Paragon jako dowód księgowy

Odpowiedź prawnika: Paragon jako dowód księgowy

W przedstawionej sprawie, przede wszystkim należy zauważyć, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących”. W przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej podatnik, zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, nie ma obowiązku wystawiania faktur. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

W przypadku sprzedaży na rzecz innego podmiotu prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą taksówkarz ma obowiązek wystawić, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Jest to obowiązek podatnika wynikający z ustawy i niestety fakt, że wystawienie faktury zajmuje cenny czas, nie jest usprawiedliwieniem dla braku odpowiedniej dokumentacji wykonanej usługi.

Jeżeli zaś chodzi o stronę nabywcy, która skorzystała z usługi przejazdu taksówką i zamierza udokumentować poniesiony wydatek paragonem fiskalnym, to należy stwierdzić, że takie rozwiązanie jest co najmniej ryzykowne. O ile podatnik jest w stanie „obronić” fakt zaksięgowania kosztu w rozumieniu podatku dochodowego na podstawie paragonu, o tyle dokumentacja w postaci paragonu z kasy fiskalnej będzie sprzeczna z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepisy obu ustaw w przedstawionej sprawie należy stosować łącznie. Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zawierają regulacje, jakie wydatki mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei przepisy ustawy o rachunkowości  stanowią, jak udokumentować poniesiony wydatek, by był on podstawą wpisu do ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości: podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej w tym m.in. dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów. Jak wynika z art. 21 ust. 1, dowód księgowy powinien zawierać bezwarunkowo:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Paragon fiskalny otrzymany od taksówkarza przede wszystkim nie określa, kto jest nabywcą usługi. 

W podobnych sprawach wydanych zostało wiele interpretacji. Jedna z nich została wydana przez Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie dnia 8 czerwca 2006 r., sygn. 1471/DPD1/423-50/06/KK.  Naczelnik w interpretacji powołał się na orzecznictwo sądowe i postanowił: „Orzecznictwo NSA wskazuje, że wadliwość dowodu księgowego nie oznacza a priori, że dany koszt nie wystąpił. Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z dnia 13.03.2001r., sygnatura III SA 68/00. W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nie posiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli, bowiem podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu.”

W przedstawionej sytuacji Naczelnik odnosi się do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, niemniej w przedstawionej sprawie też można posiłkować się wskazaną interpretacją.

Reasumując, wprawdzie podatnik jest w stanie w oparciu o orzecznictwo i liczne interpretacje udowodnić, że prawidłowo zakwalifikował wydatek do kosztów na podstawie paragonu. Niemniej, zarówno w świetle ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o VAT  usługa będzie udokumentowana nieprawidłowo. Przede wszystkim, należy mieć tu na uwadze, że taksówkarz ma obowiązek wystawić przedsiębiorcy fakturę, z drugiej strony sam przedsiębiorca powinien takiej faktury domagać się tym bardziej, że prowadzi księgi rachunkowe i stąd poddany jest szczególnemu rygorowi dokumentacyjnemu.