Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Ewidencja czasu pracy a lista obecności - czy obie są obowiązkowe? Kompletny przewodnik prawny 2025
Najważniejsze informacje
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Lista obecności nie jest wymagana przepisami, ale może być użytecznym narzędziem dokumentacyjnym i kontrolnym.
Różnice między ewidencją czasu pracy a listą obecności
Ewidencja czasu pracy
- Obowiązkowa na podstawie art. 149 § 1 Kodeksu pracy
- Prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika
- Zawiera szczegółowe informacje o czasie pracy, godzinach nadliczbowych, urlopach, zwolnieniach
- Służy do prawidłowego ustalania wynagrodzenia
- Musi być udostępniona pracownikowi na żądanie
Lista obecności
- Nieobowiązkowa - brak przepisu nakazującego jej prowadzenie
- Może być prowadzona zbiorczo dla grupy pracowników
- Zawiera tylko podstawowe informacje o obecności w danym dniu
- Służy do potwierdzania stawiennictwa w pracy
- Może być użyteczna w celach dowodowych
Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji czasu pracy
1. Prowadzenie ewidencji czasu pracy
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ten obowiązek dotyczy wszystkich pracowników bez wyjątku.
2. Określenie sposobu potwierdzania obecności
Pracodawca musi określić w regulaminie pracy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Jeśli w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy, pracodawca o powyższych zasadach potwierdzania przybycia obecności oraz usprawiedliwianiu nieobecności informuje na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.
3. Zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych
Dane szczególnej kategorii ? jak dane o zdrowiu ? podlegają szczególnej ochronie zgodnie z RODO (art. 9 ust. 1) Ich przetwarzanie jest dozwolone tylko w określonych przypadkach, np. gdy osoba wyrazi zgodę lub gdy istnieje wyraźna podstawa prawna wynikająca z przepisów prawa
W związku z tym na liście obecności nie można podawać przyczyn nieobecności jak np. choroba. Lista obecności służy jedynie do potwierdzenia obecności lub nieobecności pracownika, a nie do wskazywania powodów tej nieobecności
Czy lista obecności może zastąpić ewidencję czasu pracy?
Uwaga!
Lista obecności nie może zastąpić ewidencji czasu pracy. Pracodawcy często popełniają błąd i zamiast prowadzić ewidencję czasu pracy, stosują tylko listę obecności, na której zapisują dane dotyczące nadgodzin, urlopów czy innych zdarzeń mających wpływ na czas pracy. To nieprawidłowe podejście może skutkować sankcjami.
Ewidencja czasu pracy musi zawierać znacznie więcej informacji niż lista obecności, w tym:
- Liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
- Liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
- Pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych, w niedziele i święta
- Rodzaj i wymiar urlopów, zwolnień i innych nieobecności
Uprawnienia PIP w zakresie kontroli dokumentacji
Podczas kontroli PIP inspektorzy mają prawo do przeglądania pełnej dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy/listy obecności pracowników. PIP może żądać okazania:
- Ewidencji czasu pracy - jako obowiązkowego dokumentu
- Listy obecności - jeśli jest prowadzona zgodnie z regulaminem pracy
- Innych dokumentów potwierdzających sposób rejestrowania czasu pracy
Kluczowa informacja
PIP może żądać okazania listy obecności tylko wtedy, gdy zgodnie z regulaminem pracy lub ustaleniami pracodawcy jest to przyjęty sposób potwierdzania obecności w pracy. Jeśli pracodawca nie prowadzi list obecności, PIP nie ma podstaw prawnych do żądania ich okazania.
Alternatywne sposoby potwierdzania obecności
Pracodawca ma pełną dowolność co do wyboru i wprowadzania zasad potwierdzania obecności pracownika w pracy. Może to być:
- Tradycyjna papierowa lista obecności z podpisami
- Elektroniczny system rejestracji czasu (karty magnetyczne, kody PIN)
- Aplikacje mobilne do rejestracji czasu pracy
- Systemy biometryczne (wymagają szczególnej ochrony danych)
- Potwierdzenie ustne lub wzrokowe (w małych firmach)
Sankcje za nieprowadzenie dokumentacji
Konsekwencje prawne
Zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów i zaniedbujący prowadzenie ewidencji czasu pracy, w razie kontroli muszą liczyć się z sankcjami prawnymi w postaci wysokich kar grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Praktyczne zalecenia dla pracodawców
1. Zapewnij zgodność z przepisami
Prowadź obowiązkową ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika indywidualnie, zawierającą wszystkie wymagane informacje.
2. Określ sposób potwierdzania obecności
Jasno określ w regulaminie pracy lub pisemnie sposób potwierdzania obecności i poinformuj o tym pracowników.
3. Zachowaj zgodność z RODO
Nie umieszczaj na listach obecności informacji o przyczynach nieobecności - takie dane należą do ewidencji czasu pracy.
4. Zabezpiecz dokumentację
Przechowuj wszystkie dokumenty przez wymagany okres (10 lat) i zapewnij im odpowiednią ochronę.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowym dokumentem, który każdy pracodawca musi prowadzić. Lista obecności, choć nieobowiązkowa, może być przydatnym narzędziem organizacyjnym i dowodowym. PIP może żądać okazania listy obecności tylko wtedy, gdy stanowi ona element systemu potwierdzania obecności przyjętego w danym zakładzie pracy.
Najważniejsze zasady na 2025 rok
- Ewidencja czasu pracy - zawsze obowiązkowa
- Lista obecności - opcjonalna, ale jeśli wprowadzona, musi być zgodna z regulaminem
- PIP może kontrolować dokumentację zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami
- Kary za brak ewidencji: 1 000 - 30 000 zł
- Obowiązek zgodności z RODO przy przetwarzaniu danych osobowych