Oryginały zaświadczeń o ukończonych kursach

Odpowiedź prawnika: Oryginały zaświadczeń o ukończonych kursach

Kwestię prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r., Nr 62 poz. 286). Z § 1 pkt. 1 wynika, że pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie

• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

• świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego

• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów

Jednocześnie pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3). W naszej ocenie żądania pracownika są słuszne i zasadnie domaga się wydania mu oryginałów dokumentów potwierdzających udział w określonych szkoleniach. Nie zmienia tego fakt, że oba powoływane przepisy znajdują się w rozdziale zatytułowanym „Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika”, czym zapewne kierują się pracownicy kadr. Ich stanowisko jest dotknięte pewnym błędem logicznym. Przepis § 1 ust. 3 należy rozumieć w ten sposób, że każda osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi spodziewać, że może być poproszona o przedłożenie oryginału dokumentu zaświadczającego daną umiejętność itp. Zatem to w dyspozycji pracownika musi pozostawać oryginał dokumentu, a nie jego poprzedniego pracodawcy. Dotychczasowy pracodawca jak i potencjalnie każdy przyszły, mogą przechowywać tylko odpisy lub kopie dokumentów dotyczących pracownika. Nie do końca można się także zgodzić z twierdzeniem, że były pracownik może przedstawić duplikat dokumentu. Oczywiście wydaje się to być dopuszczalne, a wręcz i jedynym wyjściem, ale dotyczy raczej przypadków zaginięcia lub zniszczenia oryginału dokumentu. Tymczasem w opisywanym przypadku pracownik nie mógłby się wylegitymować dokumentem potwierdzającym uzyskane kwalifikacje z uwagi na przechowywanie oryginału przez byłego pracodawcę – w pewien sposób więc poprzedni pracodawca zmuszałby pracownika, ubiegające się o duplikat, do fałszowania rzeczywistości. Należy ponadto pamiętać, że nie zawsze możliwe jest uzyskanie duplikatu, nawet gdy oryginał w rzeczywistości zaginął lub uległ zniszczeniu. W takim przypadku, z uwagi na bezpodstawne działanie pracodawcy, pracownik zostałby w ogóle pozbawiony możliwości udowodnienia posiadanych umiejętności w formie dokumentów.