skarbowego (oczywiście jeśli chcesz złożyć zawiadomienie bezpośrednio do urzędu, możesz to zrobić). Nie dotyczy to jednak wszystkich sytuacji, dlatego upewnij się, że w twoim przypadku wystarczy zgłoszenie zmiany do CEIDG.

Jak zgłosić zmiany dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT)?

Jeżeli rozliczasz się z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), to początek roku to okres, w którym możesz zmienić:

• formę opodatkowania,
• sposób opłacania zaliczek na podatek dochodowy (miesięcznie, kwartalnie, uproszczone),
• sposób prowadzenia księgowości.

Jeśli zmieniasz formę opodatkowania albo księgowości, być może będziesz chciał skorzystać z biura rachunkowego albo – jeżeli przejdziesz np. na prostszą formę księgowości – rozwiązać współpracę z dotychczasowym. W związku ze zmianami może także zmienić się adres przechowywania dokumentacji księgowej twojej firmy.

Zmiany dotyczące formy opodatkowania, sposobu opłacania zaliczek, prowadzenia księgowości, miejsca przechowywania dokumentów księgowych powinieneś zgłosić do urzędu skarbowego (zazwyczaj możesz tego dokonać zgłaszając zmiany do przedsiębiorców CEIDG).

Jeśli zmienisz formę opodatkowania, to może się okazać, że konieczna będzie także zmiana sposobu opłacania zaliczek i prowadzenia księgowości.

Kiedy należy zgłosić zmiany?

Zmiana formy opodatkowania

Jeśli zmieniasz formę opodatkowania, powinieneś to zgłosić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy w roku podatkowym przychód (albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągniesz w grudniu roku podatkowego).

W przypadku karty podatkowej obowiązuje termin do 20. stycznia. Możliwe jest zrzeczenie się tej formy opodatkowania także w trakcie roku podatkowego. W takim przypadku należy dopełnić formalności w ciągu 14 dni od daty doręczenia decyzji ustalającej bądź zmieniającej wysokość karty podatkowej.

Jeśli chcesz w dalszym ciągu korzystać z dotychczasowej formy opodatkowania, nie ma potrzeby składania oświadczenia lub wniosku ponownie.

W zależności od wybranej przez ciebie formy opodatkowania, zmiana wymaga złożenia do urzędu skarbowego jednego z następujących dokumentów:

• oświadczenia o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
• wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej (PIT-16);
• oświadczenia o wyborze opodatkowania podatkiem liniowym;
• zawiadomienia o rezygnacji z opodatkowania podatkiem liniowym (w takim wypadku podatnik będzie korzystał z opodatkowania według skali podatkowej).

Zob. też: Uproszczenia dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym

Zmiana sposobu opłacania zaliczek

Skala podatkowa

Jeśli chcesz zmienić sposób opłacania zaliczek (np. z miesięcznego na kwartalny) możesz dokonać zmiany z początkiem każdego nowego roku podatkowego (kalendarzowego). Zgłoszenie musi być złożone w zeznaniu za rok, w którym stosowałeś dane rozwiązanie.

Podatek liniowy

Aby zmienić sposób płacenia zaliczek, zgłoszenie musi być złożone w zeznaniu podatkowym, składanym za rok, w którym stosowałeś dane rozwiązanie.

Zaliczki uproszczone przy zasadach ogólnych

Wybór zaliczek uproszczonych (dopuszczalne przy skali podatkowej i podatku liniowym) zgłasza się do urzędu skarbowego w zeznaniu podatkowym,  składanym za rok, w którym stosowałeś dane rozwiązanie.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku zmiany sposobu opłacania składek przy opodatkowaniu w formie ryczałtu, należy zawiadomić w zeznaniu podatkowym, składanym za rok, w którym stosowałeś dane rozwiązanie.

Karta podatkowa

W przypadku karty podatkowej nie ma możliwości zmian dotyczących sposoby rozliczania (np. na kwartalny).

Zmiana formy prowadzenia księgowości

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Jeśli chcesz przejść na księgi rachunkowe dobrowolnie, powinieneś to zgłosić do 31 grudnia. Jeśli masz obowiązek prowadzenia ksiąg (przekroczysz limit przychodów), nie musisz zgłaszać przejścia na pełną księgowość.

Ewidencja przy ryczałcie i karcie podatkowej

Zmieniając formę opodatkowania na ryczałt albo kartę podatkową, nie trzeba dodatkowo informować o zmianie w prowadzeniu ewidencji. Wystarczy, że we wskazanych powyżej terminach złożysz do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oświadczenie o wyborze tych form opodatkowania.

Zmiana miejsca przechowywania dokumentacji

Jeżeli zmieniasz miejsce przechowywania dokumentów księgowych twojej firmy, powinieneś to zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zmian.

Jak zgłosić zmianę opodatkowania?

Jeżeli chcesz zmienić:

• formę opodatkowania,
• sposób prowadzenia księgowości,
• miejsca przechowywania dokumentacji księgowej

- zmiany powinieneś zgłosić do urzędu skarbowego. Możesz tego dokonać osobiście w urzędzie skarbowym, wniosek przesłać pocztą (wnioski możesz znaleźć na stronach internetowych niektórych urzędów) albo złożyć online przez tzw. pismo ogólne.

Jeśli prowadzisz działalność zarejestrowaną w CEIDG, zawiadomienie najłatwiej złożysz na wniosku o zmianę wpisu CEIDG (wypełniając wniosek online lub pobrany formularz CEIDG-1).

W zależności od rodzaju zmiany, wypełniasz odpowiednie pola we wniosku CEIDG-1.

W przypadku wyboru opodatkowania w formie karty podatkowej, do wniosku CEIDG dołączasz formularz PIT-16.

Do pełnego zgłoszenia online, niezbędne jest uzyskanie bądź wykorzystanie, posiadanego elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub bezpłatnego Profilu Zaufanego.

W przypadku spółek rejestrowanych w KRS, opodatkowanych CIT, nie można zmieniać formy opodatkowania. Obowiązek zgłaszania formy opodatkowania (i jej ew. zmiany) dotyczy tylko wspólników opodatkowanych PIT. W sytuacji, gdy działalność prowadzona będzie w formie spółki osobowej, oświadczenia o wyborze formy opodatkowania muszą złożyć wszyscy wspólnicy tej spółki (wyjątek stanowi wniosek PIT-16 w zakresie opodatkowania w formie karty podatkowej, który składa jeden ze wspólników, podając dane wszystkich wspólników tworzących spółkę).

Jak zmienić termin rozliczeń VAT (miesięczne albo kwartalne)?

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, powinieneś wiedzieć, że podstawową formą rozliczania jest rozliczanie miesięczne. Możliwość kwartalnego płacenia VAT dotyczy tylko tzw. małych podatników.

Jak i kiedy można przejść na miesięczne rozliczanie podatku VAT?

Jeśli rozliczasz VAT kasowo, zmiana rozliczeń na miesięczne będzie wiązała się z rezygnacją z metody kasowej. Możesz zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczałeś się tą metodą. Do końca kwartału, w którym stosowałeś tę metodę, powinieneś zawiadomić o rezygnacji naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie to składa się na formularzu aktualizacyjnym VAT-R.

W polu 39 zaznaczasz kwadrat 3 („podatnik rezygnuje/zrezygnował z metody kasowej), wypełniasz należy odpowiednio pola 40, 41 lub 42 i 43 (podanie miesiąca lub kwartału/roku utraty lub rezygnacji przez podatnika ze stosowania metody kasowej), oraz pola 45 i 46 (podanie kwartału/roku ostatnio złożonej deklaracji kwartalnej), i dalej zaznaczasz pole 50  (składania deklaracji VAT-7).

Najwygodniej jest zrezygnować z metody kasowej i kwartalnego rozliczania podatku VAT w ostatnim miesiącu danego kwartału, od kolejnego kwartału tak, aby deklaracje miesięczne składać od miesiąca następującego po tym kwartale.

Zmiana rozliczania w trakcie kwartału, w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, spowoduje, że będziesz zobowiązany do składania deklaracji miesięcznej już za pierwszy miesiąc tego kwartału (w przypadku, gdy rezygnacja nastąpiła w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału powinna być złożona w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału).

Jeżeli natomiast zrezygnowałeś z kasowego rozliczenia podatku VAT w trzecim miesiącu kwartału, deklarację miesięczną składasz dopiero za pierwszy miesiąc następnego kwartału.

Jeśli nie rozliczasz VAT kasowo, a wybrałeś wcześniej kwartalne rozliczanie podatku VAT, możesz również zacząć rozliczać się za okresy miesięczne, jednak nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów, w których rozliczałeś się kwartalnie.

Warunkiem powrotu do rozliczania za okresy miesięczne jest zawiadomienie o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego w terminie do dnia złożenia deklaracji podatkowej za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie później niż z dniem upływu terminu złożenia tej deklaracji. Zawiadomienie to składasz na formularzu aktualizacyjnym VAT-R.

Utrata uprawnienia do kwartalnego rozliczania podatku VAT

Poza dobrowolną rezygnacją z uprawnienia do kwartalnego rozliczania podatku VAT, istnieją sytuacje, gdy z mocy prawa będziesz zmuszony do „przejścia" na miesięczne rozliczanie podatku VAT. Ma to miejsce w dwóch przypadkach:

• utrata statusu małego podatnika w związku z przekroczeniem limitu wartości sprzedaży (1,2 mln euro) przewidzianego dla małego podatnika
• po przekroczeniu wartości sprzedaży (powyżej 5.000 zł) w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach, towarów wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (tzw. towarów wrażliwych).

W takich przypadkach (podobnie jak przy dobrowolnej rezygnacji z kasowego rozliczania podatku VAT), deklaracje podatkowe za okresy miesięczne powinieneś składać począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

• w którym przekroczyłeś tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału. W przypadku, gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklarację za pierwszy miesiąc kwartału składasz w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału
• następującego po kwartale, w którym przekroczyłeś tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Przykład:

Jan Nowak prowadzący działalność gospodarczą, posiadający status małego podatnika i do tej pory rozliczający VAT kasowo, w lutym 2018 r. utracił status małego podatnika ze względu na przekroczenie limitu wartości sprzedaży. W takim przypadku z kasowego rozliczania VAT będzie mógł korzystać do końca I kw. 2018 r., jednak będzie zobowiązany do miesięcznego rozliczania podatku VAT już za styczeń i luty 2018 r. Będzie zobowiązany w terminie do 27 marca 2018 r. złożyć deklaracje VAT-7 za styczeń i luty 2018 r. Gdyby Jan Nowak utracił status małego podatnika w marcu 2018 r., to dopiero za kwiecień 2018 r. (w terminie do 25 maja 2018 r.) będzie zobowiązany złożyć miesięczne rozliczenie podatku VAT.

Jeśli utraciłeś prawo do kasowego rozliczania VAT z powodu przekroczenia limitu wartości sprzedaży, mimo że w danym kwartale będziesz musiał już składać deklaracje miesięczne VAT, to prawo do rozliczania kasowego VAT stracisz dopiero począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczyłeś limit wartości sprzedaży.

Jak przejść na kwartalne rozliczanie VAT?

Jeśli jesteś małym podatnikiem, masz możliwość kwartalnego rozliczania VAT. Dowiedz się, jakie dodatkowe warunki musisz spełnić i co powinieneś zrobić, aby przejść na rozliczanie kwartalne.

Jakie są procedury przejścia na kwartalne rozliczanie podatku VAT?

Jeżeli chcesz rozliczać się kwartalnie, to do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa, powinieneś pisemnie zawiadomić o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Zawiadomienie to składasz na formularzu aktualizacyjnym VAT-R. W polu 44 zaznaczasz kwadrat 1 dotyczący składania deklaracji VAT kwartalnie, a w części C2 zaznaczasz poz. 51. Należy wypełnić również poz. 55 i 56 (podanie kwartału i roku za który zostanie złożona po raz pierwszy deklaracja kwartalna VAT-7K).

Deklaracje podatkowe składasz za okresy kwartalne na formularzu VAT-7K w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym samym terminie dokonujesz także wpłaty podatku należnego na rachunek urzędu skarbowego (czyli raz na kwartał), który wynika ze złożonej deklaracji kwartalnej. Podatek należny i naliczony rozliczasz na zasadach ogólnych (takich samych jak przy rozliczaniu miesięcznym).

Kiedy można wrócić do miesięcznego rozliczania podatku VAT?

Jest to oczywiście możliwe. Jeżeli rozliczasz VAT kasowo, wówczas możesz w każdej chwili wrócić do rozliczania w cyklach miesięcznych. Konieczne jest poinformowanie o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Jeśli nie rozliczasz VAT kasowo, możesz ponownie rozliczać się za okresy miesięczne, jednakże nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów, w których rozliczałeś się kwartalnie. Warunkiem powrotu do rozliczania za okresy miesięczne jest zawiadomienie o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego w terminie do dnia złożenia deklaracji podatkowej za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie później niż z dniem upływu terminu złożenia tej deklaracji. Zawiadomienie składasz się na formularzu VAT-R.

Zgłaszanie zmian dotyczących formy prowadzenia ksiegowości

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR)

Od 1 stycznia 2018 r. nie ma już obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. We wniosku CEIDG jest jednak rubryka, w której wskazujesz ten rodzaj prowadzenia dokumentacji oraz firmę, która prowadzi dokumentację rachunkową. W CEIDG zgłaszasz również zakończenie współpracy z biurem rachunkowym.

Ewidencja przy ryczałcie

Jeśli rozliczasz się ryczałtem, nie masz obowiązku składania dodatkowej informacji do urzędu skarbowego o prowadzeniu ewidencji przychodów lub jej zmianie. Pamiętaj jednak o zgłoszeniu do urzędu wyboru tej formy opodatkowania.

Karta podatkowa

Opłacając podatek dochodowy w formie karty podatkowej, nie masz obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych. 

Księgi rachunkowe –  czyli pełna księgowość

Jeżeli twoja spółka ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, nie musisz oddzielnie zgłaszać prowadzenia pełnej księgowości do urzędu.

Nie masz obowiązku zgłaszania formy księgowości, jeśli z powodu przekroczenia progu obrotów (2 mln euro), jesteś zobligowany przejść na pełną księgowość.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy twoja firma nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, ale chcesz z własnej inicjatywy przejść na tę formę ewidencji, powinieneś powiadomić o tym pisemnie naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienie składasz w zeznaniu rocznym (za rok, w którym stosowałeś dane rozwiązanie).

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na uproszczoną księgowość (podatkową księgę przychodów i rozchodów)?

Jeżeli prowadzisz tzw. pełną księgowość, ale twoje przychody spadły poniżej progu 2 000 000 euro, możesz przejść na uproszczoną księgowość. 

Rezygnacja z prowadzenia pełnej księgowości jest twoim prawem, a nie obowiązkiem. Jeśli nie przekroczysz limitu 2 mln euro i chcesz prowadzić księgi rachunkowe – masz do tego prawo. Musisz jednak zawiadomić o tym w zeznaniu rocznym za rok, w którym stosowałeś tę formę księgowości.

Co zrobić przy przejściu z pełnej księgowości na PKPiR?

Jeśli już zdecydujesz się na rezygnację z prowadzenia pełnej księgowości, pamiętaj, że powinieneś m.in.:

• zamknąć księgi na koniec roku obrotowego
• uzgodnić salda oraz sporządzić sprawozdanie finansowe.

Ponadto, jeśli prowadzisz działalność w formie spółki jawnej osób fizycznych lub w formie spółki partnerskiej i spółka zrezygnowała z prowadzenia pełnej księgowości, kierownik spółki powinien złożyć w sądzie rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (tj. do 30 czerwca), oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Obowiązki

Musisz sporządzić spis z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia z określeniem ich wartości – według cen zakupu lub nabycia albo wg cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia; z kolei wartość półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się wg kosztów wytworzenia, wartość odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową - wg wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania. Wartość ogółem wynikająca ze spisu z natury powinna być wprowadzona do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Prowadzenie PKPiR możesz zlecić biuru rachunkowemu.

Przejście z pełnej księgowości na uproszczoną nie jest procesem skomplikowanym, wymaga jednak zaprowadzenia szczególnego rodzaju ewidencji, które nie są wymagane przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Znajdziesz je poniżej.

• ewidencja wyposażenia
• ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• karty przychodów pracowników
• ewidencja sprzedaży  – dotyczy, jeśli zleciłeś biuru rachunkowemu prowadzenie księgi przychodów i rozchodów i jeśli  uzyskujesz przychody nieudokumentowane fakturami lub rachunkami
• dodatkowe ewidencje – jeśli prowadzisz działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenie lombardów) musisz wprowadzić również ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy; jeśli prowadzisz działalność kantorową, musisz prowadzić „ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych" według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego.

Jak przejść z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Jeśli z powodu przekroczenia limitu przychodów musiałeś przejść na księgi podatkowe, ale chciałbyś wrócić do opodatkowania ryczałtem, możesz to zrobić. W jaki sposób?

Jak przejść na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Jeśli zdecydujesz się na rezygnację z rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych według skali podatkowej, powinieneś zakończyć wszelkie czynności w celu zakończenia roku podatkowego, obliczenia podatku do zapłaty i zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie zapomnij o spisie z natury na koniec roku.

Zgłaszasz wybór tej formy opodatkowania do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy w roku podatkowym przychód (albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągniesz w grudniu roku podatkowego). W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki oświadczenie składają wszyscy wspólnicy naczelnikom urzędów skarbowych właściwym według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników. Zawiadomienie możesz złożyć osobiście, przesłać do urzędu pocztą (wnioski znajdziesz na stronach internetowych urzędów) albo złożyć online. Jeśli prowadzisz działalność zarejestrowaną w CEIDG, zawiadomienie najłatwiej złożysz na wniosku o zmianę wpisu CEIDG.

Prowadzenie ewidencji przychodów możesz zlecić biuru rachunkowemu.

W dniu przejścia na nową formę rozliczania podatku i zaprowadzenia ewidencji przychodów (czyli np. 1 stycznia), będziesz również zobowiązany sporządzić spis z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów, surowców, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na ten dzień z określeniem ich wartości według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cena zakupu lub nabycia. Spis z natury sporządza się również na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Prowadzenie ewidencji

Przejście z rozliczania podatku na zasadach ogólnych na ryczałt nie jest procesem skomplikowanym. Tym bardziej, że wszelkie ewidencje, które będziesz prowadził są zbliżone do tych, które prowadziłeś przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów, więc będziesz mógł je wykorzystać (z uwzględnieniem oczywistych aktualizacji).

W przypadku przejścia na ryczałt musisz prowadzić:

• ewidencję przychodów, która powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób uporządkowany. Nie musisz prowadzić ewidencji kosztów Wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (mimo, iż amortyzacja nie jest rozliczana podatkowo) oraz wykazu wyposażenia.
• jeśli zatrudniasz pracowników na umowie o pracę - musisz również założyć karty przychodów pracowników.

Wszystkie dokumenty – łącznie z tymi dotyczącymi zakupów (czyli kosztów), musisz przechowywać, tak jak to miało miejsce przy poprzedniej formie rozliczania podatku dochodowego.

Rezygnacja z rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych jest twoim prawem, a nie obowiązkiem. Jeśli więc uznasz, że chociaż nie przekroczyłeś limitu przychodów w wysokości 250 000 euro, nadal chcesz rozliczać podatek dochodowy na zasadach ogólnych w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów, masz do tego prawo.

Przy ryczałcie podstawą opodatkowania stanowi wyłącznie przychód. Nie można uwzględniać w rozliczeniach kosztów uzyskania przychodów, można natomiast dokonywać odliczeń od przychodu zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne.

Jak wrócić do zwolnienia z VAT?

Jesteś podatnikiem VAT a twoja sprzedaż spadła poniżej limitu sprzedaży (200 tys. zł) uprawniającego do podmiotowego zwolnienia z VAT? Możesz wrócić do zwolnienia.

Kto może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego VAT?

Ze zwolnienia mogą skorzystać:

• podatnicy, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 000 zł
• podatnicy, którzy rozpoczną działalność w ciągu danego roku podatkowego, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty 200 000 zł.

Jeśli spełniasz opisane wyżej warunki, to masz prawo do powrotu do zwolnienia z VAT w dowolnym momencie w ciągu roku, od początku dowolnego miesiąca w trakcie roku.

Co zrobić, żeby skorzystać ze zwolnienia z VAT?

Jeżeli zdecydowałeś się na skorzystanie ze zwolnienia  z VAT, musisz wykonać następujące czynności:

• Złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjne na druku VAT-R - w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpił wybór zwolnienia z VAT.
• W tym celu w druku VAT-R w części C.1. zaznacz poz. 30 "Podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy". Natomiast w poz. 38 wpisz datę, od której będziesz korzystał lub korzystasz ze zwolnienia. Jeśli byłeś już zarejestrowany, jako podatnik VAT czynny, a następnie skorzystasz ze zwolnienia, pozostaniesz nadal w rejestrze VAT, jako podatnik VAT zwolniony. Jeśli w 2016 r. nie byłeś czynnym podatnikiem podatku VAT lub też rozpoczniesz działalność gospodarczą w 2017 r. i nie zamierzasz być „vatowcem", wówczas nie musisz składać żadnych deklaracji VAT-R. Jeśli od 1 stycznia 2017 r. skorzystasz ze  zwolnienia z VAT i nie będziesz już czynnym podatnikiem VAT, nie musisz już w 2017 r. składać do urzędu skarbowego żadnych deklaracji VAT miesięcznych czy kwartalnych za 2017 r. (za wyjątkiem ewentualnej korekty o czym mowa poniżej w pkt 2). Musisz jedynie rozliczyć się z VAT za grudzień 2016 r. i złożyć do 25 stycznia 2017 r. odpowiednią deklarację VAT. 
• Dokonaj ewentualnej korekty odliczonego VAT wtedy, gdy powrót do zwolnienia podmiotowego z VAT może wiązać się z koniecznością skorygowania VAT odliczonego od zakupu towarów (usług), które - po rezygnacji z rozliczania VAT - będą wykorzystywane do czynności zwolnionych z opodatkowania. Zmieni się bowiem przeznaczenie towarów (usług) - ze związku z działalnością opodatkowaną na związek z działalnością zwolnioną z VAT. Sposób korekty VAT, zależy od tego, czy korekta dotyczy:
  • środków trwałych (wartości niematerialnych i prawnych) o wartości początkowej przekraczającej 15 000 zł,
  • wyposażenia lub środków trwałych (wartości niematerialnych i prawnych) o wartości niższej niż 15 000 zł,
  • towarów handlowych, surowców, materiałów itp.

Korekta VAT przy powrocie do zwolnienia

Korekta VAT od środków trwałych o wartości początkowej przekraczającej 15 000 zł

Jeżeli w działalności opodatkowanej VAT wykorzystywałeś środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji o wartości początkowej przekraczającej 15 000 zł, musisz skorygować VAT, jeżeli licząc od roku, w którym te składniki majątku zostały oddane do użytkowania, nie upłynęło 5 lub 10 lat (dotyczy nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego gruntu).

Korekty dokonujesz co roku w wysokości 1/5 (1/10 - w przypadku nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego gruntu) podatku naliczonego przez 5 kolejnych lat.

Jeżeli z opodatkowania działalności z VAT zrezygnowałeś w styczniu, pierwszej takiej korekty dokonasz dopiero w deklaracji za styczeń kolejnego roku (korekty dokonuje się w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku podatkowym, za który dokonuje się korekty).

Korekta VAT od wyposażenia środków trwałych

Korekty naliczonego VAT od wyposażenia lub środków trwałych (wartości niematerialnych i prawnych) o wartości początkowej nieprzekraczającej 15 000 zł dokonujesz w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym wystąpiła zmiana przeznaczenia tych towarów. Korekty tej nie dokonujesz jedynie wówczas, jeżeli od końca okresu rozliczeniowego, w którym wydano ww. towary do użytkowania, upłynęło 12 miesięcy. Tak więc, jeśli z opodatkowania działalności z VAT zrezygnujesz w styczniu i w ostatnich 12 miesiącach zakupiłeś wyposażenie lub środki trwałe niskiej wartości, takiej korekty musisz dokonać w rozliczeniu za styczeń (pomimo że w styczniu korzystasz już ze zwolnienia podmiotowego z VAT).

Korekta VAT od towarów handlowych, surowców, materiałów itp.

Nie obowiązują tutaj żadne okresy korekt, poza jedną graniczną datą 1 maja 2004 r. (jeśli zakupiłeś te towary przed tą datą, nie musisz składać korekty). Korekty VAT od wspomnianych. towarów/surowców należy dokonać w deklaracji podatkowej składanej za okres, w którym wystąpiła zmiana przeznaczenia. Jeżeli zatem z opodatkowania działalności z VAT zrezygnujesz w styczniu, to korektę tą powinieneś wykazać w deklaracji za styczeń (łącznie z korektą VAT od zakupionych środków trwałych lub wyposażenia, jeżeli w stosunku do nich występuje obowiązek korekty). Obowiązek korekty VAT naliczonego dotyczy tych zakupionych towarów (surowców, materiałów), które będą przeznaczone do wykonywanej działalności zwolnionej z VAT. Nie dotyczy to nabytych wcześniej towarów/materiałów, które zostały zużyte całkowicie do uprzedniej działalności opodatkowanej VAT.

Pamiętaj o kilku zasadach przy wyliczaniu limitu sprzedaży uprawniającego do zwolnienia z VAT:

1. Wartość sprzedaży powinieneś liczyć w wartościach netto bez VAT.
2. Do wartości sprzedaży opodatkowanej nie wlicza się czynności wymienionych w ustawie o VAT takich jak:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju
• odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych z VAT, z wyjątkiem:
  • transakcji związanych z nieruchomościami,
  • pewnej kategorii usług, wymienionych w ustawie takich jak np. transakcje walutowe, usługi zarządzania instrumentami finansowymi, udzielanie kredytów i pożyczek, itp.,
  • usług ubezpieczeniowych - jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych,
• odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Wracając do zwolnienia z VAT nie będziesz mógł korzystać z uprawnień przysługujących podatnikom VAT.

Zob. też: Limity dla podatników prowadzących działalność gospodarczą na 2019 rok

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy;
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
  
• ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
  

Na podst. www.biznes.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl